Opbyg et dokumentbibliotek, I har styr på

Nogen beder om den gældende version af en procedure og får tre forskellige tilbage fra tre personer. Styrede dokumenter er den del af kvalitetsstyringssystemet, der løser det, og de er næste emne i serien Kom i gang. Denne del handler om at gøre status over det, I har, om skabeloner og om flowene for udarbejdelse og godkendelse af dokumenter.

Få overblik over det indhold, I har#

En af de første opgaver er at forstå den dokumentation, I har i dag, og planlægge, hvordan den gøres klar til QMS’et. Det, I finder, sætter rammerne for biblioteket.

Planlæg, hvilke oplysninger hvert dokument skal have#

De fleste dokumentsamlinger, også dem, der vedligeholdes manuelt, er sorteret på en eller anden måde. Spørg jer selv:

• Hvor mange typer styrende dokumenter findes der, fra politikker til arbejdsinstruktioner?
• Hører de til bestemte procesområder eller afdelinger?
• Hvad er ellers vigtigt, når nogen leder efter et dokument?

VisualQMS bygger mange funktioner på metadata, så de oplysninger, I giver hvert dokument, afgør, hvordan medarbejderne finder det, og hvordan det bliver sorteret. Det meste kan ændres senere, så det behøver ikke være perfekt fra dag ét.

Ryd op, før I flytter#

Det betaler sig ofte at rydde op i samlingen først, så kun brugbart indhold flytter med ind i QMS’et. Procesejerne og deres medarbejdere er de rette til den opgave. Samtidig er det et godt tidspunkt at gennemgå jeres dokumentskabeloner og opdatere dem, der trænger.

Ligger de fleste af jeres filer i netværksmapper uden metadata, så lav en liste i Excel med de oplysninger, hver fil skal have. Listen giver jer overblikket under flytningen.

Sæt flowene for udarbejdelse og godkendelse op#

At fastlægge, hvordan dokumenter skrives, gennemgås og godkendes, er en vigtig milepæl. Nogle steder er det ligetil, andre steder kræver det lidt omtanke. Det afhænger af, hvem der arbejder med dokumenterne, hvilke krav I skal leve op til, og hvor mange der skal godkende en ændring.

Giv et flow de trin og godkendere, der skal til for at opfylde jeres krav, og ikke flere, for et flow, der er for komplekst, bliver en byrde. Der findes eksempler på flows til udarbejdelse og godkendelse af dokumenter, som I kan bruge, som de er, eller tilpasse. Der er også flows til andre opgaver, for eksempel udfasning af dokumenter og GDPR.

Når flowene er på plads, ser de medarbejdere, der ikke redigerer i et dokument, kun den seneste publicerede version.

Fyld biblioteket#

Når strukturen er på plads, uploader I jeres gennemgåede dokumenter og giver dem metadata manuelt i samme omgang. Er der tale om meget store mængder, kan der sættes en automatisk import op.

Jeres nuværende dokumentnumre kan blive, som de er.

Næste del: sådan er et visuelt QMS bygget op, og sådan kommer I i gang.

Har I et dokumentbibliotek, der skal flyttes, så book en demo, og vi viser jer, hvordan flytningen og godkendelsesflowene bliver sat op. Måske er I stadig ved at vælge system. Vores hjælp, mens I finder og vælger et QMS, er gratis. Skriv til sales@solutionmanagement.eu. Vi svarer samme arbejdsdag.