Visa vad som gällde i mars
Revisorn vill se SOP:en som den såg ut i mars, vem som godkände den och bevis på att folk utbildades på den. I VisualQMS, ett komplett kvalitetsledningssystem, finns allt det samlat med dokumentet, och CAPA, avvikelser och revisioner kan komma med senare.
- Behåll Word, Excel och Microsoft 365
- Era dokumentnummer följer med
- Dokumenten först, modulerna senare
Ett kalkylblad och ett mappträd driver ett kvalitetssystem ett tag. Sedan växer teamet, eller en revision närmar sig. Två personer redigerar två kopior som båda kallar gällande, och den signering som gjorde en rutin officiell ligger i en inkorg ingen kan söka i.
Trycket att flytta kommer oftast utifrån. Den senaste revisionen blev ett kaos, en kund hittade felet före er, eller ett nytt avtal kräver bevis på ett kontrollerat QMS. Era styrda dokument ligger då i VisualQMS, och folk når fortfarande dem de behöver via Microsoft Teams eller SharePoint. Om ni fortfarande jämför system, börja med köpguiden till att välja ett QMS.
Fyra saker en revision hittar på en delad enhet
Att driva kvalitet på filer och mappar ger vardagliga problem. Vart och ett blir ett revisionsproblem den dag någon tittar närmare.
Underlag hopsamlat för hand
Före varje revision samlar ni underlaget ur inkorgar och kalkylblad. Att visa vilken revision som gällde ett visst datum är ännu svårare.
Två kopior, båda kallade gällande
SOP_final, SOP_final_v2, SOP_final_v7-ANVÄND-DENNA. Folk sparar lokala kopior, så den föråldrade rutinen cirkulerar bredvid den godkända.
Godkännanden som bor i en inkorg
Signeringen som gjorde en revision officiell ligger i någons mejl. När revisorn ber att få se den går ni och letar efter meddelandet.
Utbildning bokförd för hand
En läst-och-förstått-lista i ett kalkylblad har inga sista datum och ingen eskalering. Luckan syns när en revision hittar den.
Era medarbetare fortsätter redigera i Word och Excel
Att flytta till VisualQMS ändrar allt runt ett dokument och lämnar redigeringen där den var. Behöriga personer klickar på redigera och arbetar i Word, Excel eller PowerPoint, och dokument kan fortfarande nås från Teams eller SharePoint.
En gällande version
Varje styrt dokument har en arbetsversion och en publicerad. De som utför arbetet ser den senast publicerade versionen.
Godkännandet samlat med dokumentet
En revision går till sina granskare och godkännare innan den publiceras. Varje granskning registreras, och en försenad eskaleras.
En historik över varje ändring
Varje ändring av ett dokument eller dess uppgifter sparas som en ny version. Ni kan visa vad som ändrades och när.
Utbildning som följer dokumentet
När en ny version publiceras ber en utbildningsregel de berörda att läsa och bekräfta den. Om någon är försenad får chefen veta det.
Hitta rutinen från processaktiviteten
Varje aktivitet på processkartan länkar till sina dokument och de standarder den svarar mot. En länk till ett godkänt dokument öppnar den senast godkända versionen.
Svara revisorn utifrån kravet
Märk era rutiner och processkartor med de krav de svarar mot. Vyn Compliance listar dem sedan under varje krav i er standard, tillsammans med internrevisionerna.
På en delad enhet är den listan ett kalkylblad någon håller uppdaterat för hand.
Internrevisionerna listas också. De revisioner som är kopplade till ett krav visas under det med dokumenten och aktiviteterna, så frågan efter "hur uppfyller ni det?", som är "när kontrollerade ni senast?", besvaras på samma ställe.
Flytta bara det ni fortfarande använder
-
Steg 1: Börja med era dokument
Styrda dokument kommer oftast först, och processkartorna, så redigering och godkännande kommer igång tidigt. Kartorna kan börja enkelt och få detaljer senare.
-
Steg 2: Städa innan ni flyttar
Bestäm vilka slags dokument ni har och vad ni vill ha registrerat om vart och ett, och lämna kvar det ingen använder. Om filerna ligger i nätverksmappar, lista dem i ett Excel-blad med de uppgifterna för att hålla koll på migreringen.
-
Steg 3: Flytta över dokumenten
Era befintliga dokumentnummer kan behållas, och uppgifterna läggs till i mängd från Excel-mallar. Från och med då hittar folk ett dokument efter vad det är, vilken mapp det än låg i förut.
-
Steg 4: Lägg godkännanden och utbildning på dokumentet
Arbetsflödet för granskning och godkännande ersätter signeringen per mejl, med utgångspunkt i ett exempelflöde eller ert eget. Utbildningsregler ber sedan rätt personer att bekräfta varje nypublicerad version.
-
Steg 5: Lägg till moduler när ni behöver dem
CAPA, ändringsförfrågningar, internrevision och non conformances kan komma med från början eller senare, och de kopplas till det som redan finns. Vi hjälper er att införa det.
Frågor team ställer innan de flyttar
Förlorar vi Microsoft 365 eller SharePoint?
Nej, ni fortsätter använda dem. Era styrda dokument flyttar in i VisualQMS, och relevanta dokument kan göras tillgängliga via Microsoft Teams eller SharePoint. VisualQMS är tätt integrerat med Microsoft 365: personer med rätt behörigheter öppnar dokument för redigering eller läsning från Microsoft Office, VisualQMS eller Microsoft Teams, och samredigerar via OneDrive.
Vad händer med våra befintliga filer?
De migreras in i VisualQMS, som bygger på plattformen M‑Files. Befintlig dokumentnumrering kan återanvändas, metadata läggs till i mängd med Excel-migreringsmallar, och för stora volymer kan en automatisk import sättas upp. Det är ett bra tillfälle att städa, så att bara användbart innehåll följer med.
Kan flödet för granskning och godkännande följa vår egen rutin?
Ja. Granskningar kan köras parallellt eller i följd, regler avgör om ett godkännande räcker eller om alla godkännare måste skriva under, och extra steg kan läggas till. Varje granskning dokumenteras i en post som skickas till den utsedda personen och eskaleras om den är försenad. Med full versionshantering behöver ingen hålla egna kopior.
Hur följer utbildningen ett dokument?
Utbildningsregler tilldelar läst-och-förstått-utbildning efter roll, avdelning, land eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren. När en ny version publiceras kan en regel skapa nya utbildningsposter, och en försenad post aviserar medarbetarens chef.
Hur lång tid tar det?
Fyra saker avgör hur lång tid det tar: vilka moduler ni börjar med; om ni tar med processkartorna, och hur långt ni tar dem; hur många dokument ni flyttar in före driftstarten, och hur mycket städning de behöver; och hur mycket ni vill ha skräddarsytt. Ni behöver inte använda varje modul: styrda dokument kommer oftast först, och resten kan läggas till senare. Boka en demo, så går vi igenom er omfattning tillsammans.
Är det mer låst än en delad enhet?
Det är mer kontrollerat: en revision går genom granskning och godkännande innan vanliga användare ser den, och vad varje person ser styrs av roll och behörigheter. Ett dokument kan till exempel bli skrivskyddat när det skickas för godkännande. M‑Files sparar varje ändring av innehåll och metadata som en ny version.
Var börjar vi?
Vanligtvis med styrda dokument och processkartorna, så att redigeringen och godkännandet av dokument kommer igång. Därifrån lägger ni till de moduler ni behöver, som CAPA, ändringsförfrågningar eller internrevision. Utbildningshantering är en av kärnmodulerna.