På denne side
Der er sjældent et offentligt prisskilt på software til kvalitetsstyring. Mange leverandører i kategorien sender jer til en demo, før de taler tal, og det er rimeligt nok, for beløbet afhænger af jeres teamstørrelse, jeres moduler, jeres lokationer og af, om jeres branche kræver validering. Problemet for køberen er, at ingen to tilbud beskriver det samme. Og den abonnementslinje, I får at se, er kun en del af regningen, for engangsydelserne kan udgøre en stor del af det første år.
Derfor starter denne guide med, hvordan regningen er bygget op. Når I kan læse regningen på samme måde hos alle leverandører, kan I holde dem til samme omfang og samme opdeling mellem første år og løbende udgifter, og det er det, der gør to tilbud sammenlignelige. Guiden hænger sammen med sådan vælger I et QMS, hvor prisen er ét af de forhold, I vejer, og den fører videre til et konkret tilbud på VisualQMS til jeres egen opsætning. Start med, hvad regningen består af.
Se, hvad der driver hver post på regningen
En eQMS-regning har to lag: et tilbagevendende abonnement og de engangsydelser og løbende ydelser, der kan komme på en separat faktura. De fleste overraskelser ligger i det andet lag, og derfor siger listeprisen så lidt.
Abonnement og licenser
Abonnementet er den linje, der kommer igen hvert år, og den, leverandørerne oplyser først, så den er også den nemmeste at sammenligne. Den prissættes pr. navngiven bruger, pr. modul eller begge dele, og den følger antallet af personer på systemet, fordelingen af licenstyper (for eksempel fuld adgang og kun læseadgang) og hvilke moduler I slår til. Spørg, om prisen er pr. bruger, pr. modul eller en blanding, om der er et minimum af brugere eller et minimumsbeløb, og hvordan fornyelsespriserne fastsættes i kontrakten.
Opsætning og konfiguration
Før systemet tages i brug for alvor, skal nogen sætte jeres organisation, workflows, roller, rettigheder og skabeloner op og støtte jer frem til go-live. Det arbejde er en engangsudgift, og det vokser med antallet af moduler og lokationer, med hvor meget jeres workflows skal tilpasses, og med tilstanden af jeres data. Spørg ligeud, om konfigurationen ligger i implementeringsprisen eller faktureres oveni, og få overslaget på skrift.
Datamigrering
Migreringen er den post, der sniger sig ind. At flytte dokumenter, registreringer, træningshistorik, leverandører og CAPA'er fra papir eller et ældre system er en engangsudgift, og prisen følger mængden af dokumenter, kildetypen (scanninger og papir kræver mere arbejde end en ren database) og frem for alt datakvaliteten. Det, folk undervurderer, er at få metadata til at passe: den samme leverandør eller person under tre forskellige navne, datoer i forskellige formater og rettigheder, der skal sættes op igen. Beslut, hvad der skal arkiveres, i stedet for at slæbe forældede dokumenter med, og sæt tid af til oprydning, ikke kun et migreringsgebyr.
Træning
Et system er kun sin licens værd, hvis folk bruger det, som det er tænkt, og at nå dertil er en udgift, der ikke stopper ved go-live: først den indledende brugertræning, siden løbende oplæring, når nye kommer til, og når I tilføjer moduler. Den vokser med antallet af brugere og med de roller og afdelinger, der er med. Den udgift, mange købere overser, er deres egne medarbejderes tid, med folk væk fra jobbet under udrulningen og ny træning efter større opgraderinger. Spørg, hvilken træning der er inkluderet, og hvad ekstra træning koster.
Validering, hvis den kræves
Om validering overhovedet kommer på regningen, afgøres af jeres myndighed og ikke af leverandøren. Computersystemvalidering, dokumentationen for, at systemet gør, hvad det skal, gælder, hvor regler som 21 CFR Part 11 eller GxP kræver det. For en reguleret virksomhed inden for life science er det en reel og separat udgift med løbende arbejde, hver gang leverandøren udgiver en ny version. Få den afgrænset, og spørg enhver leverandør præcis, hvilken valideringsdokumentation de leverer, og til hvilken pris. Hvor validering ikke er et krav, er denne linje mindre eller helt væk.
Integrationer og dataexit
To udgifter ligger i kanten af systemet, og begge er nemme at glemme i en sammenligning. At koble eQMS'et til ERP, MES, PLM, HR og identitetssystemer er en engangsudgift pr. forbindelse plus vedligeholdelse, når snitfladen ændrer sig på en af siderne, så få hver forbindelse prissat. Den anden er prisen for at forlade systemet, som næsten ingen oplyser på forhånd: eksportformater, eksportgebyrer og omlægning af registreringer i det næste system. Få den på skrift, før I skriver under: eksport uden ekstra omkostninger, i åbne standardformater, tilgængelig i aftaleperioden og i en fastsat periode bagefter.
Hvor hver af de tre prismodeller gør ondt
Hos enhver eQMS-leverandør køber I det samme: et abonnement plus de engangsydelser og løbende ydelser, der hører til. Hvordan en leverandør pakker det ind i en pris, er en anden beslutning, og den træffes groft sagt på tre måder. Det er modeller, og mange rigtige tilbud er en blanding af de to første, og derfor passer to tilbud på "det samme" sjældent sammen. Læs hver model for, hvordan den skalerer, og hvor den gør ondt, og sæt derefter alle de tilbud, I får, op på samme grundlag, før I sammenligner: samme brugere, moduler og lokationer og samme opdeling mellem første år og løbende udgifter.
| Prismodel | Sådan skalerer den | Her gør den ondt |
|---|---|---|
| Pr. navngiven bruger og pr. modul | I tilføjer brugere og moduler hver for sig og starter i det små med licenser kun til det, I slår til, med få brugere og et eller to moduler. | Prisen stiger på begge akser, når I vokser, så I skal afgrænse, hvad I har brug for, frem for at købe hele suiten fra start. |
| Samlet pakke med minimumspris | En fast pris op til et loft for antallet af brugere, hvor moduler og nogle gange implementering eller træning er samlet i ét forudsigeligt beløb. | En høj indgangspris kan gøre løsningen for dyr for et mindre team, selv om I kun har brug for en håndfuld brugere, og I betaler for moduler, I måske ikke bruger. |
| Pr. anvendelse eller pr. afdeling | Hver ny afdeling eller hvert nyt anvendelsesområde er sit eget abonnement på den samme underliggende platform. | Hvert nyt område bliver en ny linje, så den samme platform bliver faktureret flere gange på tværs af virksomheden. |
Uanset hvilken model et tilbud kommer i, ligger engangsposterne (opsætning, migrering, træning, validering) oveni, så tæl dem med, før I sammenligner. Det eneste tal, der betyder noget, er et konkret tilbud på jeres egen opsætning. Det er også rimeligt at forlange af os.
Et første tilbud kan starte småt og vokse
Som mange leverandører i kategorien har vi ingen offentlig listepris: beløbet afhænger af jeres teamstørrelse, de moduler, I slår til, og jeres hosting, så I får i stedet et konkret tilbud. Tilbuddet dækker hele pakken, de nødvendige softwarelicenser til M‑Files, Elements.cloud og VisualQMS og hjælpen til at implementere løsningen. Det, I kan skrue på, er omfanget. I behøver ikke bruge alle moduler: typisk kommer styrede dokumenter og proceskortene først, og tillægsmoduler som CAPA, intern audit, ændringsanmodninger eller risikovurderinger fra modullisten kan tilføjes fra start eller senere, koblet til det, der allerede er der. Et første tilbud kan være lille og vokse, når I gør.
Der er én ting mere at tage med i regnestykket, og den er nem at overse, mens I sammenligner linje for linje. Når I implementerer VisualQMS, implementerer I også M‑Files, som I kan bruge i andre dele af virksomheden og ikke kun til kvalitetsstyring: der findes færdigkonfigurerede moduler til kontraktstyring, HR og projektstyring. Udgiften lander på kvalitetsbudgettet. Platformen behøver ikke blive dér.
Prisspørgsmål, købere stiller
Hvorfor offentliggør leverandørerne ikke bare en pris?
Fordi det ærlige tal afhænger af jeres omfang: hvor mange brugere, hvilke moduler, hvor mange lokationer, hvilke integrationer og om jeres branche kræver validering. Det varierer så meget, at én listepris ville være forkert for næsten alle. Bagsiden er, at når priser kun gives på tilbud, kan hver leverandør også regne ud fra sin egen akse, og derfor passer to tilbud på det samme ikke sammen. Løsningen ligger hos jer. Sæt alle tilbud op på samme grundlag, med samme brugere, moduler og lokationer og samme opdeling mellem første år og løbende udgifter, og bed hver leverandør specificere engangsposterne. Få så et konkret tilbud, så I sammenligner jeres egen opsætning og ikke en brochure.
Hvad koster eQMS-software pr. bruger?
Der er sjældent en offentlig listepris, så det, I får, er et tilbud ud fra jeres teamstørrelse og de moduler, I skal bruge. Spørg om to ting, når I ser et tal pr. bruger. Brugere med fuld adgang og brugere med kun læseadgang prissættes som regel forskelligt, så bed hver leverandør om fordelingen af licenstyper bag tallet. Og et tal, der er nævnt andetsteds, kan have modulerne med eller ej, så tjek, hvad det dækker, før I sætter det op mod et tal, I selv har fået. Få et konkret tal for jeres egen opsætning.
Hvad er forskellen på pris pr. bruger og pr. modul?
Det er to forskellige akser, og mange leverandører tager betaling for begge. Pr. navngiven bruger betyder én licens pr. person på systemet. Pr. modul betyder, at I betaler for hver funktion, I slår til: dokumentstyring, CAPA, audit, træning, leverandørkvalitet. Pris pr. bruger favoriserer et lille team, der bruger mange moduler; pris pr. modul favoriserer et større team, der kun bruger det nødvendige. En blanding af de to er et almindeligt tilbud og det sværeste at sætte op mod en konkurrents, så det mere nyttige spørgsmål er, om I kan starte smalt og vokse. Hold øje med et minimumsbeløb, der gør løsningen for dyr for et lille team, og med licensmodeller, der gør hver ny afdeling til sit eget abonnement. I VisualQMS kan I starte med nogle moduler og tilføje resten senere.
Hvilke udgifter budgetterer købere oftest for lavt?
Engangsydelserne. Abonnementet er den synlige linje, mens opsætning og konfiguration, datamigrering, træning og validering, hvis jeres branche kræver det, hver især kan komme separat. Migreringen er den, der overrasker folk, fordi den vokser med, hvor rodede jeres gamle registreringer er, og ikke kun med, hvor mange der er. Spørg hver leverandør, om migrering og træning ligger i implementeringsprisen eller faktureres oveni, hvad ekstra træning koster, og hvad det koster at få jeres egne data ud igen, hvis I en dag skifter. Der er mere om det i sådan vælger I et QMS.
Har vi brug for et valideret system, og hvad koster validering?
Kun hvis de regler, I er underlagt, kræver det. I pharma og GxP er computersystemvalidering en reel og separat udgift plus løbende arbejde med at genvalidere, når nye versioner kommer, så få den afgrænset i stedet for at gætte. Bed enhver leverandør dokumentere præcis, hvilken valideringsdokumentation de leverer, frem for at stole på et flueben. Hvor validering ikke er et krav, flytter fokus til et komplet og holdbart spor af gennemgange, godkendelser og versioner. I VisualQMS dokumenteres gennemgange og godkendelser i registreringer, og hver indtjekning eller ændring af et dokuments oplysninger giver en ny linje i dets versionshistorik. Kunder har valideret VisualQMS til deres brug, så det kan lade sig gøre. En validering dækker jeres egen opsætning og den måde, I bruger systemet på, så jeres virksomhed har ansvaret for den og dimensionerer den efter risikoen. Fortæl os tidligt, hvad jeres validering skal dække, så gennemgår vi det for jeres opsætning. Se VisualQMS i life science.
Hvor lang tid tager implementeringen, og hvad er med i prisen?
Det afhænger af, hvor mange processer I tager med over, hvor rene jeres eksisterende registreringer er, og hvor mange moduler I starter med, så spørg hver leverandør, hvad tiden afhænger af for jeres omfang, og hvem der sætter det op. Spørg, om migrering og træning ligger i prisen eller faktureres separat. At sætte ét område op først frem for alle moduler på én gang er en af de bedste måder at holde både tid og pris nede på. Til VisualQMS hjælper vi jer med at implementere løsningen; implementering beskriver, hvad det indebærer.
Vi bruger regneark og SharePoint. Er et eQMS pengene værd?
Hold licensen og engangsudgifterne op mod det, fællesdrevet allerede koster jer: de timer, der går tabt, når to personer retter i hver sin kopi af den gældende SOP, korrigerende handlinger, der følges i e-mails, en smertefuld audit eller en ny kunde, der hæver kravene til dokumentationen. Et regneark og et fællesdrev kan rumme filerne; de kan ikke holde versionshistorik, godkendelser og et tidsstemplet revisionsspor samlet, når en auditor presser på. Kræver det allerede en søgning i mapperne og et opkald til en kollega at finde den gældende revision af en SOP, koster det også noget at blive, hvor I er. Det står bare ikke på en faktura. Start med at skrive jeres krav ned, saml dokumentstyringen i ét system først, og kør et lille pilotprojekt, før I binder hele virksomheden. Se vejen i væk fra regneark og SharePoint, eller tal med os om jeres opsætning.