Et komplet QMS, visuelt og under kontrol
VisualQMS dækker hele jeres kvalitetsarbejde: procedurer, træning og standarder samt hver reklamation, afvigelse, CAPA og audit, hver især koblet til det, den vedrører, og sendt til den ansvarlige. Jeres proceskort viser, hvordan arbejdet udføres, med den godkendte procedure bag hver aktivitet.
Lavet og implementeret af Solution Management, autoriseret M‑Files-forhandler.
- Godkendt før brug
- Start i det små, udvid senere
- I skyen eller på egne servere
Kører på M‑Files med proceskort fra Elements.cloud og arbejder sammen med Microsoft 365
Det, I åbner, når auditoren spørger
VisualQMS er et komplet kvalitetsstyringssystem på M‑Files. Det er visuelt, så folk finder rundt ved at se det: deres egen aktivitet på proceskortet, en tavle over hvem der har hvad, en standard krav for krav. Og det er under kontrol, så auditoren kan stole på det: hver procedure godkendes, før den publiceres, hver version gemmes, og hver reklamation, afvigelse, CAPA og audit er koblet til det, den vedrører.
| Funktion | VisualQMS | Mapper, indbakker og regneark |
|---|---|---|
| Hvilken version er den gældende? | Den publicerede version, åbnet fra en liste, en søgning eller aktiviteten på proceskortet | Kopien på fællesdrevet, eller den, nogen sendte på mail |
| Hvad kom der ud af den reklamation? | Reklamationen, koblet til sin non conformance, sin CAPA og den procedure, der blev ændret | En mailtråd og en linje i CAPA-loggen |
| Hvem har læst den nye procedure? | Træningsregistreringer oprettet efter jeres regel, med påmindelser og eskalering til lederen | Et regneark, nogen husker at opdatere |
| Hvor er dokumentationen for dette krav? | Kravet, med de dokumenter, procesaktiviteter og audits, der ligger bag, listet under det | En dags gravearbejde før besøget |
| Hvilke CAPA'er er forsinkede? | En tavle kan vise, hvor hver CAPA er nået til, hvem der udfører den, og fristen | Spørg jer for |
Det, hver person ser i VisualQMS
Hver person arbejder ud fra visninger lavet til sin rolle, og alle kan lave deres egne for at se tingene på deres måde.
Proceduren åbnes fra aktiviteten på kortet
Jeres processer er tegnet som kort, fra hele virksomheden ned til den enkelte opgave. Hver aktivitet viser, hvem der udfører den, og åbner den godkendte procedure, noter og videoer, og et mærke viser, hvor en standard som ISO 9001 gælder. Når en ny version publiceres, åbner aktiviteten den fra da af.
Se, hvem der har hver CAPA, og hvornår den skal være klar
En tavle kan vise hver CAPA på det trin, den er nået til, med den, der udfører den, og fristen. Den person får påmindelser, og en CAPA, der bliver forsinket, eskaleres. De samme visninger findes for ændringsanmodninger, registrerede hændelser og årets audits.
Se, hvis træning der stadig mangler
En leders overblik kan vise afdelingens træning med ét blik: hvor mange registreringer der er forfaldne, hvordan de fordeler sig på tilstand, hvem der er i afdelingen, og de forfaldne registreringer med dokument og person for hver. Træning tildeles efter rolle, afdeling, land eller en hvilken som helst anden oplysning om medarbejderen, og igen, når en ny version publiceres, hvor reglen siger det.
Læs den, bekræft den, og tilbage til arbejdet
Den, der kun åbner VisualQMS et par gange om året, får en portal ved siden af sin træningsregistrering. Den forklarer, hvad der skal gøres, dokumentet er én knap væk, og registreringen viser, hvilken version personen har bekræftet.
Gå standarden igennem krav for krav
Procedurer og procesaktiviteter er mærket med de krav, de vedrører, så dokumentationen findes ved at gå standarden igennem. Hvert krav i jeres standard lister de dokumenter, procesaktiviteter og audits, der opfylder det. I kan arbejde efter flere standarder på én gang.
Fra reklamation til ændret procedure
En kunde klager over en levering. Sådan går en sag som den gennem VisualQMS.
-
Registreret dér, hvor det skete
Kundeservice
Reklamationen registreres på aktiviteten på proceskortet og den procedure, den vedrører, og går til den ansvarlige i kvalitetsafdelingen.
-
Undersøgt, med en ansvarlig
Kvalitetschef
En non conformance oprettes og kobles til reklamationen. Dens CAPA angiver, hvem der godkender den, hvem der udfører den, og hvornår. Påmindelser sendes ud, og en forsinket CAPA eskaleres.
-
Proceduren ændret, under kontrol
Procesejer
Forfatteren åbner proceduren i Word direkte fra VisualQMS. Hvor jeres regler kræver det, godkendes en ændringsanmodning først. Den nye version gennemgås og godkendes, før den publiceres.
-
Alle arbejder efter den nye version
Hele teamet
Folk ser kun den publicerede version, aktiviteten på proceskortet åbner den nye fra da af, og de medarbejdere, jeres træningsregel udpeger, læser den og bekræfter.
-
Let at spore et år senere
Auditoren
Et år senere viser reklamationen stadig sin non conformance, sin CAPA, den ændrede procedure og hvem der bekræftede at have læst den, hver med en person og en dato.
-
Én ændring, ét sted
Reklamationen, CAPA'en, proceduren og træningsregistreringerne forbliver koblet sammen, så svaret på "hvad kom der ud af det?" er ét klik væk.
Godkendt, før nogen bruger den
Forfattere åbner en procedure i Word, Excel eller PowerPoint direkte fra VisualQMS, og godkendelsesoplysningerne skrives ind i dokumentet. Hver version gennemgås og godkendes, før den publiceres, og dokumenter findes efter, hvad de er, ikke hvor de ligger.
Start med jeres dokumenter, og tilføj moduler undervejs
I behøver ikke bruge alle moduler fra dag ét. Dette er den sædvanlige rækkefølge.
-
Trin 1: Dokumenterne først
Jeres eksisterende procedurer kommer med over med deres dokumentnumre, og deres oplysninger udfyldes fra Excel-skabeloner. Gennemgang og godkendelse virker på dem med det samme, og træningen følger de regler, I sætter.
-
Trin 2: Så proceskortene
Tegn processerne groft først, og tilføj detaljer, efterhånden som I bruger dem. Vi holder kortlægningsworkshopperne sammen med jer.
-
Trin 3: Tilføj de moduler, I har brug for
CAPA, reklamationer, non conformances, afvigelser, audits, ændringsanmodninger eller risici, fra start eller senere. Hvert modul er færdigkonfigureret, sættes op til jeres organisation under implementeringen og kobles til det, der allerede er der.
Et modul til hver slags kvalitetssag
Hvert modul kører sine sager gennem sit workflow, sender hver opgave til den ansvarlige med påmindelser og kobler sagen til den procedure, den audit eller den risiko, den vedrører. Se alle moduler →
Internal Audit Management
Se, hvor hver audit står, med påmindelser til de involverede og observationer koblet til CAPA.
Se moduletIssue Management
Registrér en hændelse eller en kundereklamation, bestem, hvordan hver slags håndteres, og hold den koblet til den CAPA, den fører til.
Se moduletCAPA Management
Korrigerende og forebyggende handlinger med en ansvarlig og en frist, koblet til det fund, der satte dem i gang.
Se moduletTraining Management
Se, hvem der har læst den nye procedure. Tildel træning efter rolle, afdeling eller enhver anden oplysning om medarbejderen, og lederen får besked, når den er forsinket.
Se moduletChange Management
Ændringsanmodninger, der siger, hvad der ændres og hvorfor, og som godkendes, før et styret dokument redigeres.
Se moduletDeviation Management
Afvigelser håndteret på samme måde hver gang og koblet til CAPA.
Se moduletNon Conformance Management
Non conformances registreret i deres eget modul, ført fra registrering til gennemgang og godkendelse og koblet til de CAPA'er, der retter op på dem.
Se moduletRisk Management
Risikovurderinger, der følger jeres egen metode og forbliver koblet til de CAPA'er, ændringer og dokumenter, de vedrører.
Se modulet
AI, der svarer ud fra jeres registreringer
AI-assistenten sidder inde i M‑Files, ved siden af den registrering, I har åben, og svarer ud fra den, den visning, I står i, eller hele systemet. Den arbejder ud fra det, M‑Files ved om hver registrering: dens type, dens workflowtilstand, personerne på den og dens links. Hver søgning, læsning og optælling kører som den, der spørger, så den læser kun det, personen må se.
- Spor en sag — Spørg, hvilke CAPA'er der er koblet til en non conformance, og hvad hver af dem retter op på.
- Tæl og vis som diagram — Tæl CAPA'er eller reklamationer efter trin, og vis dem som et diagram.
- Ændringer kun med jeres godkendelse — Når en administrator har slået ændringer til, retter den først i en registrering, når en person har godkendt forhåndsvisningen.
- Hvor den kører — I vælger selv: Scaleway, en europæisk udbyder hostet i EU, OpenAI, Azure AI Foundry eller en model på jeres egne servere. Med M‑Files på jeres egne servere forlader jeres data så aldrig virksomheden.
Arbejder sammen med Office, Teams, e-signering og jeres ERP
VisualQMS kører på M‑Files, som Gartner og Forrester anerkender. Dokumenter åbnes fra Office og Teams, mails arkiveres fra Outlook, og underskrifter kommer retur fra jeres eget DocuSign- eller Adobe Acrobat Sign-abonnement. Kunder, produkter og leverandører kommer fra jeres ERP eller CRM, så ingen vedligeholder dem to steder: M‑Files integrerer med Microsoft Dynamics 365, SAP og Salesforce, og ethvert system med en SQL-database bag sig kan kobles på.
DocuSign og Adobe Acrobat Sign
Med jeres eget abonnement sender I et dokument til underskrift, og den underskrevne version kommer tilbage i M‑Files.
Samskrivning i OneDrive
Flere skriver i det samme udkast, og det kommer tilbage i M‑Files som en ny version.
Microsoft Entra
Træningen følger med, når folk skifter rolle.
ERP og CRM
Kunder, produkter og leverandører fra det system, der allerede har dem.
Word, Excel og PowerPoint
Redigér i Office, og godkendelsesoplysningerne udfyldes for jer.
Teams og Outlook
Åbn styrede dokumenter fra Teams, og arkivér mails fra Outlook i M‑Files.
Sat op af dem, der har udviklet det
Solution Management i København har udviklet VisualQMS og har implementeret procesløsninger i over ti år. Ét tilbud dækker softwaren, de samme folk implementerer det med jer, ofte på afstand, og støtter jer bagefter. Det kører i M‑Files Cloud eller på egne servere, og vi har leveret det til bilindustrien, life science og produktion.
- Hvor lang tid det tager — Det afhænger af de moduler, I starter med, om I tager kortene med, og hvor mange dokumenter I flytter over.
