Vis, hvad der gjaldt i marts
Auditoren vil se SOP'en, som den så ud i marts, hvem der godkendte den, og dokumentation for, at medarbejderne blev trænet i den. I VisualQMS, et komplet system til kvalitetsstyring, ligger det hele ved dokumentet, og CAPA, afvigelser og audits kan komme med senere.
- Behold Word, Excel og Microsoft 365
- Jeres dokumentnumre kommer med
- Dokumenterne først, modulerne senere
Et regneark og en mappestruktur kan bære et kvalitetssystem et stykke tid, indtil teamet vokser, eller en audit nærmer sig. To personer retter hver sin kopi, som de begge kalder den gældende, og den godkendelse, der gjorde en procedure officiel, ligger i en indbakke, som ingen kan søge i.
Skubbet til at flytte kommer som regel udefra. Den sidste audit blev et kapløb med tiden, en kunde fandt fejlen før jer, eller en ny kontrakt kræver dokumentation for et styret QMS. Derefter ligger jeres styrede dokumenter i VisualQMS, og medarbejderne når stadig dem, de skal bruge, via Microsoft Teams eller SharePoint. Sammenligner I stadig systemer, så start med købsguiden til valg af QMS.
Fire ting, en audit finder på et fællesdrev
At drive kvalitet i filer og mapper giver helt almindelige problemer. Hvert af dem bliver et auditproblem den dag, nogen kigger nærmere efter.
Dokumentation samlet manuelt
Før hver audit samler I dokumentationen fra indbakker og regneark. Det er endnu sværere at vise, hvilken revision der gjaldt på en bestemt dato.
To kopier, der begge kaldes gældende
SOP_final, SOP_final_v2, SOP_final_v7-BRUG-DENNE. Folk gemmer lokale kopier, så den forældede procedure cirkulerer side om side med den godkendte.
Godkendelser, der bor i en indbakke
Den godkendelse, der gjorde en revision officiel, ligger i nogens mail. Når auditoren beder om at se den, må I lede efter beskeden.
Træning fulgt manuelt
En liste i et regneark over, hvem der har læst og forstået hvad, har hverken frister eller eskalering. Hullet viser sig først, når en audit finder det.
Jeres medarbejdere redigerer stadig i Word og Excel
Flytningen til VisualQMS ændrer alt omkring dokumentet, men redigeringen bliver, hvor den var. Autoriserede medarbejdere klikker på rediger og arbejder i Word, Excel eller PowerPoint, og dokumenterne kan stadig nås fra Teams eller SharePoint.
Én gældende version
Hvert styret dokument har en arbejdsversion og en publiceret version. Dem, der udfører arbejdet, ser den senest publicerede version.
Godkendelsen følger dokumentet
En revision går til sine reviewere og godkendere, før den publiceres. Hver gennemgang bliver registreret, og en forsinket gennemgang bliver eskaleret.
Historik over hver ændring
Hver ændring af et dokument eller dets oplysninger gemmes som en ny version. I kan vise, hvad der blev ændret og hvornår.
Træning, der følger dokumentet
Når en ny version publiceres, beder en træningsregel de berørte medarbejdere om at læse og kvittere for den. Er nogen forsinket, får deres leder besked.
Find proceduren fra procesaktiviteten
Hver aktivitet på proceskortet linker til sine dokumenter og de standarder, den opfylder. Et link til et godkendt dokument åbner den seneste godkendte version.
Besvar auditoren ud fra kravet
Mærk jeres procedurer og proceskort med de krav, de opfylder. Compliance-visningen viser dem så under hvert krav i jeres standard, sammen med de interne audits.
På et fællesdrev er den liste et regneark, nogen holder ajour i hånden.
De interne audits står der også. De audits, der er koblet til et krav, vises under det sammen med dokumenterne og aktiviteterne, så spørgsmålet efter "hvordan opfylder I det?", nemlig "hvornår tjekkede I det sidst?", besvares samme sted.
Flyt kun det, I stadig bruger
-
Trin 1: Begynd med dokumenterne
Styrede dokumenter og proceskortene kommer som regel først, så redigering og godkendelse kommer i gang tidligt. Kortene kan starte enkelt og få detaljer senere.
-
Trin 2: Ryd op, før I flytter
Beslut, hvilke typer dokumenter I har, og hvad I vil registrere om hver type, og lad det ligge, som ingen bruger. Ligger filerne i netværksmapper, kan I liste dem i et Excel-ark med de oplysninger og på den måde holde styr på migreringen.
-
Trin 3: Flyt dokumenterne over
Jeres nuværende dokumentnumre kan blive, og oplysningerne tilføjes samlet fra Excel-skabeloner. Derefter finder medarbejderne et dokument ud fra, hvad det er, uanset hvilken mappe det lå i før.
-
Trin 4: Knyt godkendelser og træning til dokumentet
Workflowet for gennemgang og godkendelse afløser godkendelsen på mail, med et eksempelflow eller jeres eget som udgangspunkt. Træningsregler beder derefter de rette medarbejdere om at kvittere for hver ny publiceret version.
-
Trin 5: Tilføj moduler, når I har brug for dem
CAPA, ændringsanmodninger, interne audits og non conformances kan komme med fra start eller senere, og de kobles til det, der allerede er der. Vi hjælper jer med implementeringen.
Det spørger virksomheder om, før de flytter
Mister vi Microsoft 365 eller SharePoint?
Nej, I bruger dem fortsat. Jeres styrede dokumenter flytter ind i VisualQMS, og relevante dokumenter kan gøres tilgængelige via Microsoft Teams eller SharePoint. VisualQMS er tæt integreret med Microsoft 365. Medarbejdere med de rette rettigheder åbner dokumenter til redigering eller skrivebeskyttet fra Microsoft Office, VisualQMS eller Microsoft Teams og samskriver via OneDrive.
Hvad sker der med vores nuværende filer?
De bliver migreret ind i VisualQMS, som er bygget på M‑Files-platformen. Den nuværende dokumentnummerering kan genbruges, metadata tilføjes samlet med Excel-skabeloner til migrering, og ved store mængder kan der sættes en automatisk import op. Det er et godt tidspunkt at rydde op, så kun brugbart indhold kommer med.
Kan gennemgang og godkendelse følge vores egen procedure?
Ja. Gennemgange kan køre parallelt eller i rækkefølge, regler afgør, om én godkendelse er nok, eller om alle godkendere skal skrive under, og der kan tilføjes ekstra trin. Hver gennemgang dokumenteres i en registrering, der sendes til den udpegede person og eskaleres, hvis den er forsinket. Med fuld versionsstyring behøver ingen at gemme deres egne kopier.
Hvordan følger træningen et dokument?
Træningsregler afgør ud fra rolle, afdeling, land eller enhver anden oplysning om medarbejderen, hvem der skal læse og kvittere for hvad. Når en ny version publiceres, kan en regel oprette nye træningsregistreringer, og en forsinket registrering giver medarbejderens leder besked.
Hvor lang tid tager det?
Det afhænger af, hvor mange processer, dokumenter og moduler I tager med. I behøver ikke bruge alle moduler: styrede dokumenter og proceskortene kommer typisk først, og resten kan tilføjes senere. Vi aftaler tidsplanen med jer, når vi afgrænser opgaven.
Er det mere låst end et fællesdrev?
Det er mere styret. En revision bliver gennemgået og godkendt, før almindelige brugere ser den, og hvad den enkelte ser, afhænger af rolle og adgangsrettigheder. Et dokument kan for eksempel blive skrivebeskyttet, når det sendes til godkendelse. M‑Files gemmer hver ændring af indhold og metadata som en ny version.
Hvor starter vi?
Typisk med styrede dokumenter og proceskortene, så redigering og godkendelse af dokumenter kommer i gang. Derfra tilføjer I de moduler, I har brug for, for eksempel CAPA, ændringsanmodninger eller intern audit. Training Management er et af kernemodulerne.