Boka en demo
Infört tillsammans med er

Igång, en modul i taget

Flytta över ert kvalitetssystem i etapper. Börja med era dokument, och lägg till CAPA, revisioner eller riskhantering när ni är redo, var och en anpassad till er organisation och kopplad till det som redan finns. Vi inför det tillsammans med er, ofta på distans och över tidszoner.

Boka en demo

Utvecklat och implementerat av Solution Management, auktoriserad M‑Files-återförsäljare.

Tre skärmar ur VisualQMS: företagets processlandskap med strategiska, kärn- och stödprocesser, vyn Governance Documents med de publicerade rutinerna, och en persons utbildningspost med portalen som förklarar stegen
Vyn All Training Records i M-Files med en persons utbildningspost öppnad bredvid: postens uppgifter, det publicerade dokumentet och de tre numrerade instruktionerna i dess portal
Era dokument visar vägen

Publicera en rutin, så läser rätt personer den

Författare öppnar en rutin i Word direkt från VisualQMS. När den är godkänd skrivs godkännandedatum, godkännare och versionsnummer in i den åt dem. När den publiceras och era utbildningsregler anger vem som ska läsa den, ombeds de personerna att läsa och bekräfta den, och en portal bredvid deras utbildningspost kan förklara varje steg. Om någon missar deadline får chefen veta det.

I den takt som passar er

Fem steg från där ni är i dag till VisualQMS

  1. Sätt upp det kring er organisation

    Modulerna kommer förkonfigurerade, så vi utgår från en fungerande uppsättning. Ni berättar om era avdelningar, regioner och roller, och vem som ska granska och godkänna era dokument. Godkännandeflödet kan användas som det är, eller så justerar vi det.

  2. Flytta över era dokument

    Ni väljer vad som ska flyttas över, och när, och städar det som behöver det. Dokument kan behålla sina gamla nummer, och deras uppgifter kan fyllas i från en Excel-mall. Stora samlingar kan importeras automatiskt. Om ni arbetar mot ISO 9001 eller en annan standard tas dess krav också in, oftast från en fil, och era dokument märks med dem de uppfyller.

  3. Era dokument går live

    De godkända rutinerna publiceras, och folk hittar den gällande versionen i VisualQMS. Där era utbildningsregler anger vem som ska läsa en rutin får de personerna en uppgift att läsa och bekräfta den.

  4. Låt processkartorna växa

    För processkartorna räcker en grov toppnivå för att börja. Era processägare kartlägger sina områden, typiskt i workshoppar med oss, där ert team lär sig notationen och webbverktyget. Detaljerna följer medan folk använder kartorna.

  5. Lägg till moduler när ni är redo

    CAPA, non conformances, internrevisioner eller riskhantering kan komma med från början eller senare. Var och en anpassas till er organisation och kopplas till det som redan finns.

Planera er första etapp med oss

Boka en demo
Er del och vår

Era medarbetare kan arbetet. Vi sätter upp systemet.

Er del

  • Ange era avdelningar, regioner och roller, och se till att varje persons roll och chef är kända, från Entra eller Active Directory eller hållna i VisualQMS.
  • Bestäm vem som godkänner era dokument, och vem som måste läsa vilka (era utbildningsregler).
  • Välj vilka dokument som ska flyttas över; deras ägare städar dem som behöver det.
  • För processkartorna, ge era processägare tid till workshopparna.
  • Välj var det ska köras: M‑Files Cloud, hostat, ert eget moln eller era egna servrar.

Vår del

  • Leverera licenserna: M‑Files, VisualQMS, och Elements.cloud för processkartorna.
  • Sätta upp modulerna för er organisation, med utgångspunkt i moduler som kommer förkonfigurerade.
  • Sätta upp godkännandeflödet och utbildningsreglerna tillsammans med er.
  • Hjälpa till att flytta över era dokument med migreringsverktygen.
  • Hålla kartläggningsworkshopparna.
  • Skräddarsy det som behöver skräddarsys.
  • Stötta er i det dagliga arbetet efter driftstarten.

Vår hjälp att införa det ligger på samma offert som licenserna. Det offerten täcker

Väljer ni fortfarande QMS, eller har ni redan M‑Files?

Prata med oss i båda fallen. Vår hjälp medan ni väljer ett QMS är kostnadsfri, och om ni redan använder M‑Files och vill ha ett QMS går vi igenom det tillsammans med er. Skriv till oss med er fråga, så svarar vi samma arbetsdag.

Skriv till oss Boka en demo

Frågor om implementering

Hur lång tid tar implementeringen?
Ni sätter takten. Styrda dokument kommer oftast först, så att folk redigerar och godkänner i det nya systemet tidigt. De andra modulerna följer från början eller senare, eller så sätter ni upp hela systemet på en gång. Varje modul kommer förkonfigurerad, så arbetet består i att anpassa den till er organisation; en modul byggs från grunden bara för något som bara ni gör. Fyra saker avgör hur lång tid det tar: vilka moduler ni börjar med; om ni tar med processkartorna, och hur långt ni tar dem; hur många dokument ni flyttar in före driftstarten, och hur mycket städning de behöver; och hur mycket ni vill ha skräddarsytt. Boka en demo, så går vi igenom er omfattning tillsammans.
Kan vi migrera våra befintliga dokument?
Ja. VisualQMS kommer med verktyg för att migrera befintlig dokumentation. Ni kan återanvända er befintliga dokumentnumrering och lägga till metadata i mängd med Excel-migreringsmallar. Dokument kan laddas upp för hand, eller importeras automatiskt när de är många. Dokument på filservrar eller i SharePoint Online kan också hittas från M‑Files där de är, och flyttas in senare. I M‑Files Cloud nås filservrar via M‑Files Ground Link. Så hittar folk de dokument ni inte har flyttat
Kan vi behålla våra egna mallar och processer?
Ja. Era mallar går genom granskning och godkännande som vilket styrt dokument som helst, så bara godkända mallar används. Varje nytt dokument registrerar vilken mallversion det kom från, och när det revideras nästa gång kontrollerar VisualQMS om en nyare mall behövs. Godkännandeflödet fungerar som det är, eller så justerar vi det: extra steg, parallella eller sekventiella granskningar, och om en godkännare räcker eller alla måste skriva under.
Hur hänger det ihop med Microsoft 365 och Entra?
Behöriga personer klickar på redigera, så öppnas dokumentet i Word, Excel eller PowerPoint utan att laddas ner och upp för hand. När ett dokument är godkänt fylls godkännandedatum, godkännare och versionsnummer i inne i det. Om era roller och medarbetaruppgifter finns i Entra synkroniseras dess grupper och de uppgifter ni väljer till VisualQMS. Utbildningsreglerna använder dem, så utbildningen följer med när folk byter roll. Roller kan också hållas i VisualQMS självt.
Vem gör konfigurationsarbetet?
Det gör vi, tillsammans med er. Vi sätter upp de förkonfigurerade modulerna för er organisation och skräddarsyr dem där ni behöver det. Era medarbetare anger avdelningar och roller, bestämmer vem som godkänner och vem som måste läsa, och väljer vilka dokument som ska flyttas över. Vi inför det ofta på distans, över tidszoner.
Kommer det att störa hur vi arbetar i dag?
Ni kan rulla ut det i etapper. Börja med de dokument som betyder mest, och lägg till detaljer och moduler över tid. För processkartorna räcker en första version på hög nivå.