Boka en demo
QMS för tillverkning

Från linjen till en bättre instruktion

Arbetsinstruktioner godkända innan de når linjen, och varje problem som hittas där följt tills den rättade instruktionen är i bruk igen. VisualQMS är ett komplett QMS för era instruktioner, non conformances, CAPA, revisioner och utbildning.

Boka en demo Se ett problem följt hela vägen
  • Redan levererat i tillverkning
  • Godkänt innan det når linjen
  • Varje problem kopplat till sin åtgärd
Tre skärmar ur VisualQMS: processkartan för reklamationer med en aktivitet öppnad mot sin rutin, anteckningar och det avsnitt i ISO 9001 den svarar mot, metadatakortet för en publicerad rutin med godkännare och nästa granskningsdatum, och en persons utbildningspost med sin portal
Där det brister i dag

Tre kopior. Vilken gäller?

Den nya revisionen av arbetsinstruktionen ligger på den delade enheten bredvid tre kopior av den gamla, och ingen är säker på vem som godkände den. Utskriften vid maskinen är från förra året. När något går fel på linjen hamnar det på ett pappersformulär eller i ett kalkylblad. Den korrigerande åtgärden är öppen i veckor, och en månad senare dyker samma fel upp på ett annat skift.

Sedan är uppföljningsrevisionen två veckor bort. Någon lägger dagar på att gräva fram underlag ur pärmar, inkorgar och Excel: vilken revision som var i bruk, vem som hade läst den, och vad som kom ur vårens non conformance.

Metadatakortet för den publicerade rutinen SOP 004 Validate Delivery Acceptance: klass, publiceringsdatum, godkännare, granskare och nästa granskningsdatum, och under Relationships processaktiviteten och de avsnitt i ISO 9001 den är märkt med
Vid stationen

Hitta varje instruktion efter produkt eller linje

Arbetsinstruktioner, SOP:er, kontrollplaner, de tomma formulär era operatörer fyller i och kvalitetsmanualen skrivs i Word eller Excel. De granskas och godkänns innan de publiceras, och de som arbetar efter dem ser bara den senast publicerade revisionen i VisualQMS. Versionsnumret, godkännaren och godkännandedatumet skrivs in i dokumentet, så om ni fortfarande skriver ut är en gammal kopia lätt att kontrollera mot den gällande.

Varje instruktion kan bära sin produkt, linje eller maskin, så man hittar den efter vad den handlar om i stället för efter den mapp den ligger i. Med processkartorna öppnar en operatör instruktionen från sin egen aktivitet, och länken öppnar alltid den senast godkända revisionen. Man öppnar den på en PC, i webbläsaren eller i mobilen.

Ett problem, från början till slut

Följ ett problem från linjen och tillbaka igen

Så här löper ett problem på linjen genom VisualQMS.

  1. Registrerat

    Problemet registreras mot den arbetsinstruktion det gäller och, med processkartorna, aktiviteten på linjen. Det landar hos den ansvariga på kvalitet. Ett problem från en kund börjar som en kundreklamation i sin egen modul och kopplas på samma sätt.

  2. Hanterat

    Kvalitetsteamet bestämmer vad som behövs: en CAPA, en ändring av instruktionen, eller en notering om att ingen CAPA behövs. Där artiklar är berörda kan det också registreras som en non conformance (er NCR), där utredningen registrerar vad som gick fel och vilka artiklar det påverkade. Varje steg går till en namngiven person, med påminnelser.

  3. Åtgärdat

    CAPA:n är kopplad till problemet och till varje non conformance. Den anger vem som godkänner den, vem som genomför den och vem som verifierar den, och den går genom steg som For Implementation, For Verification och Verified.

  4. Ändrat

    Där era regler kräver det godkänns en ändringsförfrågan innan någon redigerar. Författaren öppnar instruktionen i Word, låst till hen medan hen redigerar. Den nya revisionen godkänns, godkännare och datum skrivs in i den, och en rad läggs till i dess versionshistorik.

  5. I bruk igen

    Den rättade instruktionen är nu den enda publicerade. Där utbildningsregeln säger det ombeds de operatörer som arbetar efter den att läsa och bekräfta den, och den som är sen går till sin chef. Med processkartorna öppnar aktiviteten på linjen den nya revisionen så snart den publiceras, och kartan behöver inte publiceras om.

  6. Åtgärden landar där det började

    Problemet, dess non conformance och CAPA, ändringen och läsposterna förblir kopplade, så revisorn kan följa det åt båda hållen.

Se ett problem gå från linjen och tillbaka

Boka en demo
När revisorn kommer

Svara revisorn krav för krav

Varje krav i ISO 9001:2015 listar de rutiner, processaktiviteter och revisioner som är märkta med det. Internrevisioner planeras med påminnelser och visas som planerade, pågående eller genomförda, och varje observation är kopplad till sin korrigerande åtgärd.

Poster kan bära produkt och kund från ert ERP, så en vy kan lista varje non conformance på en produkt.

Se kvalitetsstandarderSe Internal Audit Management
Kraven i ISO 9001 listade som ett träd, med 7 Support öppnat och 7.2 Competence markerat och utfällt till sina tre dokument, processaktiviteten Recruit new employee och sin CAPA-grupp, och kravets metadatakort bredvid trädet
Era dokumentnummer behålls

Börja med era arbetsinstruktioner

  1. Flytta över instruktionerna

    Era dokumentnummer behålls, och uppgifterna läggs till i mängd från Excel-mallar. Medan ni flyttar över instruktionerna kan dokument som fortfarande ligger på den delade enheten hittas från M‑Files där de är. Bara det som är godkänt och publicerat är i bruk.

  2. Kartlägg linjen

    Vi håller kartläggningsworkshopparna tillsammans med er, och en karta kan börja som en skiss och få detaljer medan den är i bruk.

  3. Sätt upp utbildningen

    Utbildningsregler avgör vem som läser vad: efter roll, avdelning, land, användargrupp eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren.

  4. Lägg till moduler när ni behöver dem

    Non conformances, avvikelser, CAPA, internrevisioner och reklamationer kan komma med från början eller senare.

Redan levererat i tillverkning

Ta med ett problem från er egen linje till en demo

Tillverkning är en av de branscher vi har levererat VisualQMS till. Berätta om ett nyligt problem på er linje och hur det följdes upp, så visar vi i en personlig demo hur VisualQMS tar det från den instruktion där det hittades till den rättade versionen. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo

Frågor om VisualQMS i tillverkning

Stöder VisualQMS ISO 9001?
Ja. Ni importerar en standards krav eller skapar dem för hand, märker era styrda dokument och processkartor med dem, och går igenom standarden krav för krav i vyn Compliance, till exempel 8.7 Control of nonconforming outputs. Om ni arbetar mot mer än en standard kan samma dokument märkas med kraven i var och en.
Är VisualQMS certifierat enligt ISO 9001?
Ett certifieringsorgan certifierar ert kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001. VisualQMS håller det underlag revisorn ber om: godkända arbetsinstruktioner med varje ändring i versionshistoriken, läsposter för varje version, och non conformances, CAPA:er och revisioner kopplade till de dokument de gäller.
Hur styrs arbetsinstruktionerna?
Varje styrt dokument har en arbetsversion och en publicerad version, går genom granskning och godkännande, och bär ett datum för nästa granskning. De som arbetar efter det ser bara den senast publicerade versionen, och versionsnumret, godkännaren och godkännandedatumet skrivs in i dokumentet. Börja redigera, så är det låst till dig tills du checkar in det igen. Varje gång det checkas in, eller dess uppgifter ändras, läggs en rad till i versionshistoriken.
Hur hanteras non conformances och avvikelser?
I två tilläggsmoduler, Non Conformance Management och Deviation Management, och båda kopplar till CAPA. En non conformance löper genom steg som registrering, utredning, avslut, granskning och godkännande, och arbetsflödena kan konfigureras efter den metod ni använder.
Hur öppnar folk på linjen instruktionerna?
På en PC, i webbläsaren eller i mobilen. Med processkartorna öppnar en operatör instruktionen från sin egen aktivitet, och länken öppnar alltid den senast godkända revisionen. M‑Files loggar vilka kartor som öppnas, när och av vem.
Kan vi använda artikel-, kund- och leverantörsdata från vårt ERP?
Ja. Produkter, kunder och leverantörer kan hämtas från ert ERP, så kvalitetsarbetet använder dem utan att hålla dem på två ställen. Vi har kopplat Microsoft Dynamics, M‑Files har kopplingar till SAP, Dynamics 365 och Salesforce, och alla system med en SQL-databas bakom sig kan kopplas direkt. För allt annat bygger vi kopplingen. Berätta vilket system ni använder, så avgränsar vi kopplingen tillsammans med er.
Våra instruktioner ligger på en delad enhet. Hur flyttar vi dem?
Era dokumentnummer behålls, och uppgifterna läggs till i mängd från Excel-mallar. Medan ni flyttar kan dokument som fortfarande ligger på den delade enheten hittas från M‑Files där de är. Om ert valv ligger i M‑Files Cloud kräver åtkomst till en nätverksmapp M‑Files Ground Link. Bara det som är godkänt och publicerat är i bruk.
Hur vet vi vem som har läst den nya revisionen?
Utbildningsregler avgör vem som läser vad, efter roll, avdelning, land eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren. Där regeln säger det ber en ny revision de personerna att läsa och bekräfta den igen, och den som är försenad går till sin chef. När någon börjar, byter roll eller flyttar till en annan avdelning eller ett annat land följer utbildningen med automatiskt, och utbildning personen redan har genomfört och som fortfarande är giltig räknas. Medarbetaruppgifterna hämtas från Entra eller hålls i VisualQMS.
Byggt för att hänga ihop

Lägg till en modul när behovet dyker upp

Kärn- och tilläggsmoduler länkar till varandra, så en ny kopplas till det som redan finns.

Internal Audit Management

Vet var varje revision står, med påminnelser till de inblandade och observationer knutna till CAPA.

Se Internal Audit Management 

Issue Management

Registrera ett ärende eller en kundreklamation, bestäm hur varje slag hanteras, och håll det knutet till den CAPA det leder till.

Se Issue Management 

CAPA Management

Korrigerande och förebyggande åtgärder med en ansvarig och en deadline, kopplade till det fynd som startade dem.

Se CAPA Management 

Training Management

Se vem som har läst den nya rutinen. Tilldela utbildning efter roll, avdelning eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren, och chefen får veta när den är försenad.

Se Training Management 

Change Management

Ändringsförfrågningar som anger vad som ändras och varför, godkända innan ett styrt dokument redigeras.

Se Change Management 

Deviation Management

Avvikelser hanterade på samma sätt varje gång, och kopplade till CAPA.

Se Deviation Management 

Non Conformance Management

Non conformances registrerade i sin egen modul, tagna från registrering till granskning och godkännande, och kopplade till de CAPA:er som rättar till dem.

Se Non Conformance Management 

Risk Management

Riskbedömningar som följer er egen metod och förblir kopplade till de CAPA:er, ändringar och dokument de gäller.

Se Risk Management