Boka en demo
Visuella processkartor

Visa hur arbetet utförs

En ny operatör börjar på måndag, och kvalitetsmanualen säger inte vad hen ska göra först. VisualQMS visar era processer som kartor, från hela företaget ner till en enskild aktivitet. Varje aktivitet bär den godkända rutinen för den.

Boka en demo av processkartorna Se vad en nyanställd ser
  • Varje aktivitet öppnar sin godkända rutin
  • Kartlagt i workshoppar vi håller med er
Två skärmar ur VisualQMS: företagets processlandskap med strategiska, kärn- och stödprocesser och förklaringen av standarderna, och processen Deliver Products and Services med aktiviteten Validate Delivery Acceptance öppnad mot sin rutin, sin instruktion och det avsnitt i ISO 9001 den svarar mot
Med en nyanställds ögon

Vem man lämnar över till, vad man följer, och varför

Så här ser måndagens nya operatör det på varje nivå.

Företagets processlandskap i VisualQMS: strategiska processer överst, kärnprocesserna från forskning och utveckling till support i mitten, och stödprocesserna under, var och en med den roll som äger den, taggar där ISO 9001, NIS2, GDPR eller ISO 27001 gäller, och en förklaring som namnger standarderna

En skärm för hela företaget

Strategiska, kärn- och stödprocesser på en skärm, var och en med den roll som äger den och en tagg där en standard gäller. En nyanställd hittar sitt eget område och följer det ner till sitt eget arbete.

Processen Deliver Products and Services som sex aktiviteter från onboarding av nya kunder till överlämning till support, var och en med de roller som utför den och pilar mellan dem, och en ISO 9001-tagg på Validate Delivery Acceptance

Vem som utför varje aktivitet och vad som lämnas vidare

Varje aktivitet anger den roll som utför den, med bokstäver för vem som är ansvarig, beslutar, stöttar, rådfrågas och informeras. Pilar visar vad som går vidare till nästa aktivitet, och en tagg markerar var ISO 9001 gäller.

Samma process med aktiviteten Validate Delivery Acceptance öppnad bredvid. Panelen listar dess bilagor, rutinen SOP 004 3.0 och instruktionen INST 001 1.1, var och en med en länk som öppnar den i M-Files, och avsnittet 8.6 Release of products and services i ISO 9001 som den svarar mot

Rutinen, instruktionen och kravet bakom

Varje aktivitet bär sin godkända rutin och instruktion och anger det krav i standarden den svarar mot, så att människor ser kravet bakom sitt eget arbete.

När en rutin ändras

En ny version öppnas från varje aktivitet

När en ny version av en rutin godkänns och publiceras öppnar varje aktivitet som länkar till den just den versionen från och med nu, och kartan behöver inte publiceras om.

  • Rita det en gång — Samma sak gäller varje dokument som länkas från en aktivitet, som en instruktion eller en policy. Kartan fortsätter peka på det folk ska arbeta efter.
  • Bara godkända versioner — De som följer kartan ser den publicerade versionen. Utkast stannar hos de personer ni låter se dem.
Panelen för aktiviteten Validate Delivery Acceptance: under Attachments rutinen SOP 004 3.0 och instruktionen INST 001 1.1, var och en med Open Document in M-Files, och under Reference Model Nodes avsnittet 8.6 Release of products and services i ISO 9001

Klicka er genom en process i en personlig demo

Boka en demo av processkartorna
För hela organisationen

Tydligt nog att folk faktiskt läser det

En notation folk kan läsa

Diagrammen använder UPN, Universal Process Notation. Den är lätt för dem som dokumenterar en process och lätt för dem som följer den.

Visat efter roll

Vad varje person ser i diagrammen och deras bilagor styrs av roll och behörigheter.

Hittas var folk än letar

Samma kartor dyker upp i sökresultaten, bredvid de dokument och uppgifter de hör ihop med.

Se vem som använder kartorna

M‑Files loggar varje gång en karta öppnas, när och av vem, så kvalitetsteamet kan se vilka kartor som används.

I bruk innan det är färdigt

Börja grovt och lägg till detaljer efter hand

Era processägare kartlägger sina egna områden i workshoppar, och vi håller kartläggningsworkshopparna tillsammans med er.

  1. Kartlägg den översta nivån

    Rita en skärm för hela företaget, sedan en för varje processområde.

  2. Koppla på vägledningen

    Koppla varje aktivitet till sina rutiner, standarder och annat innehåll.

  3. Gå live tidigt

    Folk öppnar kartan för sitt eget arbete medan den fortfarande är en skiss.

  4. Detaljera under användning

    Gå djupare i varje område medan folk använder kartorna. För ett detaljerat jobb förklarar en länk till en instruktion eller en kort video det ofta bättre än ännu en nivå.

Se en process som er egen

Berätta vad ert företag gör, så lägger vi upp en personlig demo kring det. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo av processkartorna Kontakta oss

Frågor om visuella processer

Var börjar vi?
Styrda dokument kommer oftast först, och processkartorna följer eller startar parallellt med dem. Ni bestämmer hur långt ni tar kartorna, och resten av VisualQMS kan läggas till från början eller senare.
Var ritas diagrammen?
I Elements.cloud. VisualQMS visar diagrammen från ett kopplat utrymme i Elements.cloud och lägger sina egna visuella komponenter ovanpå. De programvarulicenser som behövs för M‑Files, Elements.cloud och VisualQMS levereras som en del av lösningen.
Hur håller diagrammen jämna steg med dokumenten?
När en ny version av ett dokument publiceras uppdateras dess länk i URL-biblioteket i Elements.cloud, och varje aktivitet som länkar till det öppnar den senast godkända versionen. Kartan behöver inte publiceras om. Eftersom diagram, aktiviteter och resurser också finns som metadata lägger VisualQMS till det Elements.cloud inte visar av sig självt: en ikon där en kvalitetsstandard refereras, och en videoikon där en video är länkad.
Vem ritar kartorna?
Era processägare och deras medarbetare, oftast i workshoppar, där teamet lär sig notationen och webbverktyget medan det fångar processerna. Solution Management har implementerat lösningar för affärsprocesser i mer än tio år, och vi håller workshopparna tillsammans med er. Se hur vi kartlägger processer med er.
Hur hjälper en processkarta med ISO 9001?
En tagg på en aktivitet markerar var ett krav i ISO 9001, eller i en annan standard eller förordning, gäller, och aktiviteten anger det krav den svarar mot. Från andra hållet listar varje krav de processaktiviteter och dokument som är kopplade till det. VisualQMS certifierar er inte. Det visar vilka delar av ert arbete som är kopplade till varje krav.
Kan folk utbildas på en process?
Ja. En utbildningsregel kan peka ut en affärsprocess som något att lära sig, så att folk utbildas på flödet lika väl som på dokumenten, och utbildningen tilldelas efter roll, avdelning, land eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren.
Kan vi se om folk använder kartorna?
Ja. M‑Files loggar varje gång en karta öppnas, när och av vem, så kvalitetsteamet kan se vilka kartor som används.
Måste vi kartlägga varje process innan vi börjar?
Nej. Diagrammen kan börja på en översiktlig nivå och tas till en mycket mer detaljerad nivå senare. Hur djupt ni kartlägger varje processområde är ert beslut.