Sina egna personer
Bara de personer ni lägger till i ett valv kan öppna det, plus den som administrerar ert M‑Files. Den som arbetar i två valv använder samma inloggning till båda.
VisualQMS kommer med M‑Files
Kör avtal och HR på M‑Files också
VisualQMS bygger på M‑Files, ett komplett dokumenthanteringssystem, och ni får M‑Files med det. Använd det för avtal, HR-akter och projekt också, och håll varje område som måste hållas åtskilt, HR till exempel, i ett eget valv.
- Håll HR i ett eget valv
- Inga nya användarlicenser för era QMS-användare
Samma kontroll som era SOP:er
Fyra områden att ta över härnäst
Vart och ett får det som håller era SOP:er i ordning: dokument som hittas efter vad de är, åtkomst som följer dokumentet, och godkännanden med en påminnelse före deadline. Det finns förkonfigurerade moduler för avtalshantering, HR och projekthantering.
Avtalshantering
Förnyelse- och uppsägningsdatum missas när avtal ligger på delade enheter och i inkorgar. I M‑Files är varje avtal kopplat till sin kund eller sitt projekt, och en påminnelse före ett förnyelse- eller uppsägningsdatum kan sättas upp. Ett nytt avtal utgår från en mall som fyller i kundens uppgifter.
HR och personalakter
Anställningsavtal, intyg och signerade policyer ligger ofta i HR-mappar och delade brevlådor, där det är svårt att visa vem som kan öppna dem. I M‑Files kan HR ha ett eget valv, och inne i det följer vem som ser ett dokument vad det är och vem det gäller.
Projektdokument
Ett dokument som hör till ett projekt, en kund och ett avtal på samma gång brukar kopieras till tre mappar. I M‑Files är det kopplat till alla tre, och det dyker upp i varje vy det passar in i, utan kopior i andra mappar. Varje team kan ha sin egen vy över de dokument och uppgifter som gäller dem.
Leverantörsdokument
Att bevisa att en leverantör fortfarande är godkänd innebär att hitta avtalet, intygen och den senaste revisionen. I M‑Files är de kopplade till den leverantör de gäller, och M‑Files kan sättas upp att påminna ägaren innan ett intyg går ut.
Åtskilda i valv
Håll HR i ett eget valv
M‑Files kan köra många valv sida vid sida, vart och ett ett separat system. Områden som hör ihop, som avtal, kunder och projekt, kan dela ett valv. Ett område som måste hållas åtskilt, som HR, kan ha ett eget.
Sina egna behörigheter
Varje valv har sina egna användargrupper och rättigheter. Inne i det kan ett dokument ärva behörigheterna från den medarbetar- eller projektpost det ligger under.
Sin egen uppsättning
Varje valv har sina egna dokumenttyper, fält och arbetsflöden, så HR kan sättas upp helt annorlunda än kvalitet.
Vad nästa område kostar
Lägg till avtal eller HR utan nya användarlicenser
I M‑Files hör en namngiven användarlicens till personen, och en person kan arbeta i flera valv. Det betyder att alla som redan använder VisualQMS kan arbeta i ett avtals- eller HR-valv på den licens de har, så länge valvet ligger på samma M‑Files-prenumeration eller server.
Redan täckt
M‑Files-användarlicenserna för alla som redan är på VisualQMS, i varje valv de arbetar i.
I en offert från oss
Att sätta upp det nya området, en licens för den som tillkommer bara för det, en redigeringslicens för den som bara läser i dag men ska redigera där, fler samtidiga licenser om fler personer är inloggade på en gång, och de tillägg eller den extra lagring området behöver.
Frågor om att använda M‑Files bredare
Kan HR-akter hållas helt åtskilda från QMS:et?
Ja. Lägg HR i ett eget valv. Bara de personer ni lägger till kan öppna det, och det har sina egna användargrupper, behörigheter, dokumenttyper och arbetsflöden. Den som administrerar ert M‑Files kan ge åtkomst till vilket valv som helst: systemadministratören på er egen server, eller prenumerations- eller åtkomstadministratören i M‑Files Cloud.
Behöver vi nya licenser för att använda M‑Files till avtal eller HR?
Inte för de personer som redan använder VisualQMS, så länge det nya valvet ligger på samma M‑Files-prenumeration eller server. Vissa saker kostar ändå: en licens för den som tillkommer bara för det nya området; en redigeringslicens för någon som bara läser i dag men ska redigera där; fler samtidiga licenser om fler personer är inloggade på en gång; och de tillägg eller den extra lagring området behöver. På vissa M‑Files-utgåvor beror priset på mer än antalet användare. Vi lägger allt i en offert.
Kan M‑Files påminna oss innan ett avtal eller ett intyg går ut?
Ja, när vi har satt upp det. M‑Files kan skicka en påminnelse före ett avtals- eller intygsdatum, med aviseringar från arbetsflödet och deadlines på uppgifter.
Kan avtal signeras elektroniskt?
Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign och er egen prenumeration på den tjänsten kommer signerade dokument tillbaka till M‑Files automatiskt. Integrationen slås på med en licensnyckel för tillägget, och vi berättar om er M‑Files-prenumeration redan omfattar den.
Måste ett nytt avtal fyllas i för hand?
M‑Files fyller i kundnamnet och andra uppgifter från posten i en ny avtalsmall.
Hur organiseras och versionshanteras dokumenten?
M‑Files organiserar dokument efter deras uppgifter i stället för mappar, så varje dokument hittas efter vad det är och dyker upp i varje vy det passar in i, utan kopior i andra mappar. Varje gång ett dokument checkas in igen, eller dess uppgifter ändras, läggs en rad till i versionshistoriken. Innehållet och uppgifterna i tidigare versioner kan inte redigeras.
Hur byggs arbetsflödena?
Arbetsflöden sätts upp i en grafisk designer i stället för att skrivas som kod. De kan tilldela granskningar och godkännanden, med påminnelser om deadlines.