Boka en demo
Dokumentstyrning

Alla öppnar den godkända versionen

Operatören öppnar en rutin och får den godkända versionen, varje gång. Nästa revision skrivs, granskas och godkänns där bara de som arbetar med den ser den, och ersätter sedan den gamla. Varje SOP, policy och instruktion följer samma väg.

Boka en demo av dokumentstyrning Se hur implementeringen går till
  • Skrivet i Word, Excel och PowerPoint
  • Era dokumentnummer följer med
Två skärmar ur VisualQMS: vyn Governance Documents med de publicerade rutinerna, deras nästa granskningsdatum och godkännare, och framför den arbetskopian av SOP 004 i sitt godkännandesteg, med redaktör, granskare och godkännare och arbetsflödesbandet på 4. For Approval
Inget mappträd att enas om

Hitta dokument så som ni tänker på dem

En rutin hör till en process, till avdelningen som driver den och till krav i den standard ni arbetar mot. En mapp tvingar er att välja ett av dem, oavsett om den ligger på en delad enhet eller i SharePoint, så kopior uppstår. I VisualQMS ligger en rutin inte i någon mapp alls. Den bär några uppgifter om vad den är, och dyker upp i varje vy den passar in i, utan kopior att hålla uppdaterade.

Processkartan för reklamationer med aktiviteten Assess severity and contain öppnad bredvid. Panelen listar dess rutin, QP-08 Complaint handling procedure, med en länk som öppnar den i M-Files, anteckningar om allvarlighetsgrad, en vy över öppna reklamationer och det avsnitt i ISO 9001 som aktiviteten svarar mot.

Rutinen ligger under sin aktivitet på processkartan

Varje aktivitet på processkartan listar den rutin, de instruktioner och de anteckningar som hör till den, och öppnar den godkända versionen.

Kraven i ISO 9001 listade som ett träd, med 7 Support öppnat, 7.2 Competence utfällt till de tre dokument som är kopplade till det, SOP 004 markerad, och dess metadatakort bredvid trädet med godkännare, datum och nästa granskningsdatum

Kvalitetschefen går krav för krav och hittar samma rutin

Rutiner märks med de krav de hör till, så en genomgång av standarden listar dokumenten bakom vart och ett.

Startsidan för vyer i VisualQMS med de gemensamma vyerna listade, bland dem Governance Documents, My Tasks, Quality Standards Views, Change Requests, Training Views, Business Process Views, CAPA och Recorded Issues

En vy för varje roll, och era egna

Gemensamma vyer sätts upp för varje roll, och vem som helst kan göra egna, välja vilka uppgifter som ska filtreras på, för att se dokumenten på sitt sätt. Ingen behöver enas om en mappstruktur, vilket är en stor del av skälet till att vi bygger VisualQMS på M‑Files.

Kontroll ni kan bevisa

Varje revision godkänd, varje ändring registrerad

Versionshistoriken sparar varje version: vem som ändrade den, när, och vilken status den hade, från första utkastet till den godkända revisionen. Tidigare versioner kan inte redigeras, så historiken är klar den dag en revisor frågar vad som ändrades.

Versionshistoriken för arbetskopian av SOP 004 i VisualQMS: sju versioner med den nyaste först, var och en med vem som ändrade den, när, och vilken status den hade, från första utkastet via granskning och sammanställning till godkännandesteget, med granskaren och nästa granskningsdatum i kolumner
Utkast hålls utom synhåll

Alla behåller den gällande versionen medan ni reviderar

Kvalitet skriver och granskar nästa revision i en arbetskopia. Alla andra fortsätter att öppna den publicerade versionen tills den nya är godkänd.

  1. Utkast

    Behöriga redaktörer

    Behöriga personer klickar på redigera, så öppnas dokumentet i Word, Excel eller PowerPoint, låst till dem tills de checkar in det igen. Om era regler kräver det måste en ändringsförfrågan godkännas först.

  2. Granska

    Granskare

    Varje granskare får en egen granskningspost att fylla i, parallellt eller en efter en. Försenade granskningar eskaleras enligt era regler.

  3. Godkänna

    Godkännare

    Era regler avgör om en godkännare räcker eller om alla måste skriva under. Arbetskopian blir skrivskyddad när den skickas för godkännande.

  4. Publicerad

    Den godkända revisionen blir den version alla ser, processkartans länkar öppnar den från och med nu, och en utbildningsregel kan be de personer den omfattar att läsa och bekräfta den.

Ett spår ni kan visa upp

En post per granskning och godkännande

När ett dokument går till granskning skapar VisualQMS en post per granskare, och vid godkännande en per godkännare. Var och en lämnar en kommentar och godkänner eller avvisar. Posterna förblir kopplade till versionen, så en revisor ser vem som granskade vad, när, och med vilka anmärkningar.

  • Samma spår för varje slags ärende — CAPA:er och ändringsförfrågningar får samma poster.
Vyn Governance Documents med arbetskopian av SOP 004 öppnad mot sina två poster, en granskningspost godkänd av granskaren och en godkännandepost tilldelad godkännaren, och granskningspostens kort bredvid med granskarens kommentar, personen som utförde den och arbetsflödesbandet på Accepted

Se ett dokument gå från arbetskopia till publicerat

Boka en demo
För snabbare granskningar

Skriv och granska nästa revision tillsammans

Normalt är ett dokument låst till den enda person som redigerar det. När flera skriver eller granskar en revision tillsammans startar ett klick en samredigering i OneDrive, och ingen skickar runt en länk per mejl. När ett dokument når en status, säg For Review, kan VisualQMS också checka ut det automatiskt till personerna i den statusen, med spåra ändringar påslaget, så granskarna skriver sina anmärkningar direkt i arbetskopian. Ni kan se vad som delades och med vem, och sessionen kommer tillbaka som en ny version.

Word, Excel och PowerPoint Behöriga personer klickar på redigera, så öppnas dokumentet i Office-programmet, utan nedladdning och uppladdning.
M‑Files Era M‑Files-behörigheter avgör vem som får dela ett utkast, och personer utanför organisationen kan bjudas in.
Teams och SharePoint Öppna ett styrt dokument från Teams, för att redigera eller läsa, och gör dem folk behöver tillgängliga via SharePoint.
Börja från mallen

Varje dokument börjar från en godkänd mall för sin typ

SOP:er, policyer, instruktioner och formulär har var sina mallar, en eller flera. Skapa ett dokument, välj typ och mall, så öppnas det i Word, Excel eller PowerPoint med uppgifterna på posten redan i texten.

Uppgifter från posten, i texten

Godkänd av, godkänd den och versionsnumret skrivs in i dokumentet av sig själva, och det gör varje annan uppgift på posten också: kundens namn och adress, avdelningen, processområdet. Ingen skriver dem två gånger.

Mallar för varje typ av dokument

Varje typ av dokument har sina egna mallar, så en SOP ser ut som en SOP och en policy som en policy, vem som än skrev den. Där en typ behöver flera, säg ett avtal per land, är var och en en mall av den typen.

Mallar under samma kontroll

En mall granskas och godkänns som vilket annat dokument som helst. När ett dokument ska revideras kontrollerar VisualQMS om en nyare mall krävs.

Det lilla som brukar glömmas

Underhållet systemet sköter åt er

Granskningar som startar av sig själva

Varje styrt dokument bär ett datum för nästa granskning, satt automatiskt eller för hand. När det närmar sig får de utsedda personerna besked och en granskning startar.

Komplett innan det går vidare

Ett arbetsflöde kan göra fält obligatoriska i en viss status, så ett dokument kan inte gå till godkännande med uppgifter som saknas.

Ta med era dokument

Behåll den dokumentnumrering ni har, lägg till uppgifter i mängd från Excel-mallar eller låt AI:n läsa dem ur dokumenten, och importera stora volymer automatiskt.

En SOP med sina formulär

Koppla en SOP till sina instruktioner och formulär, så hittar man dem tillsammans när man söker och när man utbildas.

Visa oss er väg till godkännande

Berätta vem som granskar, vem som godkänner och hur folk letar efter rutiner i dag, så lägger vi upp en personlig demo kring det. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo Kontakta oss

Frågor om dokumentstyrning

Hur ser ni till att folk alltid ser den senaste versionen?
Varje styrt dokument har en arbetskopia och en publicerad version. Utkast och granskningar sker i arbetskopian, och vanliga användare ser bara den senast publicerade versionen. När en ny revision godkänns och publiceras blir den versionen de öppnar, och tidigare versioner ligger kvar i versionshistoriken.
Vad omfattar dokumentstyrningen i VisualQMS?
SOP:er, policyer, rutiner, instruktioner och mallar. Var och en skrivs i en arbetskopia, granskas och godkänns innan den publiceras, och bär ett datum för nästa granskning och hela sin versionshistorik. Vanliga användare ser bara den publicerade versionen.
Vad händer om två personer vill redigera samma dokument?
Den som börjar redigera först checkar ut det, och det är låst till den personen tills det checkas in igen. Andra kan fortfarande öppna det skrivskyddat, och de ser att det är utcheckat till någon annan. I en samredigering skriver de inbjudna i samma dokument samtidigt.
Hur hålls mallarna under kontroll?
Varje typ av dokument har sina egna mallar, och ett nytt dokument börjar från den gällande versionen av den ni väljer. Mallar går igenom granskning och godkännande som vilket annat styrt dokument som helst. När ni skapar ett dokument läggs mallversionen till som en uppgift på det, och när dokumentet senare revideras eller granskas kontrollerar VisualQMS om en nyare mallversion krävs.
Kan versionsnumret och uppgifterna om godkännandet visas inne i dokumentet?
Ja. Godkänd den, godkänd av och versionsnummer skrivs in i Word-, Excel- och PowerPoint-dokument automatiskt, så ingen skriver dem för hand.
Hur sätts datumet för nästa granskning?
Antingen automatiskt, till exempel en bestämd tid efter publiceringen, eller för hand. När datumet närmar sig får de utsedda personerna besked och en granskningsprocess startar.
Hur loggar medförfattare in?
Intern åtkomst använder single sign-on och extern åtkomst engångslösenord. Inbjudningar styrs av applikationen, och bara användare med rätt M‑Files-behörigheter får dela ett dokument.
Kan vi ta med våra befintliga dokument och vår numrering?
Ja. VisualQMS kommer med verktyg för att flytta in befintlig dokumentation. Befintlig dokumentnumrering kan återanvändas, uppgifter kan läggas till i mängd med Excel-mallar eller läsas ur dokumenten av AI:n, och mycket stora volymer kan importeras automatiskt. Från och med då hittas dokumenten efter vad de är genom sina uppgifter.
Kan redigering kräva en godkänd ändringsförfrågan först?
Ja, om era regler kräver det. VisualQMS ser då till att ändringsförfrågan är godkänd innan det styrda dokumentet redigeras.
Registreras varje ändring inför revisioner?
Ja. Varje gång ett dokument checkas in igen, eller dess uppgifter ändras, som nästa granskningsdatum, läggs en ny version till i dess historik. Innehållet och uppgifterna i tidigare versioner kan inte redigeras. En samredigering kommer tillbaka som en ny version. Granskningar och godkännanden dokumenteras också i poster som skickas till de utsedda personerna.