Håll varje korrigerande åtgärd i rörelse
En korrigerande åtgärd som ligger i ett kalkylblad och en mejltråd stannar av, och vid revisionen är det svårt att visa vad den hörde till. I VisualQMS går var och en till den ansvariga med en deadline, kopplad till fyndet bakom.
- En ägare och en deadline för varje åtgärd
- Kopplad till fyndet bakom
- Eskaleras när en deadline passerar
Klart när revisorn frågar vad ni gjorde
Kopplad till där det började
Koppla en CAPA till den non conformance, reklamation eller revisionsobservation som ligger bakom, och till den ändringsförfrågan och de dokument som kom ur den.
Påminnelser tills det är gjort
Åtgärder tidsätts och folk påminns. När en deadline passerar eskaleras uppgiften.
Samma steg varje gång
Varje CAPA följer det arbetsflöde ni har kommit överens om, och varje steg går till de ansvariga för det. Varje godkännande, granskning och verifiering är en egen post, med personens kommentar och godkännande eller avslag.
Följ ett problem från fynd till åtgärd
En korrigerande åtgärd behåller sina kopplingar till där den började och till det den ändrade.
-
Något upptäcks
En non conformance, en kundreklamation eller en observation från en internrevision registreras i sin egen modul.
-
Åtgärden tilldelas
En CAPA hänvisar tillbaka till fyndet, och arbetsflödet skickar åtgärderna till de ansvariga.
-
Rutinen ändras
Om ett styrt dokument måste ändras och era regler kräver det, godkänns ändringsförfrågan innan någon redigerar.
-
CAPA:n rymmer hela historien
Fyndet, åtgärderna och den reviderade rutinen förblir kopplade till CAPA:n, så en revisors fråga besvaras från ett enda ärende.
Se var varje CAPA står med en blick
Varje CAPA ligger i kolumnen för det steg den har nått, med genomförare och deadline på kortet. Siffran överst i en kolumn säger hur många CAPA:er som ligger i det steget.
Samma CAPA:er kan också öppnas som en lista, i en kalender eller som ett ganttdiagram, så chefer kan följa varje CAPA och dess deadline utan att be om en statusrapport.
En CAPA börjar oftast någon annanstans
En CAPA kan peka tillbaka på det som startade den: en non conformance, en avvikelse, ett registrerat ärende eller en observation från en internrevision.
När åtgärden innebär att en SOP uppdateras tar dokumentstyrningen den nya versionen genom granskning och godkännande, och utbildningshanteringen ber de personer den omfattar att bekräfta den.
Frågor om CAPA Management
Är CAPA en del av kärnan eller ett tillägg?
Kan arbetsflödet följa den metod för korrigerande åtgärder vi redan använder?
Hur hålls CAPA:erna i tid?
Kan en post hållas kvar tills informationen är komplett?
Vad kan en CAPA kopplas till?
Lägg till de moduler era CAPA:er hänger ihop med
Internal Audit Management
Vet var varje revision står, med påminnelser till de inblandade och observationer knutna till CAPA.
Se Internal Audit ManagementIssue Management
Registrera ett ärende eller en kundreklamation, bestäm hur varje slag hanteras, och håll det knutet till den CAPA det leder till.
Se Issue ManagementTraining Management
Se vem som har läst den nya rutinen. Tilldela utbildning efter roll, avdelning eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren, och chefen får veta när den är försenad.
Se Training ManagementChange Management
Ändringsförfrågningar som anger vad som ändras och varför, godkända innan ett styrt dokument redigeras.
Se Change ManagementDeviation Management
Avvikelser hanterade på samma sätt varje gång, och kopplade till CAPA.
Se Deviation ManagementNon Conformance Management
Non conformances registrerade i sin egen modul, tagna från registrering till granskning och godkännande, och kopplade till de CAPA:er som rättar till dem.
Se Non Conformance ManagementRisk Management
Riskbedömningar som följer er egen metod och förblir kopplade till de CAPA:er, ändringar och dokument de gäller.
Se Risk Management