Book en demo
Implementeret sammen med jer

Kom i drift, ét modul ad gangen

Flyt jeres kvalitetssystem over i etaper. Modulerne sættes op til jeres organisation, så I kan starte med dokumenterne og tage resten med, når I får brug for det. Vi implementerer det sammen med jer, gerne på afstand, hvis det passer jer bedre.

Book en demo

Lavet og implementeret af Solution Management, autoriseret M‑Files-forhandler.

Tre skærmbilleder fra VisualQMS: virksomhedens proceslandskab med strategiske, kerne- og støtteprocesser, visningen Governance Documents med de publicerede procedurer, og en persons træningsregistrering med den portal, der forklarer trinene
Listen over styrende dokumenter: publicerede politikker og instruktioner med procesområde, region og type i kolonner
Dokumenterne går forrest

Rediger og godkend i det nye system fra starten

Forfattere åbner en procedure i Word direkte fra VisualQMS. Når den er godkendt, skrives godkendelsesdato, godkender og versionsnummer ind i den for dem. Når den publiceres, og jeres træningsregler siger, hvem der skal læse den, bliver de personer bedt om at læse og bekræfte den, og en portal ved siden af deres træningsregistrering kan forklare hvert trin. Overskrider nogen fristen, får deres leder besked.

I et tempo, der passer jer

Hver etape i brug, før den næste begynder

  1. Sat op omkring jeres organisation

    Modulerne er færdigkonfigurerede og sættes op til jeres organisation under implementeringen. I navngiver jeres afdelinger og roller, så de passer ind.

  2. Flyt dokumenterne over

    I vælger, hvad der kommer med over, og hvornår, og rydder op i det, der trænger. Dokumenter kan beholde deres gamle numre, og deres oplysninger kan udfyldes fra en Excel-skabelon. Store samlinger kan importeres automatisk. Arbejder I efter ISO 9001 eller en anden standard, kommer dens krav også ind, som regel fra en fil, og jeres dokumenter mærkes med dem, de opfylder.

  3. Publicér dokumenterne

    De godkendte procedurer publiceres, og folk finder den gældende version i VisualQMS. Hvor jeres træningsregler siger, hvem der skal læse en procedure, får de personer en opgave med at læse og bekræfte den.

  4. Lad proceskortene vokse

    Vælger I proceskortene til, er et groft øverste niveau nok til at begynde. Detaljerne følger, mens folk bruger dem.

  5. Tilføj moduler, når I er klar

    CAPA, interne audits eller risikostyring kan komme med fra start eller senere.

Planlæg jeres første etape sammen med os

Book en demo
Jeres del og vores

Jeres folk kender arbejdet. Vi sætter systemet op.

Jeres del

  • Navngiv jeres afdelinger, regioner og roller, og sørg for, at hver persons rolle og leder er kendt, fra Entra eller Active Directory eller holdt i VisualQMS.
  • Beslut, hvem der godkender jeres dokumenter, og hvem der skal læse hvilke (jeres træningsregler).
  • Vælg, hvilke dokumenter der kommer med over; deres ejere rydder op i dem, der trænger.
  • Til proceskortene: giv jeres procesejere tid til workshopperne.
  • Vælg, hvor det skal køre: M‑Files Cloud, hostet, jeres egen sky eller jeres egne servere.

Vores del

  • Levere licenserne: M‑Files, VisualQMS og Elements.cloud til proceskortene.
  • Sætte modulerne op til jeres organisation med udgangspunkt i de færdigkonfigurerede moduler.
  • Sætte godkendelsesflowet og træningsreglerne op sammen med jer.
  • Hjælpe med at få jeres dokumenter med over med migreringsværktøjerne.
  • Holde kortlægningsworkshopperne.
  • Tilpasse det, der skal tilpasses.
  • Støtte jer i det daglige arbejde efter go-live.

Vores hjælp til implementeringen står på samme tilbud som licenserne. Det, tilbuddet dækker

Er I stadig ved at vælge et QMS, eller allerede på M‑Files?

Tal med os uanset hvad. Vores hjælp, mens I vælger et QMS, er gratis, og bruger I allerede M‑Files og vil have et QMS, tager vi det igennem sammen med jer. Skriv med jeres spørgsmål, så svarer vi samme arbejdsdag.

Skriv til os Book en demo

Spørgsmål om implementering

Hvor lang tid tager implementeringen?
I sætter tempoet. Styrede dokumenter kommer som regel først, så folk redigerer og godkender i det nye system tidligt. De andre moduler følger fra start eller senere, eller I sætter hele systemet op på én gang. Hvert modul er færdigkonfigureret, så arbejdet består i at tilpasse det til jeres organisation; et modul bygges kun fra bunden til noget, kun I gør. Fire ting afgør, hvor lang tid det tager: hvilke moduler I starter med; om I tager proceskortene med, og hvor langt I går med dem; hvor mange dokumenter I flytter ind før go-live, og hvor meget oprydning de kræver; og hvor meget I vil have skræddersyet. Book en demo, så gennemgår vi jeres omfang sammen med jer.
Kan vi flytte vores nuværende dokumenter over?
Ja. VisualQMS har værktøjer til at flytte eksisterende dokumentation over. I kan genbruge jeres nuværende dokumentnummerering og tilføje metadata samlet med Excel-skabeloner til migrering. Dokumenterne kan uploades manuelt eller importeres automatisk, når der er mange af dem. Dokumenter på fildrev eller i SharePoint Online kan også findes fra M‑Files, hvor de ligger, og flyttes ind senere. I M‑Files Cloud nås fildrev gennem M‑Files Ground Link. Sådan finder folk de dokumenter, I endnu ikke har flyttet
Kan vi beholde vores egne skabeloner og processer?
Ja. Alle moduler er færdigkonfigurerede og sættes op til jeres organisation under implementeringen. De kan konfigureres videre eller fra bunden. Gennemgangs- og godkendelsesflows kan få ekstra trin, parallelle eller sekventielle gennemgange og regler for, om én eller alle godkendere skal godkende. Jeres skabeloner går også gennem gennemgang og godkendelse.
Hvordan spiller det sammen med Microsoft 365 og Entra?
Medarbejdere med de rette rettigheder klikker på Redigér, og dokumentet åbner i Word, Excel eller PowerPoint uden manuel download og upload. Når et dokument er godkendt, udfyldes godkendelsesdato, godkender og versionsnummer inde i det. Ligger jeres roller og medarbejderoplysninger i Entra, synkroniseres grupperne og de oplysninger, I vælger, til VisualQMS. Træningsreglerne bruger dem, så træningen følger med, når folk skifter rolle. Roller kan også holdes i VisualQMS selv.
Hvem står for konfigurationen?
Det gør vi, sammen med jer. Vi sætter de færdigkonfigurerede moduler op til jeres organisation og tilpasser dem, hvor I har brug for det. Jeres folk navngiver afdelinger og roller, beslutter, hvem der godkender, og hvem der skal læse, og vælger, hvilke dokumenter der kommer med over. Vi implementerer ofte på afstand, på tværs af tidszoner.
Vender det op og ned på den måde, vi arbejder på i dag?
I kan rulle det ud i etaper. Start med de dokumenter, der betyder mest, og tilføj detaljer og moduler hen ad vejen. Vælger I proceskortene til, er en første version på et overordnet niveau nok.