Få ut ärendena ur inkorgen
En kunds godkännande av ett levererat projekt registrerades aldrig, och mejlet om det har vidarebefordrats två gånger. I VisualQMS blir det ett registrerat ärende med en ägare, kopplat till sin rutin och den CAPA som tar hand om det. Påminnelser håller det i rörelse.
- Kopplat till sin CAPA och rutin
- Påminnelser håller det i rörelse
- Ni bestämmer hur varje slag hanteras
Skicka varje slags ärende sin egen väg
Hanterat som ni bestämmer
Vad som ska hända med ett rapporterat ärende skiljer sig från företag till företag. Ni bestämmer hur varje slags ärende behandlas, och arbetsflödet följer.
Knutet till CAPA:n eller reklamationen
Ett registrerat ärende kopplas till den CAPA, non conformance eller kundreklamation det hör ihop med.
Fakta efterfrågas från början
Ett ärende kan hållas kvar i ett steg tills de obligatoriska fälten är ifyllda.
Spåra ärendet till rutinen bakom
Ett ärende listar den rutin, den processaktivitet och den CAPA det är kopplat till. Öppna CAPA:n, så listas dess registrerade ärende och den non conformance den hör till under den.
Dess kort anger avdelningen, rutinen, processaktiviteten och en rekommenderad åtgärd, och fältet längst ner visar vilken status det har nått.
Under CAPA:n ligger dess registrerade ärende, den non conformance den hör till, dess uppgifter och personerna som godkänner, genomför och verifierar den. När åtgärden är en ny version av rutinen tar dokumentstyrningen den genom granskning och godkännande, och utbildningshanteringen ber de personer den omfattar att bekräfta den.
Håll koll på hur långt varje ärende har kommit
Varje kort anger den ansvariga och det datum ärendet registrerades, och kolumnen visar vilken status det har. Statusarna följer sättet ni hanterar ärenden på, som avslutat med en CAPA eller en ändringsförfrågan, eller bedömt som att ingen CAPA behövs.
Ett klick visar samma ärenden som en lista, i en kalender eller som ett ganttdiagram, så kvalitetsteamet ser vilka ärenden som fortfarande är öppna och vem som har dem.
Frågor om att registrera ärenden
Hur skiljer sig det här från att följa ärenden i ett kalkylblad?
Kan vi bestämma hur ärenden hanteras?
Är Issue Management en del av kärnsystemet?
Ersätter ärendehanteringen ett separat system för reklamationer eller avvikelser?
Moduler ett rapporterat ärende kan leda till
Internal Audit Management
Vet var varje revision står, med påminnelser till de inblandade och observationer knutna till CAPA.
Se Internal Audit ManagementCAPA Management
Korrigerande och förebyggande åtgärder med en ansvarig och en deadline, kopplade till det fynd som startade dem.
Se CAPA ManagementTraining Management
Se vem som har läst den nya rutinen. Tilldela utbildning efter roll, avdelning eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren, och chefen får veta när den är försenad.
Se Training ManagementChange Management
Ändringsförfrågningar som anger vad som ändras och varför, godkända innan ett styrt dokument redigeras.
Se Change ManagementDeviation Management
Avvikelser hanterade på samma sätt varje gång, och kopplade till CAPA.
Se Deviation ManagementNon Conformance Management
Non conformances registrerade i sin egen modul, tagna från registrering till granskning och godkännande, och kopplade till de CAPA:er som rättar till dem.
Se Non Conformance ManagementRisk Management
Riskbedömningar som följer er egen metod och förblir kopplade till de CAPA:er, ändringar och dokument de gäller.
Se Risk Management