Book en demo
Fra e-signatur til ERP

Passer til de systemer, I allerede har

Procedurer skrives i Word og udarbejdes sammen i OneDrive, mails arkiveres fra Outlook, og underskrevne dokumenter kommer selv tilbage fra DocuSign eller Adobe Acrobat Sign. En AI-assistent inde i M‑Files svarer ud fra jeres egne registreringer, og kunder og produkter kan komme fra jeres ERP.

Book en demo Se, hvad VisualQMS er

Lavet og implementeret af Solution Management, autoriseret M‑Files-forhandler og forhandler af Elements.cloud.

Illustration af VisualQMS på M-Files i midten med Microsoft 365, Teams og SharePoint, DocuSign og Adobe Sign, en AI-assistent, ERP- og CRM-systemer og Elements.cloud omkring sig
Afstemt efter jeres opsætning

Hvor kvalitetsarbejdet møder jeres andre systemer

I behøver ikke have M‑Files i forvejen: det følger med VisualQMS. Fortæl os, hvad I ellers kører, så fortæller vi, hvad hver forbindelse kræver.

Word, Excel og PowerPoint Klik på Redigér, så åbner det styrede dokument i Office. Godkendelsesdato, godkender og version skrives ind i filen.
Samskrivning i OneDrive Flere skriver i det samme udkast på én gang, også folk uden for virksomheden, og det kommer tilbage til M‑Files som en ny version.
DocuSign og Adobe Acrobat Sign Send et dokument til underskrift, så kommer den underskrevne version selv tilbage i M‑Files.
Microsoft Teams Åbn et styret dokument fra Teams, og søg i M‑Files uden at forlade det.
Outlook Arkivér mails og deres vedhæftninger fra Outlook, og læs en hel mailtråd samlet i M‑Files. M‑Files finder selv kunden eller kontakten ud fra mailen.
SharePoint Gør de dokumenter, et team har brug for, tilgængelige gennem SharePoint.
ERP og CRM Kunder, produkter og leverandører fra jeres ERP. Vi har koblet Microsoft Dynamics og Maconomy på, M‑Files har connectors til SAP, Dynamics 365 og Salesforce, og ethvert system med en SQL-database bag sig kan kobles direkte på. Alt andet bygger vi forbindelsen til.
Microsoft Entra Ligger jeres roller og medarbejderoplysninger i Entra, synkroniseres grupperne og de oplysninger, I vælger, til VisualQMS. Træningsreglerne bruger dem, så træningen følger med, når folk skifter rolle.
Elements.cloud De kort, der tegnes dér, åbnes i VisualQMS med hver aktivitet koblet til sin procedure.
Arbejder inde i M‑Files

AI ud fra jeres data, på den model I vælger

Den AI-assistent, vi leverer sammen med VisualQMS, sidder inde i M‑Files, i panelet ved siden af den registrering, I har åben, og i dens højrekliksmenu. Den svarer ud fra den registrering, den visning, I står i, eller hele vaulten, følger koblingerne mellem sager og tæller dem efter deres felter. Den søger og læser som den, der spørger, så den ser aldrig andet, end personen må se.

  • På den model, I vælger — I kan bruge Scaleway (en europæisk udbyder, hostet i EU), OpenAI eller Azure AI Foundry eller køre en model på jeres egne servere. Med M‑Files, modellen og et eventuelt søgeindeks på jeres egne servere bliver det, den læser, inde i virksomheden.
  • Spor en sag — Spørg "Hvilke CAPA'er er koblet til denne non conformance, og hvad retter hver af dem op på?", så kommer hver CAPA tilbage som et link til sin registrering.
  • Tæl efter trin — Tæl åbne CAPA'er eller reklamationer efter trin, som et diagram I kan kopiere ind i en rapport.
  • Opsummér eller sammenlign — Opsummér en procedure, eller sammenlign to versioner, fra højrekliksmenuen.
Se AI i VisualQMS
AI-assistentens panel inde i M-Files besvarer, hvilke CAPA'er der er koblet til en non conformance: den nævner de to CAPA'er som links til deres registreringer og fortæller, hvad hver af dem retter op på
Start dér, hvor jeres dokumenter ligger

Find jeres eksisterende dokumenter, mens I flytter ind

M‑Files kobler sig på jeres fildrev og SharePoint Online, så folk kan finde dokumenterne, hvor de ligger, og I flytter dem ind i jeres eget tempo.

  1. Find dem, hvor de ligger

    Når forbindelsen er sat op, søger og åbner folk dokumenterne på jeres fildrev og i SharePoint Online fra M‑Files. I M‑Files Cloud nås fildrev gennem M‑Files Ground Link.

  2. Giv de vigtige oplysninger

    Giv et dokument sine oplysninger, så dukker det op i jeres visninger, mens filen bliver liggende, hvor den er. Fra da af gemmes ændringer lavet gennem M‑Files i dets versionshistorik.

  3. Flyt dem ind, når I er klar

    Tag dokumenterne ind én afdeling eller ét team ad gangen. De beholder deres gamle numre, og deres oplysninger tilføjes samlet fra Excel. Vi tager dem ind sammen med jer med migreringsværktøjerne.

Vis os, hvor jeres dokumenter ligger

Book en demo
Tegnet i Elements.cloud

Proceskort, der følger med jeres procedurer

Jeres processer tegnes i Elements.cloud, og hver aktivitet på kortet åbner den godkendte procedure bag den. Når en ny version af en procedure er godkendt og publiceret, åbner aktiviteten den nye, og kortet skal ikke publiceres igen. Proceskortene er et kernemodul.

Se visuelle processer
Processen Deliver Products and Services som seks aktiviteter fra onboarding af nye kunder til overdragelse til support, hver med de roller, der udfører den, og pile imellem dem, og et ISO 9001-mærke på Validate Delivery Acceptance
Mindre arkivering i hånden

Mails, scanninger og data fra jeres andre systemer

En mappe, der arkiverer sig selv

Filer, der gemmes i en fælles mappe, for eksempel den, jeres scanner gemmer i, samles op og arkiveres med deres oplysninger. Oplysningerne kan sættes for mappen eller læses ud af filen.

En indbakke, der arkiverer sig selv

Hvor M‑Files kører på jeres egne servere, kan I pege den på en postkasse i Microsoft 365, Gmail eller en anden IMAP-tjeneste, og hver mail, der kommer ind, arkiveres med sine vedhæftninger. Oplysningerne sættes for den postkasse eller læses ud af mailen.

Lister, der holdes ajour

M‑Files kan holde en liste som kunder, produkter eller medarbejdere synkroniseret med en ekstern database.

Et andet system, I ikke kan undvære

Fortæl os, hvilket system og hvilke data I har i tankerne, så fortæller vi, hvordan VisualQMS kan kobles på det, gennem API'er, direkte databaseforbindelser (ODBC) eller andre metoder. Om nødvendigt tilpasser vi VisualQMS til det.

Fortæl os, hvad I kører på i dag

Book en demo, og spørg, hvordan VisualQMS vil spille sammen med de værktøjer, data og systemer, jeres team allerede bruger. Send os gerne listen på skrift, hvis det er nemmere. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo Skriv til os

Spørgsmål om integrationer

Skal vi have M‑Files i forvejen?
Nej. M‑Files, et fuldt dokumentstyringssystem, er med, når I implementerer VisualQMS, og I kan også bruge det til andre dele af forretningen.
Hvad sker der med de dokumenter, vi endnu ikke har flyttet?
Dokumenter på jeres fildrev eller i SharePoint Online kan findes fra M‑Files, hvor de ligger, når forbindelsen er sat op, og flyttes ind, når I er klar. Giv et dokument sine oplysninger, så dukker det op i jeres visninger. Fra da af gemmes ændringer lavet i M‑Files i dets versionshistorik; ændringer lavet direkte på drevet gør ikke. Flyttede dokumenter beholder deres numre, og deres oplysninger tilføjes samlet fra Excel. I M‑Files Cloud nås fildrev gennem M‑Files Ground Link, som kører på en server i jeres eget netværk. Vi gennemgår, hvad hver connector kræver, når vi afgrænser opgaven.
Kan vi bruge DocuSign eller andre e-signaturer?
Ja. Med integrationen til DocuSign eller Adobe Acrobat Sign i M‑Files og jeres eget abonnement på tjenesten kommer det underskrevne dokument automatisk tilbage i M‑Files. Integrationen kræver en licensnøgle til tilføjelsen fra M‑Files. Vil I underskrive et workflow-trin inde i M‑Files, skal I have modulet Electronic Signatures and Advanced Logging, som koster ekstra.
Hvordan fungerer samskrivning?
Den 31. december 2026 udfaser Microsoft Office Online Server, som M‑Files' samredigering i browseren bygger på, når M‑Files kører på jeres egne servere. I M‑Files Cloud med Microsoft 365 virker M‑Files' egen samredigering i browseren og i Office på skrivebordet, når dokumenterne ligger i Microsoft 365-lager og åbnes i den nye M‑Files Desktop eller Web; vi gennemgår, hvad jeres opsætning understøtter, når vi afgrænser opgaven. Den app til samredigering, vi leverer sammen med VisualQMS, virker i skyen og på jeres egne servere. Ét klik åbner dokumentet i OneDrive, folk redigerer det sammen i Office på skrivebordet eller i browseren, og det kommer tilbage som en ny version. Folk uden for virksomheden kan inviteres og behøver ingen M‑Files-licens. Appen kræver M‑Files 25.1 eller nyere, Microsoft Entra ID, Microsoft 365 Office-licenser til interne brugere og en servicekonto med en OneDrive-licens.
Hvilke AI-modeller kan vi bruge, og hvor går vores indhold hen?
Den assistent, vi leverer sammen med VisualQMS, er CtrlScout, en app, der installeres i jeres M‑Files-vault. I vælger, hvor AI'en kører: Scaleway (en europæisk udbyder, hostet i EU), OpenAI, Azure AI Foundry eller en model på jeres egne servere. Spørgsmålene, og det indhold, CtrlScout læser for at besvare dem, går til den tjeneste. Modellen skal understøtte funktionskald, og CtrlScout kobler sig på den med en API-nøgle. Kør M‑Files og modellen på jeres egne servere, så forlader jeres data aldrig virksomheden. Slår I søgning efter betydning til, skal dens indeks og den tjeneste, der laver det, også ligge dér. Filer, folk vedhæfter fra deres egen computer, går til samme tjeneste, og vedhæftninger kan slås fra.
Hvad med M‑Files Aino og Microsoft 365 Copilot?
Aino er M‑Files' egen AI-assistent, og den er tilgængelig for VisualQMS-kunder. Microsoft 365 Copilot arbejder med M‑Files-dokumenter og M‑Files-rettigheder, når Microsoft 365-lager eller M‑Files' Copilot-connector er sat op, og brugerne har Copilot-licenser.
Kan vi koble vores ERP eller CRM på?
Ja. Det typiske er at hente kunder, produkter, producenter eller leverandører fra ERP- eller CRM-systemet, så kvalitetsarbejdet bruger de oplysninger uden at vedligeholde dem i VisualQMS. Vi har koblet Microsoft Dynamics og Maconomy på, M‑Files har connectors til SAP, Dynamics 365 og Salesforce, og ethvert system med en SQL-database bag sig kan kobles direkte på. Alt andet bygger vi forbindelsen til. Vi gennemgår, hvad jeres system kræver, når vi afgrænser opgaven.
Hvordan spiller VisualQMS sammen med Microsoft 365?
VisualQMS er tæt integreret med Microsoft 365. Godkendelsesdato, godkender og version skrives ind i Word-, Excel- og PowerPoint-filer, I redigerer uden at downloade og uploade i hånden, og dokumenter kan gøres tilgængelige gennem Teams eller SharePoint. Mails arkiveres fra Outlook med deres oplysninger; i nye Outlook og Outlook på nettet sker det gennem M‑Files for Outlook Lite, som følger med, eller Pro, som licenseres separat. Mailene i en samtale kobles sammen i M‑Files, så en hel tråd kan læses samlet. Med Pro arkiveres nye mails i en samtale, I har arkiveret, og mails lagt i en valgt Outlook-mappe, af sig selv. I klassisk Outlook kan Outlook-regler også arkivere mails automatisk.
Kan mails og scannede filer komme ind af sig selv?
Ja. M‑Files kan overvåge en fælles mappe, for eksempel den, jeres scanner gemmer i, og arkivere det, der kommer, med dets oplysninger. Hvor M‑Files kører på jeres egne servere, kan det også overvåge en postkasse i Microsoft 365, Gmail eller en anden IMAP-tjeneste og arkivere hver mail med sine vedhæftninger. For M‑Files Cloud: spørg os. Fortæl os, hvilken mappe eller postkasse I har i tankerne, og hvor M‑Files kører, så fortæller vi, hvad der gælder.
Kan medarbejderne søge i M‑Files fra Teams?
Ja, på to måder. M‑Files' egen app til Teams kræver den nye M‑Files Cloud eller en egen M‑Files-server sat op til gRPC. Den app til søgning i Teams, vi leverer sammen med VisualQMS, kræver M‑Files 20.12 eller nyere, Microsoft Entra ID og M‑Files Classic Web over HTTPS. Den søger i M‑Files fra Teams-chatten og gør indsatte M‑Files-links til kort, folk kan klikke på.
Kan folk logge ind med deres Microsoft-konto?
Login med Microsoft Entra ID, med jeres egne regler som totrinsbekræftelse, virker gennem M‑Files' fødererede godkendelse. Fortæl os om jeres opsætning, så fortæller vi, hvad der gælder.
Hvordan kommer proceskortene fra Elements.cloud ind i VisualQMS?
I kortlægger jeres processer i UPN (Universal Process Notation) i Elements.cloud. VisualQMS viser de kort, der vedligeholdes dér, så hver aktivitet kan åbne den seneste godkendte version af sit dokument. Når et dokument publiceres, opdateres dets link i Elements.clouds URL-bibliotek automatisk.
Hvor ligger vores data?
Hvor I vælger: på jeres egne servere, hostet, i jeres egen sky eller i M‑Files Cloud. M‑Files Cloud kører i Microsoft Azure og er krypteret både i hvile og under overførsel, og M‑Files er certificeret efter ISO/IEC 27001 med et omfang, der dækker M‑Files Cloud. Spørg os, hvilken Azure-region jeres abonnement ville bruge.
Hvem laver apps'ene?
CtrlDocs, kåret som M‑Files Solution Partner of the Year 2025, laver CtrlShare, CtrlScout og CtrlConnect, apps'ene til samredigering, AI og søgning i Teams. Vi leverer og implementerer dem sammen med VisualQMS, tager dem, I vil have, med i jeres tilbud og supporterer dem som en del af jeres VisualQMS. CtrlDocs laver også CtrlProcesses, den viewer, der viser jeres proceskort.