Book en demo
Training Management

Sørg for, at den nye procedure bliver læst

Vælg, hvem der skal læse hver SOP, efter rolle, afdeling, land eller andet om medarbejderen. Ved en ny version får de en træningsregistrering med en portal, der forklarer trinene, og lederen ser, hvem der er forsinket.

Book en demo af Training Management Alle moduler
  • Tildelt efter enhver oplysning
  • Læses igen ved ny version
  • Lederen ser forsinkelser
Tre skærmbilleder fra VisualQMS: visningen All Training Records med en persons træningsregistrering åbnet ved siden af, en afdelings træningsoverblik med de forfaldne registreringer og hvem der er i afdelingen, og træningsregistreringens portal med sine tre nummererede trin og knappen Open Document
Systemet rykker for jer

Sæt reglen op én gang, så får alle deres læseliste

En træningsregel udpeger folk ud fra alt, hvad der er registreret om dem: rolle, afdeling, land, brugergruppe og så videre. Før den går i drift, viser VisualQMS, hvor mange personer den rammer, så en fejl viser sig tidligt.

  1. Sæt reglen op

    Vælg, hvad der skal læses, og hvem det gælder, for eksempel alle ingeniører i Australien, hvor længe en gennemført træning er gyldig, og hvor lang tid folk har til at gennemføre den.

  2. Alle får en registrering

    Hver person, reglen omfatter, får en træningsregistrering med en frist, og det samme gør den, der starter senere, skifter rolle eller flytter til en anden afdeling eller et andet land, medmindre de allerede har gyldig træning i det. Siger reglen det, starter en ny version af dokumentet en ny runde.

  3. Læs og bekræft

    Medarbejder

    Medarbejderen finder registreringen på sin egen træningsliste, læser dokumentet eller proceskortet og bekræfter det som læst og forstået. Hvor det kræves, bekræfter de også de instruktioner og formularer, der er koblet til SOP'en.

  4. Forsinkelser går til lederen

    En registrering, der stadig er åben, når fristen udløber, bliver markeret som forsinket, og medarbejderens leder får besked.

Se, hvem der stadig mangler at læse

Book en demo af Training Management
Lettere end en række felter

Gør trinene tydelige for dem, der sjældent bruger systemet

Ved siden af træningsregistreringen kan en portal vise hvert trin: læs opgavebeskrivelsen, åbn dokumentet, og markér det som lært. En knap åbner dokumentet direkte. På det almindelige kort i M‑Files er den samme registrering en række felter, og dem er det sværere at finde rundt i for den, der sjældent bruger systemet.

Træningsregistreringen POL 038 4.0 - Document Training - Demo User i M-Files på tre måder: i listen All Training Records til venstre, i en portal i midten med tre nummererede trin, Read Details, Open Document med en grøn knap og Mark as Learned, og på det almindelige metadatakort til højre med personen, det publicerede dokument, fristen og statusårsagen. Workflowtilstanden er Overdue.

Portalen forklarer, hvad der skal gøres, og åbner dokumentet med én knap. Det almindelige kort viser den samme registrering som en række felter.

Et overblik til lederen

Se på én tavle, hvis træning er forsinket

Hver træningsregistrering står i kolonnen for sin tilstand med personen og fristen på kortet. Tallet øverst i en kolonne viser, hvor mange registreringer der er i den tilstand, og de forsinkede står i deres egen kolonne.

En kanban-tavle med titlen Training records og fire kolonner: Pending, Overdue, Learned and Valid og Training not Done med tre, tre, fire og én registrering. Hvert kort viser det dokument, der skal læres, for eksempel POL 038 4.0 - Procurement Policy, med personen og fristen, og kortene er farvet efter person. Knapper skifter visningen mellem List, Calendar, Kanban og Gantt.

Tallet øverst i hver kolonne viser, hvor mange registreringer der er i den tilstand. De samme registreringer kan også vises som liste, i en kalender eller som gantt-diagram.

Se jeres læselister fordelt efter rolle

Fortæl os, hvilke dokumenter jeres medarbejdere skal læse, og hvordan I holder styr på det i dag, så viser vi jer i en personlig demo, hvordan en træningsregel klarer det. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo af Training Management

Spørgsmål om træningsregistreringer

Hvordan adskiller træningsstyring i et QMS sig fra et LMS?
Et learning management system (LMS) handler om at levere kurser. Training Management i VisualQMS sikrer, at medarbejderne har læst og forstået de styrede dokumenter og proceskort, der gælder for deres rolle, og gemmer træningsregistreringerne. VisualQMS kan også integreres med eksterne træningssystemer, for eksempel LinkedIn Learning.
Hvad sker der med træningsregistreringerne, når en procedure revideres?
Er træningsreglen markeret med "Re-train on New Versions", opfanger VisualQMS den nye publicerede version og opretter nye træningsregistreringer for de medarbejdere, reglen omfatter.
Kan træning gentages med faste mellemrum?
Ja. En træningsregel siger, hvad der skal trænes, hvor ofte og på hvilke betingelser. Den fastsætter også, hvor længe en gennemført træning er gyldig, og hvor lang tid folk har, før en ny registrering bliver forsinket. Når en gennemført træning udløber, oprettes en ny træningsregistrering automatisk.
Hvad sker der, når nogen starter eller skifter rolle?
Træningsreglerne kigger på de oplysninger, der er registreret om hver medarbejder, for eksempel rolle, afdeling, land eller brugergruppe. Den, der starter, skifter rolle eller flytter til en anden afdeling eller et andet land, får automatisk den træning, der hører til. Træning, de allerede har gennemført, og som stadig er gyldig, tæller, så de gør det ikke igen. Ligger jeres roller og medarbejderoplysninger i Microsoft Entra ID, synkroniseres grupperne og de oplysninger, I vælger, til VisualQMS. Oplysningerne kan også holdes i VisualQMS.
Kan medarbejdere, der sjældent bruger systemet, gennemføre deres træning?
Ja. De åbner træningsregistreringen, læser dokumentet og bekræfter, at de har forstået det. For at gøre det lettere bruger vi en portal ved siden af registreringen, der viser hvert trin, med en knap, der åbner dokumentet.
Hvordan viser vi træningsregistreringer til en auditor?
Hver træningsregistrering indeholder sin træningsregel, medarbejderen, fristen, det, der skal læres, og sin tilstand. En registrering starter som Pending og skifter til en afsluttet tilstand, for eksempel Training Done eller Learned and Valid, når medarbejderen kvitterer for den.
Er Training Management en del af kernen?
Ja. Training Management er et af kernemodulerne sammen med dokumentstyring med skabeloner, understøttelse af kvalitetsstandarder samt Comments & Suggestions. Proceskortene er et kernemodul.
Er VisualQMS certificeret, eller sørger det for, at vi overholder standarden?
Et akkrediteret certificeringsorgan certificerer jeres organisations kvalitetsstyringssystem. VisualQMS giver jer træningsregler, registreringer og eskalering, som I kan vise frem ved audit.
Når I er klar til mere

Tilføj de kvalitetsaktiviteter, I har brug for

Internal Audit Management

Se, hvor hver audit står, med påmindelser til de involverede og observationer koblet til CAPA.

Se modulet 

Issue Management

Registrér en hændelse eller en kundereklamation, bestem, hvordan hver slags håndteres, og hold den koblet til den CAPA, den fører til.

Se modulet 

CAPA Management

Korrigerende og forebyggende handlinger med en ansvarlig og en frist, koblet til det fund, der satte dem i gang.

Se modulet 

Change Management

Ændringsanmodninger, der siger, hvad der ændres og hvorfor, og som godkendes, før et styret dokument redigeres.

Se modulet 

Deviation Management

Afvigelser håndteret på samme måde hver gang og koblet til CAPA.

Se modulet 

Non Conformance Management

Non conformances registreret i deres eget modul, ført fra registrering til gennemgang og godkendelse og koblet til de CAPA'er, der retter op på dem.

Se modulet 

Risk Management

Risikovurderinger, der følger jeres egen metode og forbliver koblet til de CAPA'er, ændringer og dokumenter, de vedrører.

Se modulet