Sine egne brugere
Kun de personer, I tilføjer til en vault, kan åbne den, plus den, der administrerer jeres M‑Files. Den, der arbejder i to vaults, bruger samme login til begge.
M‑Files følger med VisualQMS
Kør også kontrakter og HR på M‑Files
VisualQMS kører på M‑Files, et fuldt dokumentstyringssystem, og M‑Files følger med. Brug det også til kontrakter, personalemapper og projekter, og hold ethvert område, der skal holdes for sig, for eksempel HR, i sin egen vault.
- Hold HR i sin egen vault
- Ingen nye brugerlicenser til jeres QMS-brugere
Fra kontrakter til leverandører
Fire områder at tage med over som det næste
Der findes færdigkonfigurerede moduler til kontraktstyring, HR og projektstyring.
Kontraktstyring
Frister for fornyelse og opsigelse glipper, når kontrakter ligger på fællesdrev og i indbakker. I M‑Files er hver kontrakt koblet til sin kunde eller sit projekt, og der kan sættes en påmindelse op før en fornyelses- eller opsigelsesfrist. En ny kontrakt starter fra en skabelon, der udfylder kundens oplysninger.
HR og personalemapper
Ansættelseskontrakter, certifikater og underskrevne politikker ligger ofte i HR-mapper og fælles postkasser, hvor det er svært at vise, hvem der kan åbne dem. I M‑Files kan HR få sin egen vault, og inde i den følger adgangen til et dokument, hvad det er, og hvem det vedrører.
Projektdokumenter
Et dokument, der hører til et projekt, en kunde og en kontrakt på én gang, ender tit med at blive kopieret til tre mapper. I M‑Files er det koblet til alle tre og vises i hver visning, det passer til, uden kopier i andre mapper. Hvert team kan få sin egen visning af de dokumenter og opgaver, der vedrører det.
Leverandørdokumenter
For at vise, at en leverandør stadig er godkendt, skal I finde aftalen, certifikaterne og den seneste audit. I M‑Files er de koblet til den leverandør, de vedrører, og M‑Files kan sættes op til at minde ejeren om det, før et certifikat udløber.
Adskilt i vaults
Hold HR i sin egen vault
M‑Files kan køre mange vaults side om side, hver som sit eget system. Områder, der hører sammen, som kontrakter, kunder og projekter, kan dele en vault. Et område, der skal holdes for sig, som HR, kan få sin egen.
Sine egne rettigheder
Hver vault har sine egne brugergrupper og rettigheder. Inde i den kan et dokument arve rettighederne fra den medarbejder- eller projektregistrering, det er arkiveret under.
Sin egen opsætning
Hver vault har sine egne dokumenttyper, felter og workflows, så HR kan sættes op helt anderledes end kvalitet.
Hvad det næste område koster
Tilføj kontrakter eller HR uden nye brugerlicenser
I M‑Files hører en navngivet brugerlicens til personen, og én person kan arbejde i flere vaults. Det betyder, at alle, der allerede bruger VisualQMS, kan arbejde i en kontrakt- eller HR-vault på den licens, de har, så længe vaulten ligger på samme M‑Files-abonnement eller -server.
Allerede dækket
M‑Files-brugerlicenserne for alle, der allerede er på VisualQMS, i hver vault, de arbejder i.
I ét tilbud fra os
Opsætning af det nye område, en licens til den, der kun kommer med for det, en redigeringslicens til den, der kun læser i dag, men skal redigere dér, flere samtidige licenser, hvis flere er logget ind på én gang, og de tillæg eller den ekstra lagerplads, området har brug for.
Spørgsmål om at bruge M‑Files bredere
Kan personalemapper holdes helt adskilt fra QMS'et?
Ja. Læg HR i sin egen vault. Kun de personer, I tilføjer, kan åbne den, og den har sine egne brugergrupper, rettigheder, dokumenttyper og workflows. Den, der administrerer jeres M‑Files, kan give adgang til enhver vault: systemadministratoren på jeres egen server eller abonnements- eller adgangsadministratoren i M‑Files Cloud.
Skal vi have nye licenser for at bruge M‑Files til kontrakter eller HR?
Ikke for de personer, der allerede bruger VisualQMS, så længe den nye vault ligger på samme M‑Files-abonnement eller -server. Noget koster stadig: en licens til den, der kun kommer med for det nye område, en redigeringslicens til den, der kun læser i dag, men skal redigere dér, flere samtidige licenser, hvis flere er logget ind på én gang, og de tillæg eller den ekstra lagerplads, området har brug for. På nogle M‑Files-udgaver afhænger prisen af mere end antallet af brugere. Vi samler det hele i ét tilbud.
Kan M‑Files minde os om det, før en kontrakt eller et certifikat udløber?
Ja, når vi har sat det op. M‑Files kan sende en påmindelse før en kontrakt- eller certifikatdato med workflow-notifikationer og frister på opgaver.
Kan kontrakter underskrives elektronisk?
Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign og jeres eget abonnement på tjenesten kommer underskrevne dokumenter automatisk tilbage i M‑Files. Integrationen slås til med en tillægslicensnøgle, og vi fortæller jer, om jeres M‑Files-abonnement allerede omfatter den.
Skal en ny kontrakt udfyldes i hånden?
M‑Files udfylder kundens navn og andre oplysninger fra registreringen i en ny kontraktskabelon.
Hvordan organiseres og versionsstyres dokumenterne?
M‑Files organiserer dokumenter efter deres oplysninger i stedet for mapper, så hvert dokument findes efter, hvad det er, og vises i hver visning, det passer til, uden kopier i andre mapper. Hver gang et dokument tjekkes ind, eller dets oplysninger ændres, får versionshistorikken en ny linje. Indhold og oplysninger i tidligere versioner kan ikke redigeres.
Hvordan bygges workflows?
Workflows sættes op i et grafisk designværktøj, så der skal ikke skrives kode. De kan tildele gennemgange og godkendelser med påmindelser om frister.