Book en demo
Hvad er VisualQMS?

Let at følge, svært at gøre forkert

VisualQMS er et komplet kvalitetsstyringssystem bygget på M‑Files, hvor jeres processer er tegnet som kort. Procedurer, træning, standarder og hver eneste kvalitetssag ligger i det, koblet til det, de vedrører. Folk finder rundt ved at se det, og hver version, godkendelse og sag er under kontrol.

Book en demo Se, hvad der er i det
  • Sat op til jeres organisation
  • Jeres nuværende procedurer kommer med
  • Desktop, browser og mobil
Tre skærmbilleder fra VisualQMS: kravene i ISO 9001 listet som et træ, en CAPA-tavle med hver CAPA i kolonnen for sin workflowtilstand, og metadatakortet for én CAPA med dens scope, dens non conformance og dens beskrivelse
Bygget til compliance

Bygget på M‑Files, en platform lavet til kontrol

VisualQMS kører på M‑Files, en dokumentstyringsplatform bygget til compliance, og proceskortene fra Elements.cloud åbnes i den samme klient. Folk bruger det på desktop, i browseren og på mobilen med M‑Files-appen, i M‑Files Cloud, hostet, i jeres egen sky eller på jeres egne servere.

  • Adgang sat pr. person — Hvem der ser arbejdskopien, hvem der kun ser den publicerede version, og hvem der må redigere.
  • Hver version gemmes — Hver gang en fil eller dens oplysninger ændres, får versionshistorikken en ny linje.
  • Godkendelse som workflow — Gennemgang og godkendelse går til navngivne personer, med frister og eskalering.
Se dokumentstyring
Metadatakortet for SOP 004 Validate Delivery Acceptance, en publiceret procedure: dens klasse, navn, publiceringsdato, godkender, godkendelsesdato, reviewer og næste gennemgangsdato, den procesaktivitet og de ISO 9001-krav, den er koblet til, og workflowbjælken Published
Fire veje ind

Samme oplysninger, fundet på hver sin måde

Folk når frem til en procedure eller en sag, uanset hvor de starter.

Fra proceskortet

Hver aktivitet har sin procedure, sine noter og det standardkrav, den opfylder.

Fra en visning

Lister sat op til hver rolle, for eksempel de publicerede procedurer eller de åbne CAPA'er, med de kolonner, der betyder noget, og egne visninger, så I ser tingene på jeres måde.

Fra søgning

Find et dokument efter, hvad det er, dets type, procesområde og tilstand, i stedet for efter den mappe, nogen gemte det i.

Fra modulet

Hvert kvalitetsmodul har sine egne visninger, fra registrering til afslutning.

Lister til hver rolle

Hver rolle ser det, der er relevant for den

Visningerne i venstre side er lister bygget af oplysningerne på registreringerne: de godkendte styrende dokumenter med procesområde, region og type i kolonner, de åbne CAPA'er, en afdelings træning. Administratorerne sætter de fælles visninger op, og alle kan lave deres egne og vælge, hvad der skal filtreres på, så de ser tingene på deres egen måde. Hver liste kan sorteres efter enhver af sine kolonner.

Visningsoversigten i VisualQMS med de fælles visninger listet, blandt andet Governance Documents, My Tasks, Quality Standards Views, Change Requests, Training Views, Business Process Views, CAPA og Recorded Issues
Kernen, det alle arbejder ud fra

Dokumenter, træning, standarder og proceskort, hængt sammen

Kernemodulerne hænger sammen, kan konfigureres og kommer i færdige varianter, der sættes op til jeres organisation under implementeringen: proceskortene, styrede dokumenter med deres skabeloner, træning som læst-og-forstået-bekræftelser, understøttelse af jeres kvalitetsstandarder samt kommentarer og forslag. En procedure ved, hvilken træning den kræver, hvilke standardkrav den opfylder, og hvilken procesaktivitet der åbner den. Hvert af de fire nedenfor har sin egen side med alle detaljer.

Det visuelle i VisualQMS

Proceskort, der åbner proceduren

Jeres processer tegnes i Elements.cloud og vises inde i VisualQMS, fra virksomhedsniveau ned til det daglige arbejde. En aktivitet åbner sin godkendte procedure, noter og videoer, og ikoner viser, hvor en standard gælder. Når en ny version af en procedure publiceres, åbner hver aktivitet, der linker til den, den version, så kortet skal ikke tegnes om.

Se proceskortene
Proceskortet for reklamationer med aktiviteten Assess severity and contain åbnet ved siden af. Panelet viser dens procedure, QP-08 Complaint handling procedure, med et link, der åbner den i M-Files, noter om alvorlighed, en visning af åbne reklamationer og det ISO 9001-krav, aktiviteten opfylder.
Skrevet i Office

Procedurer godkendt før brug

SOP'er, politikker og instruktioner redigeres i Word, Excel eller PowerPoint direkte fra VisualQMS. Hver ny version gennemgås og godkendes, før den publiceres, folk ser kun den publicerede version, og godkender, datoer og versionsnummer skrives ind i dokumentet.

Se dokumentstyring
Visningen Governance Documents med publicerede politikker, procedurer og instruktioner, deres næste gennemgangsdato og godkender i kolonner, SOP 004 foldet ud til den CAPA og den registrerede hændelse, der er koblet til den, og dens metadatakort ved siden af listen
Læst og forstået

Træning, der tildeler sig selv

Træningsregler siger, hvem der skal læse hvad, hvor ofte og under hvilke betingelser: efter rolle, afdeling, land eller en hvilken som helst anden oplysning om medarbejderen. Træning tildeles, når nogen starter, skifter rolle, eller når en ny version publiceres, og en opgave, der bliver forsinket, eskaleres til lederen. Alle ser deres egen træning, og lederne følger deres teams.

  • Roller fra Microsoft Entra — Grupperne synkroniseres, så træningen følger med, når folk flytter.
  • En portal, der forklarer trinene — En portal til dem, der sjældent bruger systemet, med dokumentet én knap væk.
Se Training Management
Portalen for en træningsregistrering for politikken POL 038 4.0: registreringens titel, derefter tre instruktioner, Read details, Open document med en knap og Mark as learned, og workflowbjælken, der viser registreringen som forfalden
Klar til audit

Hvert krav koblet til sin dokumentation

VisualQMS understøtter kravene i de mest almindelige kvalitetsstandarder, og I kan arbejde efter flere på én gang. Procedurer og procesaktiviteter mærkes med de krav, de opfylder, så en auditor kan gå standarden igennem krav for krav og se dokumentationen bag hvert af dem, ISO 9001 og de andre hver som sit eget træ.

Se kvalitetsstandarder
Kravene i ISO 9001 listet som et træ, med 7 Support foldet ud og 7.2 Competence valgt, så de dokumenter, procesaktiviteter og CAPA'er, der er koblet til det, vises, og dets metadatakort ved siden af listen
AI-chatpanelet inde i M-Files besvarer, hvilke CAPA'er der er koblet til non conformancen Inconsistent Verification of Customer Delivery Acceptance, og hvad hver af dem retter op på, med de to CAPA'er som links til deres registreringer og spørgefeltet nedenunder
AI ved siden af jeres registreringer

AI, der svarer ud fra jeres registreringer

En AI-chat sidder inde i M‑Files, ved siden af den registrering, I har åben, og svarer ud fra den, den visning, I står i, eller hele systemet. Den arbejder ud fra det, M‑Files ved om hver registrering, dens type, dens tilstand, personerne på den og dens links, og hver søgning, læsning og optælling kører som den, der spørger.

  • Oplysninger udfyldt på indkomne dokumenter — Når dokumenter kommer ind, fra en mappe, en postkasse eller en migrering, læser AI'en dem og udfylder deres klasse og oplysninger, med CtrlScout eller M‑Files' Aino.
  • Spor, tæl og sammenlign — Hvilke CAPA'er er koblet til en non conformance, hvor mange er på hvert trin, hvad blev ændret mellem to versioner.
  • Kører, hvor I vælger — Scaleway, en europæisk udbyder hostet i EU, OpenAI, Azure AI Foundry eller en model på jeres egne servere.
Se AI i VisualQMS
Tillægsmoduler

Et modul til hver slags kvalitetssag

Non conformances, kundereklamationer, claims, afvigelser, auditobservationer, ændringsanmodninger, risikovurderinger, registrerede hændelser, CAPA og audit management har hver sit modul, og modulerne er krydsrefererede til hinanden og til kernen. Hver sag følger sit eget workflow, går til den ansvarlige med påmindelser og er koblet til de andre sager og til den procedure, den vedrører. En non conformance går for eksempel fra registrering gennem undersøgelse og afslutning til gennemgang og godkendelse, og workflowet kan gøre bestemte felter obligatoriske på hvert trin. Hvert modul har sin egen side.

Internal Audit Management

Se, hvor hver audit står, med påmindelser til de involverede og observationer koblet til CAPA.

Se modulet 

Issue Management

Registrér en hændelse eller en kundereklamation, bestem, hvordan hver slags håndteres, og hold den koblet til den CAPA, den fører til.

Se modulet 

CAPA Management

Korrigerende og forebyggende handlinger med en ansvarlig og en frist, koblet til det fund, der satte dem i gang.

Se modulet 

Training Management

Se, hvem der har læst den nye procedure. Tildel træning efter rolle, afdeling eller enhver anden oplysning om medarbejderen, og lederen får besked, når den er forsinket.

Se modulet 

Change Management

Ændringsanmodninger, der siger, hvad der ændres og hvorfor, og som godkendes, før et styret dokument redigeres.

Se modulet 

Deviation Management

Afvigelser håndteret på samme måde hver gang og koblet til CAPA.

Se modulet 

Non Conformance Management

Non conformances registreret i deres eget modul, ført fra registrering til gennemgang og godkendelse og koblet til de CAPA'er, der retter op på dem.

Se modulet 

Risk Management

Risikovurderinger, der følger jeres egen metode og forbliver koblet til de CAPA'er, ændringer og dokumenter, de vedrører.

Se modulet 

Se modulerne på en af jeres egne sager

Book en demo
Sådan hænger det sammen

Alt er en registrering med oplysninger, og oplysningerne gør arbejdet

Under modulerne drives VisualQMS af oplysningerne på hver registrering. De afgør, hvad en liste viser, hvem der må se hvad, hvor et workflow sender en opgave hen, og hvad et dokument udfylder af sig selv.

Oplysninger på hver registrering

Dokumenter, kunder, non conformances og træningsregistreringer bærer alle oplysninger: hvem der ejer dem, hvilken tilstand de er i, hvad de vedrører. Nogle oplysninger sættes af regler, andre af de personer, der må ændre dem. En oplysning kan selv have oplysninger, så en kundes adresse, postnummer og by kan udfyldes automatisk i et dokument, og ingen taster dem to gange.

Relaterede dokumenter

En procedure er koblet til de instruktioner og formularer, der hører til den, så folk finder dem sammen, når de søger, og når de træner. Hvis I vil, beder en træningsregistrering læseren om at bekræfte de relaterede dokumenter sammen med proceduren.

Workflows, der sender videre og minder om

Et dokument sendt til gennemgang opretter en review-registrering for hver reviewer, og ved godkendelse én for hver godkender. Hver registrering har sit eget workflow: den sendes til personen med en frist, de skriver en kommentar og accepterer eller afviser, og den eskaleres til deres leder, hvis den ikke bliver gjort. De samme registreringer oprettes for CAPA-godkendelser og kan sættes op for ethvert objekt og enhver tilstand, så sporet af, hvem der besluttede hvad, er komplet. Dokumentets rettigheder skifter med dets tilstand: arbejdskopien er skrivebeskyttet, mens den er ude til godkendelse, og publiceret bagefter. Kvalitetssager kører på samme måde, og workflowet gør bestemte felter obligatoriske på hvert trin.

Rettigheder og adgangskontrol

Hvem der må se arbejdskopien, hvem der kun ser den publicerede version, og hvem der må redigere, sættes pr. registrering, og det kan skifte med workflowtilstanden. Almindelige brugere ser kun publicerede versioner.

Visninger i stedet for mapper

Visninger bygges af oplysningerne, så det samme dokument vises i hver visning, det passer til, og ingen behøver at blive enige om én mappestruktur. En visning kan laves af en administrator eller af den, der har brug for den, for at se tingene på sin egen måde.

Opgaver og tildelinger

Gennemgange, godkendelser, træning og CAPA-handlinger lander hos den ansvarlige som opgaver med påmindelser, og en leder kan se, hvad der er åbent for teamet.

Jeres fra starten

Sat op til jeres organisation, og udbygget i jeres tempo

I behøver ikke bruge alle moduler fra dag ét.

  1. Sat op til jeres organisation

    Modulerne er færdigkonfigurerede og sættes op til jeres organisation under implementeringen: jeres afdelinger, regioner og roller, og hvem der gennemgår og godkender hvad. Workflows til gennemgang og godkendelse kan bruges, som de er, eller tilpasses, og et modul kan konfigureres yderligere, eller et nyt bygges med et eksisterende som forlæg.

  2. Start med det, I har brug for

    De fleste starter med de styrede dokumenter og proceskortene. Et kort kan tegnes groft først og detaljeres senere, mens folk allerede bruger det. CAPA, reklamationer, audits eller risici kan tilføjes fra start eller senere.

  3. Tag jeres dokumenter med over

    VisualQMS kommer med værktøjer til at flytte eksisterende dokumentation ind. Jeres nuværende dokumentnumre kan beholdes, oplysninger kan tilføjes samlet fra Excel-skabeloner eller udfyldes af AI'en, og jeres procedurer kommer under kontrol fra dag ét.

Sådan implementerer vi det → · Få et tilbud →

En del af jeres Microsoft 365

Arbejder sammen med Office, Teams, Outlook og jeres ERP

Dokumenter redigeres i Word, Excel og PowerPoint, og VisualQMS udfylder godkendelsesoplysningerne, godkender, datoer og versionsnummer, inde i dokumentet. Udkast kan skrives sammen i OneDrive. Med de rette rettigheder åbner folk dokumenter fra Office, fra VisualQMS eller fra Teams, og dokumenter kan gøres tilgængelige i Teams eller SharePoint. Mails arkiveres fra Outlook, og kunder, produkter, producenter og leverandører kommer fra jeres ERP eller CRM, så ingen vedligeholder dem to steder.

Word, Excel og PowerPoint Redigér i Office, og godkendelsesoplysningerne udfyldes for jer.
Samskrivning i OneDrive Flere skriver i det samme udkast, og det kommer tilbage til M‑Files som en ny version.
Teams og SharePoint Åbn styrede dokumenter fra Teams, eller gør dem tilgængelige i SharePoint.
Outlook Arkivér mails og deres vedhæftninger fra Outlook i M‑Files.
Microsoft Entra Roller og grupper fra Entra eller et andet identitetssystem, så ansvar og træning følger med folk.
ERP og CRM Kunder, produkter og leverandører fra det system, der allerede har dem, via et API eller en direkte databaseforbindelse.
DocuSign og Adobe Acrobat Sign Med jeres eget abonnement: send et dokument til underskrift, og den underskrevne version kommer tilbage i M‑Files.
M‑Files-appen VisualQMS på mobilen: find en procedure, bekræft træning, følg en sag.

VisualQMS kører på jeres egne servere, hostet, i jeres egen sky eller i M‑Files Cloud. Se alle integrationer →

Tag en af jeres egne procedurer med til en demo

Fortæl os hvilken procedure, så viser vi, hvordan den ville blive skrevet og godkendt i VisualQMS, hvilken træning den ville udløse, og hvordan en reklamation eller en CAPA ville blive koblet til den. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en demo Kontakt os

Spørgsmål om VisualQMS

Hvad er et visuelt QMS?
Et kvalitetsstyringssystem, folk finder rundt i ved at se det: deres processer som kort, de standarder, de arbejder efter, krav for krav, og tavler og overblik, der kan vise deres åbne sager. Nedenunder er hver procedure, folk åbner, den godkendte version, og hver sag er koblet til det, den vedrører.
Er VisualQMS et eQMS?
Ja. Dokumenter, træning og kvalitetssager håndteres elektronisk, med workflows, versioner og godkendelser. "Visual" er måden, folk finder vej ind på.
Kan vi starte med et groft proceskort?
Ja. Et kort kan tegnes groft først og detaljeres senere, mens folk allerede bruger det.
Skal vi bruge alle moduler?
Nej. Som regel kommer dokumenterne og proceskortene først. CAPA, reklamationer, audits eller risici kan tilføjes fra start eller senere.
Hvordan får vi vores eksisterende dokumenter ind?
Jeres nuværende dokumentnumre kan beholdes, og deres oplysninger kan udfyldes samlet fra Excel-skabeloner eller læses ud af dokumenterne af AI'en. M‑Files kan også overvåge en netværksmappe eller en postkasse og koble sig på SharePoint, så folk finder deres eksisterende dokumenter fra dag ét.
Hvilke kvalitetsstandarder understøtter det?
Det er designet til at understøtte kravene i de mest almindelige kvalitetsstandarder, for eksempel ISO 9001, og I kan arbejde efter flere på én gang. Kravene importeres, som regel fra en fil, eller tastes ind. Selve certificeringen kommer fra et akkrediteret organ.
Vi bruger allerede M‑Files. Kan vi tilføje VisualQMS?
Ja. Vi implementerer VisualQMS for organisationer, der allerede er på M‑Files, og de samme brugere behøver ingen nye brugerlicenser for også at bruge M‑Files til andet arbejde.
Hvor kører det, og på hvad?
På jeres egne servere, hostet, i jeres egen sky eller i M‑Files Cloud, som kører i Microsoft Azure. Folk bruger det på desktop, i browseren og på mobilen med M‑Files-appen.
Hvor sender AI'en vores data hen?
Til den AI-tjeneste, I vælger: Scaleway, en europæisk udbyder hostet i EU, OpenAI, Azure AI Foundry eller en model på jeres egne servere. Med M‑Files på jeres egne servere forlader jeres data så aldrig virksomheden. AI'en læser kun det, den, der spørger, må se.
Hvem laver VisualQMS?
Solution Management, autoriseret M‑Files-forhandler og forhandler af Elements.cloud. Vi har udviklet VisualQMS, implementerer det sammen med jer og støtter jer efter go-live.