Book en demo
Processer, man kan se

Vis, hvordan arbejdet udføres

En ny operatør starter mandag, og kvalitetshåndbogen siger ikke, hvad der kommer først. VisualQMS viser jeres processer som kort, fra hele virksomheden ned til den enkelte aktivitet, med den godkendte procedure bag hver af dem.

Book en demo af proceskort Se, hvad en ny medarbejder ser
  • Hver aktivitet åbner sin procedure
  • Kortlagt i workshops med jer
To skærmbilleder fra VisualQMS: virksomhedens proceslandskab med strategiske, kerne- og støtteprocesser og signaturforklaringen for standarder, og processen Deliver Products and Services med aktiviteten Validate Delivery Acceptance åbnet til sin procedure, sin instruktion og det ISO 9001-krav, den opfylder
Set med den nye medarbejders øjne

Hvem man giver arbejdet videre til, hvad man følger, og hvorfor

Her er, hvad mandagens nye operatør ser på hvert niveau.

Virksomhedens proceslandskab i VisualQMS: strategiske processer øverst, kerneprocesserne fra forskning og udvikling til support i midten og støtteprocesserne nederst, hver med den rolle, der ejer den, mærker hvor ISO 9001, NIS2, GDPR eller ISO 27001 gælder, og en signaturforklaring med standardernes navne

Ét skærmbillede for hele virksomheden

Strategiske, kerne- og støtteprocesser på ét skærmbillede, hver med den rolle, der ejer den, og et mærke, hvor en standard gælder. En ny medarbejder finder sit eget område og følger det ned til sit eget arbejde.

Processen Deliver Products and Services som seks aktiviteter fra onboarding af nye kunder til overdragelse til support, hver med de roller, der udfører den, og pile imellem dem, og et ISO 9001-mærke på Validate Delivery Acceptance

Hvem der udfører hver aktivitet, og hvad der går videre

Hver aktivitet nævner den rolle, der udfører den, med bogstaver for hvem der er ansvarlig, godkender, støtter, høres og orienteres. Pile viser, hvad der går videre til næste aktivitet, og et mærke viser, hvor ISO 9001 gælder.

Den samme proces med aktiviteten Validate Delivery Acceptance åbnet ved siden af. Panelet viser dens vedhæftninger, proceduren SOP 004 3.0 og instruktionen INST 001 1.1, hver med et link, der åbner den i M-Files, og det ISO 9001-krav 8.6 Release of products and services, den opfylder

Proceduren, instruktionen og kravet bag

Hver aktivitet har sin godkendte procedure og instruktion med sig og nævner det krav i standarden, den opfylder, så folk ser kravet bag deres eget arbejde.

Når en procedure ændres

Publicér en ny version, så åbner hver aktivitet den

Når en ny version af en procedure er godkendt og publiceret, åbner hver aktivitet, der linker til den, den version fra da af, og kortet skal ikke publiceres igen.

  • Tegn det én gang — Det samme gælder hvert dokument, der linkes fra en aktivitet, for eksempel en instruktion eller en politik. Kortet peger hele tiden på det, folk skal arbejde efter.
  • Kun godkendte versioner — Dem, der følger kortet, ser den publicerede version. Udkast bliver hos de personer, I giver lov til at se dem.
Panelet for aktiviteten Validate Delivery Acceptance: under Attachments proceduren SOP 004 3.0 og instruktionen INST 001 1.1, hver med Open Document in M-Files, og under Reference Model Nodes ISO 9001-kravet 8.6 Release of products and services

Klik jer gennem en proces i en personlig demo

Book en demo af proceskort
For hele organisationen

Tydeligt nok til, at folk læser det

En notation, alle kan læse

Diagrammerne bruger UPN, Universal Process Notation. Den er let for dem, der dokumenterer en proces, og let for dem, der følger den.

Vist efter rolle

Hvad den enkelte ser i diagrammerne og deres bilag, afhænger af rolle og adgangsrettigheder.

Findes, hvor folk leder

De samme kort dukker op i søgeresultater, ved siden af de dokumenter og opgaver, de vedrører.

Se, hvem der bruger kortene

M‑Files logger, hver gang et kort åbnes, hvornår og af hvem, så kvalitetsafdelingen kan se, hvilke kort der bliver brugt.

I brug, før det er færdigt

Start med de store linjer, og tilføj detaljer undervejs

Jeres procesejere kortlægger deres egne områder i workshops, og vi holder kortlægningsworkshopperne sammen med jer.

  1. Kortlæg det øverste niveau

    Tegn ét skærmbillede for hele virksomheden, og så ét for hvert procesområde.

  2. Kobl vejledningen på

    Forbind hver aktivitet med dens procedurer, standarder og andet indhold.

  3. Gå tidligt i drift

    Folk åbner kortet for deres eget arbejde, mens det stadig er en skitse.

  4. Tilføj detaljer undervejs

    Gå dybere i hvert område, mens folk bruger kortene. En detaljeret opgave forklares tit bedre med et link til en instruktion eller en kort video end med endnu et niveau.

Se en proces, der ligner jeres

Fortæl os, hvad jeres virksomhed laver, så planlægger vi en personlig demo ud fra det. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo af proceskort Kontakt os

Spørgsmål om visuelle processer

Hvor starter vi?
Styrede dokumenter kommer som regel først, og proceskortene følger efter eller starter samtidig. I bestemmer, hvor langt I vil gå med kortene, og resten af VisualQMS kan tilføjes fra start eller senere.
Hvor tegnes diagrammerne?
I Elements.cloud. VisualQMS viser diagrammerne fra et tilknyttet space i Elements.cloud og lægger sine egne visuelle elementer oven på. De nødvendige softwarelicenser til M‑Files, Elements.cloud og VisualQMS leveres som en del af løsningen.
Hvordan følger diagrammerne med dokumenterne?
Når en ny version af et dokument publiceres, opdateres dets link i Elements.clouds URL-bibliotek, og hver aktivitet, der linker til det, åbner den seneste godkendte version. Kortet skal ikke publiceres igen. Fordi diagrammer, aktiviteter og ressourcer også findes som metadata, tilføjer VisualQMS det, Elements.cloud ikke viser af sig selv: et ikon, hvor der henvises til en kvalitetsstandard, og et videoikon, hvor der er linket en video.
Hvem tegner kortene?
Jeres procesejere og deres folk, som regel i workshops, hvor teamet lærer notationen og webværktøjet, mens det kortlægger processerne. Solution Management har implementeret løsninger til forretningsprocesstyring i mere end ti år, og vi holder workshopperne sammen med jer. Se, hvordan vi kortlægger processer med jer.
Hvordan hjælper et proceskort med ISO 9001?
Et mærke på en aktivitet viser, hvor et krav i ISO 9001, eller i en anden standard eller forordning, gælder, og aktiviteten nævner det krav, den opfylder. Fra den anden side viser hvert krav de procesaktiviteter og dokumenter, der er koblet til det. VisualQMS certificerer jer ikke. Det viser, hvilke dele af jeres arbejde der er koblet til hvert krav.
Kan folk trænes i en proces?
Ja. En træningsregel kan udpege en forretningsproces som noget, der skal læres, så folk trænes i forløbet såvel som i dokumenterne, og træningen tildeles efter rolle, afdeling, land eller en hvilken som helst anden oplysning om medarbejderen.
Kan vi se, om folk bruger kortene?
Ja. M‑Files logger, hver gang et kort åbnes, hvornår og af hvem, så kvalitetsafdelingen kan se, hvilke kort der bliver brugt.
Skal vi kortlægge alle processer, før vi starter?
Nej. Diagrammerne kan starte på et overordnet niveau og blive gjort langt mere detaljerede senere. Hvor dybt I kortlægger hvert procesområde, bestemmer I selv.