Boka en demo
Change Management

Godkänn ändringen innan någon redigerar

En kollega ber om en ändrad formulering i korridoren, och skälet skrivs aldrig ner. I VisualQMS är förfrågan en post, och där era regler kräver det öppnas dokumentet för redigering först när den är godkänd.

Boka en demo av ändringshantering Alla moduler
  • Skälet skrivs ner
  • Godkänt före redigering
  • Varje version sparas
Tre skärmar ur VisualQMS: ändringsförfrågan CR-2026-001 i sin portal med titel, beskrivning, omfattning, klassificering, prioritet och processägare och arbetsflödet på 6. Verified; granskningsposterna för en dokumentversion, en per granskare med deras kommentar och godkännande eller avslag; och tavlan över ändringsförfrågningar med en kolumn per steg
Skälet följer med

Från en förfrågan till den version folk använder

Förfrågan och det dokument den ändrar förblir kopplade hela vägen.

  1. Någon ber om en ändring

    Förfrågan anger vad som måste ändras och varför, och pekar på de dokument, risker eller CAPA:er den gäller.

  2. Förfrågan godkänns

    Era godkännare

    Där reglerna kräver en godkänd ändringsförfrågan väntar redigeringen till dess.

  3. Dokumentet redigeras

    Författare och granskare

    Behöriga personer klickar på redigera och arbetar i Word, Excel eller PowerPoint, och varje granskare får en granskningspost att fylla i.

  4. Den nya versionen publiceras

    Den godkända versionen blir den vanliga användare ser, och den tidigare versionen ligger kvar i historiken.

Varje version sparas

Vet varför en rutin ändrades

Kopplad till det den påverkar

En ändringsförfrågan pekar på de dokument den påverkar och på den riskbedömning, CAPA eller non conformance som ligger bakom.

Den gamla versionen sparas

Den föregående versionen ligger kvar i historiken, och varje ändring loggas.

Folk får veta om den nya versionen

En utbildningsregel ber de personer den omfattar att bekräfta den publicerade versionen.

Se en korridorförfrågan bli en godkänd ändring

Boka en demo av ändringshantering
Från registrerad till verifierad

Se vilka ändringar som fortfarande väntar på godkännande

Varje kolumn är ett steg i arbetsflödet, och varje kort bär förfrågans processägare och förfallodatum. Förfrågningar som väntar på granskning och de som väntar på godkännande har egna kolumner, var och en med ett antal överst.

En kanbantavla med titeln Change requests och sex kolumner: 1. Registered, 2. For Review, 3. For Approval, 4. For Implementation, 5. For Verification och 6. Verified. Elva kort med ändringsförfrågningar visar var sin processägare och förfallodatum och är färgade per processägare, varje kolumn har ett antal överst, och knappar växlar vyn mellan List, Calendar, Kanban och Gantt.

Växla till en lista, en kalender eller ett ganttdiagram för att se samma förfrågningar på ett annat sätt, så att alla inblandade i en ändring kan se hur långt den har kommit.

Efter godkännandet

Den godkända versionen är den folk öppnar

Ändringsförfrågningar och dokumentstyrning arbetar som ett par. Förfrågan registrerar varför ett dokument ändras, och den reviderade versionen granskas och godkänns innan den publiceras. En förfrågan kan också peka på den riskbedömning eller CAPA som ligger bakom.

När den nya versionen publiceras ber utbildningshanteringen de personer den omfattar att bekräfta den. Med processkartorna öppnar varje aktivitet som länkar till rutinen den nya versionen från och med nu, och kartan behöver inte publiceras om.

Panelen för aktiviteten Validate Delivery Acceptance på processkartan: under Attachments rutinen SOP 004 3.0 och instruktionen INST 001 1.1, var och en med Open Document in M-Files, och under Reference Model Nodes avsnittet 8.6 Release of products and services i ISO 9001
Aktiviteten listar sin rutin, och länken öppnar den senast godkända versionen.

Visa oss hur en ändring når er i dag

Berätta hur en ändring av en SOP görs nu, så visar vi i en personlig demo hur en ändringsförfrågan tar den från första förfrågan till den publicerade versionen. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo av ändringshantering

Frågor om Change Management

Hur skiljer sig det här från att följa ändringar i ett kalkylblad?

Ett kalkylblad registrerar att en ändring diskuterades. I VisualQMS är en ändringsförfrågan en post med ett eget arbetsflöde, och där era regler kräver det kan det styrda dokumentet inte redigeras förrän förfrågan är godkänd. Den nya versionen går sedan genom granskning och godkännande, och den tidigare versionen ligger kvar i versionshistoriken.

Är Change Requests en del av kärnan eller ett tillägg?

Change Requests är en av tilläggsmodulerna. Ändringsförfrågan och det styrda dokumentet följer var sitt arbetsflöde, och de förblir kopplade.

Kan godkännandevägen skilja sig för olika slags dokument?

Ja. Granskning och godkännande kan ha extra steg, parallella eller sekventiella granskningar, och regler för om ett godkännande räcker eller om alla godkännare måste skriva under.

Hur håller vi en ersatt revision borta från omlopp?

Vanliga användare ser bara den senast publicerade versionen av ett styrt dokument, och länkar från processkartorna öppnar den senast godkända versionen. Varje dokument dyker upp i varje vy det passar in i, utan kopior i andra mappar.

Hur hålls ändringarna i tid?

Modulerna för kvalitetsaktiviteter använder tidsättning, påminnelser och aviseringar. Varje granskare av ett dokument får en granskningspost, och en försenad granskningspost eskaleras.

Hänger ändringshanteringen ihop med risk och CAPA?

Ja. Change Requests, Risk Assessments och CAPA är tilläggsmoduler, och alla tilläggsmoduler är fullt korsrefererade till de andra modulerna, inklusive non conformances och de dokument en ändring påverkar.

Var ändringar kommer ifrån

Knyt varje ändring till ärendet bakom

Internal Audit Management

Vet var varje revision står, med påminnelser till de inblandade och observationer knutna till CAPA.

Se Internal Audit Management 

Issue Management

Registrera ett ärende eller en kundreklamation, bestäm hur varje slag hanteras, och håll det knutet till den CAPA det leder till.

Se Issue Management 

CAPA Management

Korrigerande och förebyggande åtgärder med en ansvarig och en deadline, kopplade till det fynd som startade dem.

Se CAPA Management 

Training Management

Se vem som har läst den nya rutinen. Tilldela utbildning efter roll, avdelning eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren, och chefen får veta när den är försenad.

Se Training Management 

Deviation Management

Avvikelser hanterade på samma sätt varje gång, och kopplade till CAPA.

Se Deviation Management 

Non Conformance Management

Non conformances registrerade i sin egen modul, tagna från registrering till granskning och godkännande, och kopplade till de CAPA:er som rättar till dem.

Se Non Conformance Management 

Risk Management

Riskbedömningar som följer er egen metod och förblir kopplade till de CAPA:er, ändringar och dokument de gäller.

Se Risk Management