Godkend ændringen, før nogen redigerer
En kollega beder om en ændret formulering på gangen, og begrundelsen bliver aldrig skrevet ned. I VisualQMS er anmodningen en registrering, og hvor jeres regler kræver det, kan dokumentet først redigeres, når den er godkendt.
- Begrundelsen skrives ned
- Godkendt før redigering
- Hver version gemmes
Fra anmodning til den version, medarbejderne bruger
Anmodningen og det dokument, den ændrer, er koblet sammen hele vejen.
-
Nogen beder om en ændring
Anmodningen siger, hvad der skal ændres og hvorfor, og peger på de dokumenter, risici eller CAPA'er, den handler om.
-
Anmodningen bliver godkendt
Jeres godkendere
Kræver reglerne en godkendt ændringsanmodning, venter redigeringen til den foreligger.
-
Dokumentet bliver redigeret
Forfattere og reviewere
Autoriserede medarbejdere klikker på rediger og arbejder i Word, Excel eller PowerPoint, og hver reviewer får sin egen gennemgangsregistrering at udfylde.
-
Den nye version bliver publiceret
Den godkendte version bliver den, almindelige brugere ser, og den tidligere version bliver liggende i historikken.
Se, hvorfor en procedure blev ændret
Koblet til det, den berører
En ændringsanmodning peger på de dokumenter, den berører, og på den risikovurdering, CAPA eller non conformance, der ligger bag.
Den gamle version bliver gemt
Den forrige version bliver liggende i historikken, og alle ændringer bliver logget.
Medarbejderne hører om den nye version
En træningsregel beder de medarbejdere, den omfatter, om at kvittere for den publicerede version.
Find de ændringer, der stadig venter på godkendelse
Hver kolonne er et trin i workflowet, og hvert kort viser anmodningens procesejer og forfaldsdato. Anmodninger, der venter på gennemgang, og dem, der venter på godkendelse, har deres egne kolonner, hver med et antal øverst.
De samme ændringsanmodninger kan også vises som liste, i en kalender eller som gantt-diagram, så alle, der er involveret i en ændring, kan se, hvor langt den er nået.
Den godkendte version er den, folk åbner
Ændringsanmodninger og dokumentstyring arbejder sammen. Anmodningen viser, hvorfor et dokument ændres, og den reviderede version bliver gennemgået og godkendt, før den publiceres. En anmodning kan også pege på den risikovurdering eller CAPA, der ligger bag.
Når den nye version er publiceret, beder Training Management de medarbejdere, den omfatter, om at kvittere for den. Med proceskortene åbner hver aktivitet, der linker til proceduren, den nye version fra da af, og kortet skal ikke publiceres igen.
Spørgsmål om Change Management
Hvordan adskiller det sig fra at følge ændringer i et regneark?
Et regneark viser, at en ændring blev drøftet. I VisualQMS er en ændringsanmodning en registrering med sit eget workflow, og kræver jeres regler det, kan det styrede dokument ikke redigeres, før anmodningen er godkendt. Den nye version bliver derefter gennemgået og godkendt, og den tidligere version bliver liggende i versionshistorikken.
Er Change Requests en del af kernen eller en tilføjelse?
Change Requests er et af tillægsmodulerne. Ændringsanmodningen og det styrede dokument følger hver deres workflow, og de forbliver koblet sammen.
Kan godkendelsesforløbet være forskelligt for forskellige dokumenttyper?
Ja. Gennemgang og godkendelse kan have ekstra trin, parallelle eller sekventielle gennemgange og regler for, om én godkendelse er nok, eller om alle godkendere skal skrive under.
Hvordan holder vi en forældet revision ude af omløb?
Hvordan bliver ændringer færdige til tiden?
Modulerne til kvalitetsaktiviteter bruger planlægning, påmindelser og notifikationer. Hver reviewer af et dokument får en gennemgangsregistrering, og en forsinket gennemgangsregistrering bliver eskaleret.
Hænger Change Management sammen med risiko og CAPA?
Ja. Change Requests, Risk Assessments og CAPA er tillægsmoduler, og alle tillægsmoduler er fuldt krydsrefererede til de andre moduler, også non conformances og de dokumenter, en ændring berører.
Kobl hver ændring til sagen bag den
Internal Audit Management
Se, hvor hver audit står, med påmindelser til de involverede og observationer koblet til CAPA.
Se moduletIssue Management
Registrér en hændelse eller en kundereklamation, bestem, hvordan hver slags håndteres, og hold den koblet til den CAPA, den fører til.
Se moduletCAPA Management
Korrigerende og forebyggende handlinger med en ansvarlig og en frist, koblet til det fund, der satte dem i gang.
Se moduletTraining Management
Se, hvem der har læst den nye procedure. Tildel træning efter rolle, afdeling eller enhver anden oplysning om medarbejderen, og lederen får besked, når den er forsinket.
Se moduletDeviation Management
Afvigelser håndteret på samme måde hver gang og koblet til CAPA.
Se moduletNon Conformance Management
Non conformances registreret i deres eget modul, ført fra registrering til gennemgang og godkendelse og koblet til de CAPA'er, der retter op på dem.
Se moduletRisk Management
Risikovurderinger, der følger jeres egen metode og forbliver koblet til de CAPA'er, ændringer og dokumenter, de vedrører.
Se modulet