Book en demo
Dokumentstyring

Alle åbner den godkendte version

Operatøren åbner en procedure og får den godkendte version, hver gang. Den næste revision skrives, gennemgås og godkendes, hvor kun dem, der arbejder på den, ser den, og afløser så den gamle. Hver SOP, politik og instruktion følger samme vej.

Book en demo af dokumentstyring Se, hvordan implementeringen forløber
  • Skrevet i Word, Excel og PowerPoint
  • Jeres dokumentnumre kommer med
To skærmbilleder fra VisualQMS: visningen Governance Documents med de publicerede procedurer, deres næste gennemgangsdato og godkender, og foran den arbejdskopien af SOP 004 på godkendelsestrinnet, med redaktør, reviewer og godkender og workflowbjælken på 4. For Approval
Ingen mappestruktur at blive enige om

Find dokumenter, som I selv tænker på dem

En procedure hører til en proces, til den afdeling, der udfører den, og til krav i den standard, I arbejder efter. En mappe tvinger jer til at vælge ét sted, uanset om den ligger på et fællesdrev eller i SharePoint, og så opstår der kopier. I VisualQMS ligger en procedure slet ikke i en mappe. Den bærer et par oplysninger om, hvad den er, og dukker op i hver visning, den passer til, uden kopier at holde ajour.

Proceskortet for reklamationer med aktiviteten Assess severity and contain åbnet ved siden af. Panelet viser dens procedure, QP-08 Complaint handling procedure, med et link, der åbner den i M-Files, noter om alvorlighed, en visning af åbne reklamationer og det ISO 9001-krav, aktiviteten opfylder.

Proceduren ligger under sin aktivitet på proceskortet

Hver aktivitet på proceskortet viser den procedure, de instruktioner og de noter, der hører til den, og åbner den godkendte version.

Kravene i ISO 9001 listet som et træ, med 7 Support foldet ud, 7.2 Competence foldet ud til de tre dokumenter, der er koblet til det, SOP 004 valgt, og dets metadatakort ved siden af træet med godkender, datoer og næste gennemgangsdato

Kvalitetschefen går krav for krav og finder den samme procedure

Procedurer mærkes med de krav, de vedrører, så en gennemgang af standarden viser dokumenterne bag hvert krav.

Visningsoversigten i VisualQMS med de fælles visninger listet, blandt andet Governance Documents, My Tasks, Quality Standards Views, Change Requests, Training Views, Business Process Views, CAPA og Recorded Issues

En visning til hver rolle, og jeres egne

Fælles visninger sættes op til hver rolle, og alle kan lave deres egne og vælge, hvad der skal filtreres på, så de ser dokumenterne på deres egen måde. Ingen behøver at blive enige om én mappestruktur, og det er en stor del af grunden til, at vi bygger VisualQMS på M‑Files.

Kontrol, I kan dokumentere

Hver revision godkendt og dokumenteret

Versionshistorikken gemmer hver version: hvem der ændrede den, hvornår, og hvilken tilstand den var i. Tidligere versioner kan ikke redigeres, så historikken er klar, når en auditor spørger, hvad der blev ændret.

Versionshistorikken for arbejdskopien af SOP 004 i VisualQMS: syv versioner med den nyeste øverst, hver med hvem der ændrede den, hvornår, og hvilken tilstand den var i, fra det første udkast gennem gennemgang og konsolidering til godkendelsestrinnet, med reviewer og næste gennemgangsdato i kolonner
Udkast holdes ude af syne

Alle bruger den gældende version, mens I reviderer

Kvalitetsafdelingen skriver og gennemgår den næste revision i en arbejdskopi. Alle andre åbner fortsat den publicerede version, indtil den nye er godkendt.

  1. Udkast

    Autoriserede redaktører

    Autoriserede brugere klikker på Redigér, og dokumentet åbner i Word, Excel eller PowerPoint, låst til dem, indtil de tjekker det ind igen. Hvis jeres regler kræver det, skal en ændringsanmodning godkendes først.

  2. Gennemgang

    Reviewere

    Hver reviewer får sin egen gennemgangsregistrering at udfylde, parallelt eller efter tur. Forsinkede gennemgange eskaleres efter jeres regler.

  3. Godkendelse

    Godkendere

    Jeres regler afgør, om én godkender er nok, eller om alle skal godkende. Arbejdskopien bliver skrivebeskyttet, så snart den sendes til godkendelse.

  4. Publiceret

    Den godkendte revision bliver den version, alle ser, proceskortets links åbner den fra da af, og en træningsregel kan bede de medarbejdere, den omfatter, om at læse og bekræfte den.

Et spor, I kan vise frem

En registrering pr. reviewer og godkender

Til gennemgang får hver reviewer sin egen registrering, og ved godkendelse hver godkender. Hver skriver en kommentar og accepterer eller afviser, og registreringerne følger versionen, så en auditor ser, hvem der gennemgik hvad, hvornår, og med hvilke bemærkninger.

  • Samme spor for hver slags sag — CAPA'er og ændringsanmodninger får de samme registreringer, og de kan sættes op for ethvert objekt og enhver tilstand.
Visningen Governance Documents med arbejdskopien af SOP 004 foldet ud til dens to registreringer, en review-registrering accepteret af revieweren og en godkendelsesregistrering tildelt godkenderen, og review-registreringens kort ved siden af med reviewerens kommentar, den person, der udførte den, og workflowbjælken på Accepted

Se et dokument gå fra arbejdskopi til publiceret

Book en demo
Til hurtigere gennemgange

Skriv og gennemgå den næste revision sammen

Normalt er et dokument låst til den ene person, der redigerer det. Når flere skriver eller gennemgår en revision sammen, starter ét klik en samredigering i OneDrive, og ingen sender et link rundt på mail. Når et dokument når en tilstand, for eksempel For Review, kan VisualQMS også automatisk tjekke det ud til personerne i den tilstand med registrering af ændringer slået til, så reviewerne skriver deres bemærkninger direkte i arbejdskopien. I kan se, hvad der blev delt og med hvem, og sessionen kommer tilbage som én ny version.

Word, Excel og PowerPoint Autoriserede brugere klikker på Redigér, og dokumentet åbnes direkte i Office-programmet uden download og upload.
M‑Files Jeres M‑Files-rettigheder afgør, hvem der må dele et udkast, og folk uden for virksomheden kan inviteres.
Teams og SharePoint Åbn et styret dokument fra Teams for at redigere eller læse det, og gør de dokumenter, folk har brug for, tilgængelige via SharePoint.
Start fra skabelonen

Hvert dokument starter fra en godkendt skabelon til sin type

SOP'er, politikker, instruktioner og formularer har hver deres skabeloner, én eller flere. Opret et dokument, vælg dets type og skabelonen, så åbner det i Word, Excel eller PowerPoint med oplysningerne fra registreringen allerede i teksten.

Oplysninger fra registreringen, inde i teksten

Godkendt af, godkendt den og versionsnummeret skrives af sig selv ind i dokumentet, og det samme gør enhver anden oplysning på registreringen: kundens navn og adresse, afdelingen, procesområdet. Ingen taster dem to gange.

Skabeloner til hver slags dokument

Hver dokumenttype har sine egne skabeloner, så en SOP ligner en SOP og en politik en politik, uanset hvem der skrev den. Hvor én type kræver flere, for eksempel en kontrakt pr. land, er hver af dem en skabelon af den type.

Skabeloner under samme kontrol

En skabelon gennemgås og godkendes som ethvert andet dokument. Når et dokument kommer op til revision, tjekker VisualQMS, om der kræves en nyere skabelon.

De små ting, der glipper

Det praktiske klarer systemet for jer

Gennemgange, der starter af sig selv

Hvert styret dokument har en næste gennemgangsdato, sat automatisk eller manuelt. Når den nærmer sig, får de udpegede personer besked, og en gennemgang går i gang.

Komplet, før det går videre

Et workflow kan gøre felter obligatoriske i en bestemt tilstand, så et dokument ikke kan sendes til godkendelse med manglende oplysninger.

Tag jeres dokumenter med

Behold den dokumentnummerering, I har, tilføj oplysninger samlet fra Excel-skabeloner, eller lad AI'en læse dem ud af dokumenterne, og importér store mængder automatisk.

En SOP med formularerne koblet på

Kobl en SOP til dens instruktioner og formularer, så folk finder dem samlet, både når de søger, og når de træner.

Vis os jeres godkendelsesforløb

Fortæl os, hvem der gennemgår, hvem der godkender, og hvordan folk leder efter procedurer i dag, så planlægger vi en personlig demo ud fra det. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo Kontakt os

Spørgsmål om dokumentstyring

Hvordan sikrer VisualQMS, at alle ser den nyeste version?
Hvert styret dokument har en arbejdskopi og en publiceret version. Udkast og gennemgange sker i arbejdskopien, og almindelige brugere ser kun den senest publicerede version. Når en ny revision er godkendt og publiceret, bliver den til den version, de åbner, og tidligere versioner bliver liggende i versionshistorikken.
Hvad dækker dokumentstyring i VisualQMS?
SOP'er, politikker, procedurer, instruktioner og skabeloner. Hvert dokument skrives i en arbejdskopi, gennemgås og godkendes, før det publiceres, og har en næste gennemgangsdato og sin fulde versionshistorik. Almindelige brugere ser kun den publicerede version.
Hvad sker der, hvis to personer vil redigere det samme dokument?
Den første, der begynder at redigere, tjekker det ud, og det er låst til vedkommende, indtil det tjekkes ind igen. Andre kan stadig åbne det skrivebeskyttet og se, at det er tjekket ud til en anden. I en samredigering skriver de inviterede i det samme dokument på én gang.
Hvordan holdes skabelonerne under kontrol?
Hver dokumenttype har sine egne skabeloner, og et nyt dokument starter fra den aktuelle version af den, I vælger. Skabeloner gennemgås og godkendes som ethvert andet styret dokument. Når I opretter et dokument, tilføjes skabelonens version som en oplysning på det, og når dokumentet senere revideres eller gennemgås, tjekker VisualQMS, om der kræves en nyere skabelonversion.
Kan versionsnummer og godkendelsesdata stå inde i dokumentet?
Ja. Godkendelsesdato, godkender og versionsnummer skrives automatisk ind i Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter, så ingen taster dem i hånden.
Hvordan sættes den næste gennemgangsdato?
Enten automatisk, for eksempel et fast tidsrum efter publicering, eller manuelt. Når datoen nærmer sig, får de udpegede personer besked, og en gennemgang går i gang.
Hvordan logger medforfattere ind?
Interne brugere logger ind med single sign-on, og eksterne med engangsadgangskoder. Invitationerne styres af applikationen, og kun brugere med de rette rettigheder i M‑Files kan dele et dokument.
Kan vi tage vores eksisterende dokumenter og nummerering med?
Ja. VisualQMS kommer med værktøjer til at flytte eksisterende dokumentation ind. Den nuværende dokumentnummerering kan genbruges, oplysninger kan tilføjes samlet med Excel-skabeloner eller læses ud af dokumenterne af AI'en, og meget store mængder kan importeres automatisk. Derefter findes dokumenterne efter, hvad de er, gennem deres oplysninger.
Kan redigering kræve en godkendt ændringsanmodning først?
Ja, hvis jeres regler kræver det. VisualQMS sørger så for, at ændringsanmodningen er godkendt, før det styrede dokument redigeres.
Bliver hver ændring registreret til brug ved audits?
Ja. Hver gang et dokument tjekkes ind, eller dets oplysninger ændres, for eksempel den næste gennemgangsdato, føjes en ny version til dets historik. Indhold og oplysninger i tidligere versioner kan ikke redigeres. En samredigering kommer tilbage som én ny version. Gennemgange og godkendelser dokumenteres også i registreringer, der sendes til de udpegede personer.