Lätt att följa, svårt att göra fel
VisualQMS är ett komplett kvalitetsledningssystem byggt på M‑Files, med era processer ritade som kartor. Rutiner, utbildning, standarder och varje kvalitetsärende finns i det, var och en kopplad till det den gäller. Människor hittar genom att se, och varje version, godkännande och ärende hålls under kontroll.
- Anpassat till er organisation
- Era befintliga rutiner följer med
- Dator, webbläsare och mobil
Byggt på M‑Files, gjord för kontroll
VisualQMS körs på M‑Files, en dokumenthanteringsplattform byggd för regelefterlevnad, och processkartorna som ritas i Elements.cloud öppnas i samma klient. Man använder det på datorn, i webbläsaren och i mobilen med M‑Files-appen, i M‑Files Cloud, hostat, i ert eget moln eller på era egna servrar.
- Behörighet per person — Vem som ser arbetskopian, vem som bara ser den publicerade versionen och vem som får redigera.
- Varje version sparas — Varje gång en fil eller dess uppgifter ändras läggs en rad till i versionshistoriken.
- Godkännande som arbetsflöde — Granskningar och godkännanden går till namngivna personer, med deadline och eskalering.
Samma information, nådd på det sätt var och en arbetar
Man når en rutin eller ett ärende från var man än börjar.
Från processkartan
Varje aktivitet bär sin rutin, sina anteckningar och det standardkrav den svarar mot.
Från en vy
Listor uppsatta för varje roll, som de publicerade rutinerna eller de öppna CAPA:erna, med de kolumner som betyder något, och egna vyer för att se det på sitt sätt.
Från sökningen
Hitta ett dokument efter vad det är, dess typ, processområde och status, i stället för efter mappen någon sparade det i.
Från modulen
Varje kvalitetsmodul har sina egna vyer, från registrering till avslut.
Vyer som visar varje roll det viktiga
Vyerna till vänster är listor byggda på uppgifterna på posterna: godkända styrdokument med processområde, region och typ i kolumner, öppna CAPA:er, en avdelnings utbildning. Administratörer sätter upp de gemensamma vyerna, och vem som helst kan göra egna och välja vad som ska filtreras på. Varje lista sorteras på valfri kolumn.
Dokument, utbildning, standarder och processkartor, sammankopplade
Kärnmodulerna hänger ihop, kan konfigureras och kommer i färdiga varianter som anpassas till er organisation under implementeringen: processkartorna, styrda dokument med sina mallar, utbildning som läst-och-förstått-bekräftelser, stöd för era kvalitetsstandarder, och Comments & Suggestions. En rutin vet vilken utbildning den kräver, vilka standardkrav den svarar mot och vilken processaktivitet som öppnar den. Var och en av de fyra nedan har sin egen sida med alla detaljer.
Processkartor som öppnar rutinen
Era processer ritas i Elements.cloud och visas inne i VisualQMS, från företagsnivå ner till det dagliga jobbet. En aktivitet öppnar sin godkända rutin, anteckningar och videor, och ikoner markerar var en standard gäller. När en ny version av en rutin publiceras öppnar varje aktivitet som länkar till den just den versionen, så kartan behöver inte ritas om.
Rutiner godkända innan de används
SOP:er, policyer och instruktioner redigeras i Word, Excel eller PowerPoint direkt från VisualQMS. Varje ny version granskas och godkänns innan den publiceras, medarbetarna ser bara den publicerade versionen, och godkännaren, datumen och versionsnumret skrivs in i dokumentet, och ett datum för nästa granskning startar nästa granskning av sig självt.
Utbildning som tilldelar sig själv
Utbildningsregler anger vem som ska läsa vad, hur ofta och under vilka villkor: efter roll, avdelning, land eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren. Utbildning tilldelas när någon börjar, byter roll eller när en ny version publiceras, och en uppgift som ligger efter eskaleras till chefen. Alla ser sin egen utbildning, och chefer följer sitt teams.
- Roller från Microsoft Entra — Dess grupper synkroniseras, så utbildningen följer med när människor byter plats.
- En portal som förklarar stegen — En portal för dem som sällan använder systemet, med dokumentet en knapp bort.
Varje krav kopplat till sitt underlag
VisualQMS stöder kraven i de vanligaste kvalitetsstandarderna, och ni kan arbeta mot flera samtidigt. Rutiner och processaktiviteter märks med de krav de svarar mot, så en revisor kan gå igenom en standard krav för krav till underlaget bakom vart och ett, ISO 9001 och de andra var och en som sitt eget träd.
AI som svarar utifrån era egna poster
En AI-chatt sitter inne i M‑Files, bredvid den post ni har öppen, och svarar utifrån den posten, vyn ni står i eller hela systemet. Den utgår från det M‑Files vet om varje post, dess typ, status, personerna på den och dess kopplingar, och varje sökning, läsning och räkning körs som den som frågar.
- Uppgifter ifyllda på inkommande dokument — När dokument kommer in, från en mapp, en brevlåda eller en migrering, läser AI:n dem och fyller i klass och uppgifter, med CtrlScout eller M‑Files Aino.
- Spåra, räkna och jämföra — Vilka CAPA:er som är kopplade till en non conformance, hur många som ligger i varje steg, vad som ändrades mellan två versioner.
- Körs där ni väljer — Scaleway, en europeisk leverantör med drift i EU, OpenAI, Azure AI Foundry eller en modell på era egna servrar.
En modul för varje slags kvalitetsärende
Non conformances, kundreklamationer, garantianspråk, avvikelser, observationer från internrevisioner, ändringsförfrågningar, riskbedömningar, registrerade ärenden, CAPA och revisionshantering har var sin modul, och modulerna är korsrefererade till varandra och till kärnan. Varje ärende följer sitt eget arbetsflöde, går till den ansvariga med påminnelser, och kopplas till de andra ärendena och till den rutin det gäller. En non conformance, till exempel, löper från registrering via utredning och avslut till granskning och godkännande, och arbetsflödet kan göra vissa fält obligatoriska i varje steg. Varje modul har sin egen sida.
Internal Audit Management
Vet var varje revision står, med påminnelser till de inblandade och observationer knutna till CAPA.
Se modulenIssue Management
Registrera ett ärende eller en kundreklamation, bestäm hur varje slag hanteras, och håll det knutet till den CAPA det leder till.
Se modulenCAPA Management
Korrigerande och förebyggande åtgärder med en ansvarig och en deadline, kopplade till det fynd som startade dem.
Se modulenTraining Management
Se vem som har läst den nya rutinen. Tilldela utbildning efter roll, avdelning eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren, och chefen får veta när den är försenad.
Se modulenChange Management
Ändringsförfrågningar som anger vad som ändras och varför, godkända innan ett styrt dokument redigeras.
Se modulenDeviation Management
Avvikelser hanterade på samma sätt varje gång, och kopplade till CAPA.
Se modulenNon Conformance Management
Non conformances registrerade i sin egen modul, tagna från registrering till granskning och godkännande, och kopplade till de CAPA:er som rättar till dem.
Se modulenRisk Management
Riskbedömningar som följer er egen metod och förblir kopplade till de CAPA:er, ändringar och dokument de gäller.
Se modulenAllt är en post med uppgifter, och uppgifterna gör jobbet
Under modulerna drivs VisualQMS av uppgifterna på varje post. De avgör vad en lista visar, vem som får se vad, vart ett arbetsflöde skickar en uppgift och vad ett dokument fyller i av sig självt.
Uppgifter på varje post
Dokument, kunder, non conformances och utbildningsposter bär alla uppgifter: vem som äger dem, vilken status de har, vad de hör ihop med. Vissa uppgifter sätts av regler, andra av de personer som får ändra dem. En uppgift kan ha egna uppgifter, så en kunds adress, postnummer och ort kan fyllas i ett dokument automatiskt, och ingen skriver dem två gånger.
Relaterade dokument
En rutin är kopplad till de instruktioner och formulär som hör till den, så man hittar dem tillsammans när man söker och när man utbildas. Om ni vill ber en utbildningspost läsaren att bekräfta de relaterade dokumenten och inte bara rutinen.
Arbetsflöden som styr och påminner
Ett dokument som skickas för granskning skapar en granskningspost för varje granskare, och vid godkännande en för varje godkännare. Varje post har ett eget arbetsflöde: den skickas till personen med en deadline, som lämnar en kommentar och godkänner eller avvisar, och den eskaleras till chefen om den inte blir gjord. Samma poster skapas för CAPA-godkännanden och kan sättas upp för vilket objekt och vilken status som helst, så spåret av vem som beslutade vad är komplett. Dokumentets behörigheter ändras med dess status: arbetskopian är skrivskyddad medan den är ute för godkännande, och publicerad efteråt. Kvalitetsärenden löper på samma sätt, och arbetsflödet gör vissa fält obligatoriska i varje status.
Behörigheter och åtkomstkontroll
Vem som får se arbetskopian, vem som bara ser den publicerade versionen och vem som får redigera sätts per post, och det kan ändras med arbetsflödessteget. Vanliga användare ser bara publicerade versioner.
Vyer i stället för mappar
Vyer byggs på uppgifterna, så samma dokument dyker upp i varje vy det passar in i, och ingen behöver enas om ett mappträd. En vy kan göras av en administratör eller av den som behöver den, för att se det på sitt eget sätt.
Tilldelningar och uppgifter
Granskningar, godkännanden, utbildning och CAPA-åtgärder landar hos den ansvariga som tilldelningar, med påminnelser, och en chef kan se vad som är öppet för teamet.
Anpassat till er organisation, sedan utbyggt i er takt
Ni behöver inte använda varje modul från dag ett.
-
Steg 1: Anpassat till er organisation
Modulerna är förkonfigurerade och anpassas till er organisation under implementeringen: era avdelningar, regioner och roller, och vem som granskar och godkänner vad. Arbetsflödena för granskning och godkännande kan användas som de är eller skräddarsys, och en modul kan konfigureras vidare, eller en ny byggas med en befintlig som förebild.
-
Steg 2: Börja med det ni behöver
De flesta börjar med de styrda dokumenten och processkartorna. En karta kan ritas grovt först och detaljeras senare, medan folk redan använder den. CAPA, reklamationer, revisioner eller risk kan läggas till från början eller senare.
-
Steg 3: Ta med era dokument
VisualQMS kommer med verktyg för att flytta in befintlig dokumentation. Era befintliga dokumentnummer kan behållas, uppgifter kan läggas till i mängd från Excel-mallar eller fyllas i av AI:n, och era rutiner kommer under kontroll från dag ett.
Fungerar med Office, Teams, Outlook och ert ERP
Dokument redigeras i Word, Excel och PowerPoint, och VisualQMS fyller i uppgifterna om godkännandet, godkännare, datum och versionsnummer, inne i dokumentet. Utkast kan samredigeras i OneDrive. Med rätt behörigheter öppnar man dokument från Office, från VisualQMS eller från Teams, och dokument kan göras tillgängliga i Teams eller SharePoint. Mejl arkiveras från Outlook, och kunder, produkter, tillverkare och leverantörer hämtas från ert ERP eller CRM, så ingen håller dem på två ställen.
Word, Excel och PowerPoint
Redigera i Office, så fylls uppgifterna om godkännandet i åt er.
Samredigering i OneDrive
Flera personer skriver i samma utkast, och det kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.
Teams och SharePoint
Öppna styrda dokument från Teams, eller gör dem tillgängliga i SharePoint.
Outlook
Arkivera mejl och bilagor från Outlook i M‑Files.
Microsoft Entra
Roller och grupper från Entra eller ett annat identitetssystem, så ansvar och utbildning följer med människor.
ERP och CRM
Kunder, produkter och leverantörer från det system som redan har dem, via ett API eller en direkt databaskoppling.
DocuSign och Adobe Acrobat Sign
Med er egen prenumeration skickar ni ett dokument för signering, och den signerade versionen kommer tillbaka till M‑Files.
M‑Files-appen
VisualQMS i mobilen: hitta en rutin, bekräfta utbildning, följ ett ärende.
VisualQMS körs på era egna servrar, hostat, i ert eget moln eller i M‑Files Cloud. Se alla integrationer →