Book en demo
QMS til produktion

Fra linjen til en bedre instruktion

Arbejdsinstruktioner godkendt, før de når linjen, og hvert problem, der findes dér, fulgt, til den rettede instruktion er i brug igen. VisualQMS er et komplet QMS til jeres instruktioner, non conformances, CAPA, audits og træning.

Book en demo Se et problem fulgt til dørs
  • Allerede leveret i produktion
  • Godkendt, før den når linjen
  • Hvert problem koblet til sin rettelse
Tre skærmbilleder fra VisualQMS: proceskortet for reklamationer med en aktivitet åbnet til sin procedure, noter og det ISO 9001-krav, den opfylder, metadatakortet for en publiceret procedure med godkender og næste gennemgangsdato, og en persons træningsregistrering med sin portal
Hvor det glipper i dag

Tre kopier. Hvilken er den gældende?

Den nye revision af arbejdsinstruktionen ligger på fællesdrevet ved siden af tre kopier af den gamle, og ingen er sikker på, hvem der godkendte den. Printet ved maskinen er fra sidste år. Når noget går galt på linjen, ryger det på en papirformular eller ind i et regneark. Den korrigerende handling står åben i ugevis, og en måned senere dukker den samme fejl op på et andet skift.

Så er der to uger til overvågningsauditten. Nogen bruger dage på at trække dokumentation ud af ringbind, indbakker og Excel: hvilken revision der var i brug, hvem der havde læst den, og hvad der kom ud af forårets non conformance.

Metadatakortet for den publicerede procedure SOP 004 Validate Delivery Acceptance: dens klasse, publiceringsdato, godkender, reviewer og næste gennemgangsdato, og under Relationships den procesaktivitet og de ISO 9001-krav, den er mærket med
Ved stationen

Find instruktionen efter produkt eller maskine

Arbejdsinstruktioner, SOP'er, kontrolplaner, de tomme formularer, jeres operatører udfylder, og kvalitetshåndbogen skrives i Word eller Excel. De gennemgås og godkendes, før de publiceres, og de, der arbejder efter dem, ser kun den senest publicerede revision i VisualQMS. Versionsnummer, godkender og godkendelsesdato skrives ind i dokumentet, så hvis I stadig printer, er en gammel kopi let at tjekke mod den gældende.

Hver instruktion kan bære sit produkt, sin linje eller sin maskine, så folk finder den efter, hvad den handler om, og ikke efter den mappe, den ligger i. Med proceskortene åbner en operatør instruktionen fra sin egen aktivitet, og linket åbner altid den nyeste godkendte revision. Folk åbner den på en pc, i browseren eller på en telefon.

Ét problem fra start til slut

Følg et problem fra linjen og tilbage igen

Sådan går et problem på linjen gennem VisualQMS.

  1. Registreret

    Problemet registreres på den arbejdsinstruktion, det vedrører, og, med proceskortene, på aktiviteten på linjen. Det lander hos den ansvarlige i kvalitetsafdelingen. Et problem fra en kunde starter som en kundereklamation i sit eget modul og kobles på samme måde.

  2. Håndteret

    Kvalitetsteamet afgør, hvad der skal til: en CAPA, en ændring af instruktionen eller en note om, at der ikke er brug for en CAPA. Hvor dele er berørt, kan det også registreres som en non conformance (jeres NCR), hvor undersøgelsen beskriver, hvad der gik galt, og hvilke dele det ramte. Hvert trin går til en navngiven person, med påmindelser.

  3. Rettet

    CAPA'en kobles til problemet og til en eventuel non conformance. Den angiver, hvem der godkender den, hvem der udfører den, og hvem der verificerer den, og den går gennem trin som For Implementation, For Verification og Verified.

  4. Ændret

    Hvor jeres regler kræver det, godkendes en ændringsanmodning, før nogen redigerer. Forfatteren åbner instruktionen i Word, låst til sig, mens der redigeres. Den nye revision godkendes, godkender og dato skrives ind i den, og versionshistorikken får en ny linje.

  5. I brug igen

    Den rettede instruktion er nu den eneste publicerede. Hvor træningsreglen siger det, bliver de operatører, der arbejder efter den, bedt om at læse og bekræfte den, og den, der er forsinket, går til sin leder. Med proceskortene åbner aktiviteten på linjen den nye revision, så snart den er publiceret, og kortet skal ikke publiceres igen.

  6. Rettelsen lander, hvor det startede

    Problemet, dets non conformance og CAPA, ændringen og læsekvitteringerne forbliver koblet sammen, så auditoren kan følge det begge veje.

Se ét problem gå fra linjen og tilbage

Book en demo
Når auditoren kommer

Besvar auditoren krav for krav

Hvert krav i ISO 9001:2015 viser de procedurer, procesaktiviteter og audits, der er mærket med det. Interne audits planlægges med påmindelser og vises som planlagte, igangværende eller afsluttede, og hver observation er koblet til sin korrigerende handling.

Registreringer kan bære produkt og kunde fra jeres ERP, så én visning kan liste hver non conformance på et produkt.

Se kvalitetsstandarderSe Internal Audit Management
Kravene i ISO 9001 listet som et træ, med 7 Support foldet ud og 7.2 Competence valgt og foldet ud til sine tre dokumenter, procesaktiviteten Recruit new employee og sin CAPA-gruppe, og kravets metadatakort ved siden af træet
Jeres dokumentnumre bevares

Start med jeres arbejdsinstruktioner

  1. Tag instruktionerne med over

    Jeres dokumentnumre bliver, og oplysningerne tilføjes samlet fra Excel-skabeloner. Mens I flytter instruktionerne over, kan dokumenter, der stadig ligger på fællesdrevet, findes fra M‑Files, hvor de ligger. Kun det, der er godkendt og publiceret, er i brug.

  2. Kortlæg linjen

    Vi holder kortlægningsworkshopperne sammen med jer, og et kort kan starte som en skitse og få detaljer, mens det er i brug.

  3. Sæt træningen op

    Træningsregler afgør, hvem der læser hvad: efter rolle, afdeling, land, brugergruppe eller en hvilken som helst anden oplysning om medarbejderen.

  4. Tilføj moduler, når I har brug for dem

    Non conformances, afvigelser, CAPA, interne audits og reklamationer kan komme med fra start eller senere.

Allerede leveret i produktion

Tag et problem fra jeres egen linje med til en demo

Produktionsvirksomheder er en af de brancher, vi har leveret VisualQMS til. Fortæl os om et nyligt problem på jeres linje, og hvordan det blev fulgt op, så viser vi jer i en personlig demo, hvordan VisualQMS tager det fra den instruktion, hvor det blev fundet, til den rettede version. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo

Spørgsmål om VisualQMS i produktionen

Understøtter VisualQMS ISO 9001?
Ja. I importerer en standards krav eller opretter dem i hånden, mærker jeres styrede dokumenter og proceskort med dem og går standarden igennem krav for krav i Compliance-visningen, for eksempel 8.7 Styring af afvigende output. Arbejder I efter mere end én standard, kan de samme dokumenter mærkes med kravene i hver af dem.
Er VisualQMS certificeret efter ISO 9001?
Et certificeringsorgan certificerer jeres kvalitetsstyringssystem efter ISO 9001. VisualQMS rummer den dokumentation, auditoren beder om: godkendte arbejdsinstruktioner med hver ændring i versionshistorikken, læsekvitteringer for hver version, og non conformances, CAPA'er og audits koblet til de dokumenter, de vedrører.
Hvordan styres arbejdsinstruktionerne?
Hvert styret dokument har en arbejdskopi og en publiceret version, går gennem gennemgang og godkendelse og har en næste gennemgangsdato. De, der arbejder efter det, ser kun den senest publicerede version, og versionsnummer, godkender og godkendelsesdato skrives ind i dokumentet. Begynd at redigere, så er det låst til dig, indtil du tjekker det ind igen. Hver gang det tjekkes ind, eller dets oplysninger ændres, får versionshistorikken en ny linje.
Hvordan håndteres non conformances og afvigelser?
I to tillægsmoduler, Non Conformance Management og Deviation Management, og begge kobles til CAPA. En non conformance går gennem tilstande som registrering, undersøgelse, afslutning, gennemgang og godkendelse, og workflows kan konfigureres efter den metode, I bruger.
Hvordan åbner folk på linjen instruktionerne?
På en pc, i browseren eller på en telefon. Med proceskortene åbner en operatør instruktionen fra sin egen aktivitet, og linket åbner altid den nyeste godkendte revision. M‑Files logger, hvilke kort der åbnes, hvornår og af hvem.
Kan vi bruge del-, kunde- og leverandørdata fra vores ERP?
Ja. Produkter, kunder og leverandører kan komme fra jeres ERP, så kvalitetsarbejdet bruger dem uden at vedligeholde dem to steder. Vi har koblet Microsoft Dynamics på, M‑Files har connectors til SAP, Dynamics 365 og Salesforce, og ethvert system med en SQL-database bag sig kan kobles direkte på. Alt andet bygger vi forbindelsen til. Fortæl os, hvilket system I bruger, så afgrænser vi forbindelsen sammen med jer.
Vores instruktioner ligger på et fællesdrev. Hvordan flytter vi dem?
Jeres dokumentnumre bliver, og oplysningerne tilføjes samlet fra Excel-skabeloner. Mens I flytter, kan dokumenter, der stadig ligger på fællesdrevet, findes fra M‑Files, hvor de ligger. Ligger jeres vault i M‑Files Cloud, kræver adgang til en netværksmappe M‑Files Ground Link. Kun det, der er godkendt og publiceret, er i brug.
Hvordan ved vi, hvem der har læst den nye revision?
Træningsregler afgør, hvem der læser hvad, efter rolle, afdeling, land eller en hvilken som helst anden oplysning om medarbejderen. Hvor reglen siger det, beder en ny revision de personer om at læse og bekræfte den igen, og den, der er forsinket, går til sin leder. Når nogen starter, skifter rolle eller flytter til en anden afdeling eller et andet land, følger deres træning automatisk med, og træning, de allerede har gennemført, og som stadig er gyldig, tæller. Medarbejderoplysningerne kommer fra Entra eller holdes i VisualQMS.
Bygget til at hænge sammen

Tilføj et modul, når behovet melder sig

Kernemoduler og tillægsmoduler er koblet til hinanden, så et nyt modul hænger sammen med det, der allerede er der.

Internal Audit Management

Se, hvor hver audit står, med påmindelser til de involverede og observationer koblet til CAPA.

Se modulet 

Issue Management

Registrér en hændelse eller en kundereklamation, bestem, hvordan hver slags håndteres, og hold den koblet til den CAPA, den fører til.

Se modulet 

CAPA Management

Korrigerende og forebyggende handlinger med en ansvarlig og en frist, koblet til det fund, der satte dem i gang.

Se modulet 

Training Management

Se, hvem der har læst den nye procedure. Tildel træning efter rolle, afdeling eller enhver anden oplysning om medarbejderen, og lederen får besked, når den er forsinket.

Se modulet 

Change Management

Ændringsanmodninger, der siger, hvad der ændres og hvorfor, og som godkendes, før et styret dokument redigeres.

Se modulet 

Deviation Management

Afvigelser håndteret på samme måde hver gang og koblet til CAPA.

Se modulet 

Non Conformance Management

Non conformances registreret i deres eget modul, ført fra registrering til gennemgang og godkendelse og koblet til de CAPA'er, der retter op på dem.

Se modulet 

Risk Management

Risikovurderinger, der følger jeres egen metode og forbliver koblet til de CAPA'er, ændringer og dokumenter, de vedrører.

Se modulet