Boka en demo
AI inne i M‑Files

AI som svarar utifrån era egna poster

CtrlScout är en AI-chatt inne i M‑Files, bredvid den post ni har öppen. Be den sammanfatta eller jämföra dokument, hitta och räkna poster, eller skriva ett utkast till ett mejl. Den utgår från det M‑Files vet om varje post, och bara från det den som frågar får se.

Boka en AI-demo Se vad den gör
  • Körs som den som frågar, i varje steg
  • En europeisk leverantör, Azure eller era egna servrar
Tre vyer av AI:n inne i M-Files: chatten som svarar på vilka CAPA:er som är kopplade till en non conformance och vad var och en rättar till, ett stapeldiagram över dokument per klass med antalet ovanför, och ett metadatakort med AI:ns föreslagna beskrivning under det tomma fältet och popovern som visar var värdet kom ifrån
AI-chatten i M-Files svarar på vilka CAPA:er som är kopplade till non conformance-posten Inconsistent Verification of Customer Delivery Acceptance och vad var och en rättar till, med de två CAPA:erna namngivna som länkar till sina poster
Behörigheter respekterade i varje steg

Svar utifrån uppgifterna på varje post

M‑Files vet redan mycket om varje kvalitetspost: vilket slags post det är, var den står i sitt arbetsflöde, personerna och datumen på den, och vad den är kopplad till. Assistenten utgår från det. Fråga vilka CAPA:er som kom ur en non conformance, så följer den kopplingarna som är registrerade i M‑Files.

  • Söker, läser och räknar som ni — Varje sökning, dokumentläsning, följd koppling och räkning körs med behörigheterna hos den som frågar, så poster personen inte får öppna når aldrig svaret.
  • Ändringar först efter ert godkännande — En ändring körs som den person som godkänner den, och först när den har gjort det.
Precis intill era poster

Vardagshjälp med era kvalitetsposter, en fråga i taget

Fråga med vanliga ord i M‑Files-panelen, eller högerklicka på ett dokument. Assistenten svarar på den fråga ni ställer, och ni bestämmer vad som händer sedan.

AI-chatten tillfrågad om vad en rutin hör ihop med. Den svarar att elva objekt refererar till SOP:en, att två öppna non conformances fortfarande pekar på den och att en godkännandepost väntar på en signatur, och att ett objekt den inte kunde öppna med personens behörigheter är utelämnat, och listar sedan de poster den läste som källor

Kopplingarna bakom en post, sammanfattade

Fråga vad en rutin hör ihop med. Assistenten följer kopplingarna i M‑Files, säger vad som fortfarande pekar på den, och listar de poster den öppnade. Det personen inte får öppna hålls utanför, och svaret säger det.

AI-chatten tillfrågad om hur många dokument det finns i varje klass. Den svarar med totalen och ett stapeldiagram över dokument per klass, SOP, Policy, Procedure och Report

Ett antal och ett diagram till rapporten

Fråga hur många dokument det finns i varje klass, eller hur många CAPA:er som ligger i varje steg. Assistenten räknar de poster den som frågar får se, och ritar diagrammet.

AI-chatten ombedd, på danska, om ett statusmejl om leveransgodkännandet. Den visar utkastet med mottagare, ämne och tre statuspunkter, en knapp Download .eml draft, och den rutin den utgick från som källa

Mejlet, skrivet utifrån det ni just hittade

Efter en sökning eller en sammanfattning, be om mejlet. Ladda ner utkastet, så öppnas det i Outlook, klart att redigera och skicka. Assistenten fyller bara i adresser den har sett i konversationen.

Metadatakortet för ett dokument som just hämtats in i VisualQMS, i Draft, med AI:ns föreslagna processområde och beskrivning i lila rutor under de tomma fälten, en föreslagen egenskap Keywords som en knapp, och en popover öppen på beskrivningen som frågar om värdet ska läggas till, med värdets källa och en notering om att det är AI-genererat

Uppgifter föreslagna på kortet, för er att godta

När ett dokument hämtas in i VisualQMS läser assistenten det och föreslår dess uppgifter på metadatakortet: beskrivningen, processområdet, nyckelord. Varje förslag visar var värdet kom ifrån, och ni godtar de rätta.

Innan ni läser allt

Sammanfattningar, jämförelser och sökningar med vanliga ord

Sammanfatta först

Högerklicka på en lång rutin eller revisionsrapport och be om en sammanfattning innan ni läser den i sin helhet.

Jämför versioner eller dokument

Markera två versioner av en rutin, eller två dokument, så berättar assistenten hur innehållet skiljer sig.

Fråga vem som ändrade det

Fråga vem som ändrade ett dokument och när, så kommer svaret från dess versionshistorik.

Öppna långa listor i M‑Files-listningen

Be om de CAPA:er som fortfarande väntar på genomförande, så byggs sökningen från de uppgifter era poster redan har. Långa listor öppnas i M‑Files-listningen.

Uppgifter ifyllda på inkommande dokument

När dokument hämtas in i VisualQMS föreslår AI:n deras klass och uppgifter på metadatakortet, med assistenten eller M‑Files Aino. Godta de rätta och bortse från resten.

Ändra poster efter en förhandsvisning

Beskriv ändringen, säg "sätt avdelningen till Quality på de här tre registrerade ärendena". Assistenten visar varje post med gammalt och nytt värde, och ändrar ingenting förrän ni godkänner dem. Er administratör slår på det här.

Se den spåra en CAPA och räkna ärenden i en demo

Boka en AI-demo
EU, moln eller hos er

Ni väljer var AI:n körs, ända ner till era egna servrar

Varje fråga, och det innehåll assistenten läser för att besvara den, går till den AI-tjänst som valts för ert M‑Files. Välj den er datapolicy tillåter.

Scaleway

En europeisk AI-leverantör, med drift i EU.

OpenAI

Modeller från OpenAI, kopplade av er administratör.

Azure AI Foundry

Modeller ni kör i Microsofts Azure AI Foundry.

Era egna servrar

En modell på era egna servrar. Med M‑Files på era servrar också lämnar era data aldrig företaget.

Ta reda på vilken AI er uppsättning tillåter

Berätta hur ert M‑Files är uppsatt, eller att ni börjar från noll, så berättar vi vilka AI-alternativ som är öppna för er, inklusive att köra den på era egna servrar. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en AI-demo Kontakta oss

Frågor om AI och VisualQMS

Vad är CtrlScout?
AI-assistenten vi levererar tillsammans med VisualQMS. Den arbetar i högerpanelen i M‑Files, bredvid era poster. Den sammanfattar och jämför dokument, hittar och räknar poster, ritar diagram och skriver utkast till mejl, och den kan förbereda ändringar och föreslå metadata som en person godkänner. Ändringar, dokumentanalys, sökning efter innebörd och metadataförslag är licensierade delar som slås på var för sig, och metadataförslagen är en valfri del som installeras separat. Berätta vilka ni vill ha, så lägger vi dem i er offert.
Arbetar den på egen hand, som en AI-agent?
Nej. Det är en AI-chatt: den arbetar med den fråga någon ställer och besvarar den i panelen. När en fråga kräver fler steg än den får ta stannar den och frågar om den ska fortsätta eller svara med det den har. En ändring den förbereder väntar på att en person godkänner den. Beslut om regelefterlevnad, och granskningen och godkännandet av QMS-poster, ligger kvar hos era medarbetare och era arbetsflöden.
Respekterar AI:n våra behörigheter?
Ja, i varje steg av ett svar. Varje sökning, dokumentläsning, följd koppling och räkning körs som den som frågar, och det gör varje ändring också. Allt som applikationen sparar för hastighetens skull, som en cachad sammanfattning eller indexet för sökning efter innebörd, kontrolleras på nytt som den som frågar innan det når personen. Poster personen inte får öppna utelämnas, och när en kopplad post utelämnas säger svaret det. Konversationer syns bara för den som hade dem, och administratörer kan begränsa assistenten till valda användargrupper. M‑Files Aino använder era valvbehörigheter när den skapar ett svar, och M‑Files uppger att Microsoft 365 Copilot bara kan se innehåll som en användare har behörighet att visa.
Vilka AI-tjänster kan den använda, och vart går vårt innehåll?
Ni väljer var AI:n körs: Scaleway (en europeisk leverantör med drift i EU), OpenAI, Azure AI Foundry eller en modell på era egna servrar. Frågorna, och det innehåll CtrlScout läser för att besvara dem, går till den tjänsten. Filer en användare bifogar från sin egen dator går dit också, utan att passera valvet, och bilagor kan stängas av. Om ni slår på sökning efter innebörd indexeras de dokument ni väljer i förväg: deras text går till den tjänst som bygger indexet, och indexet lagras i ett lager ni själva driver eller hos OpenAI. Indexet byggs av applikationen själv, och varje träff kontrolleras på nytt som den som frågar innan den används.
Kan den köras helt på våra egna servrar?
Ja. När både M‑Files och AI-modellen körs på era egna servrar lämnar era data aldrig företaget. Om ni slår på sökning efter innebörd måste dess index och den tjänst som bygger det också köras där. Modellen måste tillhandahållas via ett OpenAI-kompatibelt gränssnitt och kunna anropa verktyg, och svaren blir inte bättre än den modell ni väljer.
Kan CtrlScout ändra eller skapa poster?
Bara när er administratör har slagit på det. Varje ändring är en förhandsvisning som en person godkänner, och den körs med den personens rättigheter, 10 poster i taget som standard. Om personen inte kunde göra ändringen för hand i M‑Files kan CtrlScout inte heller göra den: den misslyckas av samma skäl. Den ändrar aldrig en posts klass eller de fält M‑Files själv underhåller, som skapad och senast ändrad. Ångra ändringar rullar tillbaka en ändring som en ny version, med historiken bevarad, men hoppar över poster som har redigerats, checkats ut eller raderats sedan dess. Att skapa poster slås på separat. Den skapar bara metadata, aldrig filer, antingen från ett godkännandekort eller, när värden saknas, via M‑Files fönster New Object. En skapad post kan inte ångras.
Hur fungerar metadataförslagen?
De kommer från en valfri del av CtrlScout som installeras separat. Er administratör bestämmer vilka fält den föreslår värden för och vad den ska leta efter. Förslagen visas på metadatakortet när ett dokument läggs till eller när någon klickar på Analyze. Som standard väntar varje värde på att någon godtar det, och en administratör kan låta säkra värden fyllas i direkt. Det här är skilt från M‑Files egen Metadata Agent.
Kan svaren vara fel?
Ja, som med all AI, och panelen säger det. Antal räknas fram från posterna i M‑Files, inte uppskattas, och varje svar anger vad som räknades. Varje post den använde är en länk ni kan öppna, och när ett svar kommer från en sökning kan ni öppna den sökningen i M‑Files-listningen.
Vi har redan M‑Files Aino. Varför skulle vi lägga till CtrlScout?
Aino är M‑Files egen AI-assistent, och den är tillgänglig för VisualQMS-kunder. CtrlScout är byggd lite längre in i hur ni arbetar i M‑Files: den räknar poster och ritar diagram, öppnar sökningar i M‑Files-listningen, förbereder ändringar som en person godkänner, skriver utkast till mejl och föreslår metadata på kortet. Den körs också på den AI-tjänst ni väljer, inklusive en modell på era egna servrar.