Book en demo
AI inde i M‑Files

AI, der svarer ud fra jeres registreringer

CtrlScout er en AI-chat inde i M‑Files, ved siden af den registrering, I har åben. Bed den om at opsummere eller sammenligne dokumenter, finde og tælle registreringer eller skrive et udkast til en mail. Den arbejder ud fra det, M‑Files ved om hver registrering, og kun med det, den, der spørger, må se.

Book en AI-demo Se, hvad den kan
  • Kører som den, der spørger, på hvert trin
  • En europæisk udbyder, Azure eller jeres egne servere
Tre billeder af AI'en inde i M-Files: chatten, der svarer på, hvilke CAPA'er der er koblet til en non conformance, og hvad hver af dem retter op på, et søjlediagram over dokumenter efter klasse med antallet ovenover, og et metadatakort med AI'ens foreslåede beskrivelse under det tomme felt og en boks, der viser, hvor værdien kommer fra
AI-chatten i M-Files svarer på, hvilke CAPA'er der er koblet til non conformancen Inconsistent Verification of Customer Delivery Acceptance, og hvad hver af dem retter op på, med de to CAPA'er som links til deres registreringer
Rettighederne respekteres på hvert trin

Svar ud fra oplysningerne på hver registrering

M‑Files ved allerede en masse om hver kvalitetsregistrering: hvilken slags registrering det er, hvor den står i sit workflow, personerne og datoerne på den, og hvad den er koblet til. Det arbejder assistenten ud fra. Spørg, hvilke CAPA'er der kom ud af en non conformance, så følger den de links, der er registreret i M‑Files.

  • Søger, læser og tæller som dig — Hver søgning, hvert dokument, der læses, hvert link, der følges, og hver optælling kører med rettighederne for den, der spørger, så registreringer, personen ikke må åbne, når aldrig frem til svaret.
  • Ændringer først efter din godkendelse — En ændring kører som den person, der godkender den, og først når vedkommende har gjort det.
Ved siden af jeres registreringer

Hjælp i hverdagen med jeres kvalitetsregistreringer, ét spørgsmål ad gangen

Spørg med almindelige ord i panelet i M‑Files, eller højreklik på et dokument. Assistenten svarer på det spørgsmål, I stiller, og I bestemmer, hvad der sker derefter.

AI-chatten spurgt om, hvad en procedure er relateret til. Den svarer, at elleve objekter henviser til SOP'en, at to åbne non conformances stadig peger på den, og at en godkendelsesregistrering venter på en underskrift, og at ét objekt, den ikke kunne åbne med personens rettigheder, er udeladt, og lister så de registreringer, den læste, som kilder

Koblingerne bag en registrering, samlet op

Spørg, hvad en procedure er relateret til. Assistenten følger links i M‑Files, fortæller, hvad der stadig peger på den, og lister de registreringer, den åbnede. Det, personen ikke må åbne, holdes ude, og svaret siger det.

AI-chatten spurgt om, hvor mange dokumenter der er i hver klasse. Den svarer med det samlede antal og et søjlediagram over dokumenter efter klasse, SOP, Policy, Procedure og Report

En optælling og et diagram til rapporten

Spørg, hvor mange dokumenter der er i hver klasse, eller hvor mange CAPA'er der er på hvert trin. Assistenten tæller de registreringer, den, der spørger, må se, og tegner diagrammet.

AI-chatten bedt, på dansk, om en statusmail om leveringsgodkendelsen. Den viser udkastet med modtager, emne og tre statuspunkter, en knap til at hente udkastet som .eml og den procedure, den brugte som kilde

Mailen, skrevet ud fra det, I lige har fundet

Efter en søgning eller en opsummering beder I om mailen. Hent udkastet, så åbner det i Outlook, klar til at blive rettet og sendt. Assistenten udfylder kun adresser, den har set i samtalen.

Metadatakortet for et dokument, der lige er hentet ind i VisualQMS, i Draft, med AI'ens foreslåede procesområde og beskrivelse i lilla bokse under de tomme felter, en foreslået egenskab Keywords som en knap, og en boks åben på beskrivelsen, der spørger, om værdien skal tilføjes, med kilden til værdien og en note om, at den er AI-genereret

Oplysninger foreslået på kortet, til jer at godkende

Når et dokument hentes ind i VisualQMS, læser assistenten det og foreslår dets oplysninger på metadatakortet: beskrivelsen, procesområdet, nøgleord. Hvert forslag viser, hvor værdien kommer fra, og I godkender dem, der passer.

Før I læser det hele

Opsummeringer, sammenligninger og søgninger med almindelige ord

Opsummér først

Højreklik på en lang procedure eller auditrapport, og bed om et resumé, før I læser den i sin helhed.

Sammenlign versioner eller dokumenter

Vælg to versioner af en procedure, eller to dokumenter, så fortæller assistenten, hvordan indholdet adskiller sig.

Spørg, hvem der ændrede det

Spørg, hvem der ændrede et dokument og hvornår, så kommer svaret fra dets versionshistorik.

Åbn lange lister i M‑Files' liste

Bed om de CAPA'er, der stadig venter på implementering, så bygges søgningen af de oplysninger, jeres registreringer allerede har. Lange lister åbnes i M‑Files' egen liste.

Oplysninger udfyldt på indkomne dokumenter

Når dokumenter hentes ind i VisualQMS, foreslår AI'en deres klasse og oplysninger på metadatakortet, med assistenten eller M‑Files' Aino. Godkend dem, der passer, og lad resten ligge.

Ret registreringer efter en forhåndsvisning

Beskriv ændringen, for eksempel "sæt afdelingen til Quality på de her tre registrerede hændelser". Assistenten viser hver registrering med den gamle og den nye værdi og ændrer intet, før I godkender dem. Jeres administrator slår det til.

Se den spore en CAPA og tælle sager i en demo

Book en AI-demo
EU, sky eller eget hus

I vælger, hvor AI'en kører, helt ned til jeres egne servere

Hvert spørgsmål, og det indhold, assistenten læser for at besvare det, går til den AI-tjeneste, der er valgt til jeres M‑Files. Vælg den, jeres datapolitik tillader.

Scaleway

En europæisk AI-udbyder, hostet i EU.

OpenAI

Modeller fra OpenAI, koblet på af jeres administrator.

Azure AI Foundry

Modeller, I kører i Microsofts Azure AI Foundry.

Jeres egne servere

En model på jeres egne servere. Med M‑Files på jeres egne servere forlader jeres data aldrig virksomheden.

Find ud af, hvilken AI jeres opsætning giver adgang til

Fortæl os, hvordan jeres M‑Files er sat op, eller at I starter fra bunden, så fortæller vi, hvilke AI-muligheder I har, også at køre den på jeres egne servere. Vi svarer samme arbejdsdag.

Book en AI-demo Kontakt os

Spørgsmål om AI og VisualQMS

Hvad er CtrlScout?
Den AI-assistent, vi leverer sammen med VisualQMS. Den arbejder i højre panel i M‑Files, ved siden af jeres registreringer. Den opsummerer og sammenligner dokumenter, finder og tæller registreringer, tegner diagrammer og skriver udkast til mails, og den kan forberede ændringer og foreslå metadata, som en person godkender. Ændringer, dokumentanalyse, søgning efter betydning og metadataforslag er licenserede dele, der slås til hver for sig, og metadataforslag er en valgfri del, der installeres separat. Fortæl os, hvad I vil have, så tager vi det med i jeres tilbud.
Arbejder den selvstændigt, som en AI-agent?
Nej. Det er en AI-chat: den arbejder på det spørgsmål, nogen stiller, og svarer i panelet. Når et spørgsmål kræver flere trin, end den har lov til, stopper den og spørger, om den skal fortsætte eller svare med det, den har. En ændring, den forbereder, venter på, at en person godkender den. Compliance-beslutninger og gennemgang og godkendelse af QMS-registreringer bliver hos jeres folk og jeres workflows.
Respekterer AI'en vores rettigheder?
Ja, på hvert trin af et svar. Hver søgning, hvert dokument, der læses, hvert link, der følges, og hver optælling kører som den, der spørger, og det gør hver ændring også. Alt, hvad applikationen gemmer for hastighedens skyld, for eksempel en opsummering i cache eller indekset til søgning efter betydning, tjekkes igen som den, der spørger, før det når frem. Registreringer, personen ikke må åbne, udelades, og når en koblet registrering udelades, siger svaret det. Samtaler kan kun ses af den person, der havde dem, og administratorer kan begrænse assistenten til udvalgte brugergrupper. M‑Files Aino bruger jeres vault-rettigheder, når den laver et svar, og M‑Files oplyser, at Microsoft 365 Copilot kun kan se indhold, en bruger har adgang til.
Hvilke AI-tjenester kan den bruge, og hvor går vores indhold hen?
I vælger, hvor AI'en kører: Scaleway (en europæisk udbyder, hostet i EU), OpenAI, Azure AI Foundry eller en model på jeres egne servere. Spørgsmålene, og det indhold, CtrlScout læser for at besvare dem, går til den tjeneste. Filer, en bruger vedhæfter fra sin egen computer, går også derhen, uden om vaulten, og vedhæftninger kan slås fra. Slår I søgning efter betydning til, indekseres de dokumenter, I vælger, på forhånd: deres tekst går til den tjeneste, der laver indekset, og indekset ligger i et lager, I selv kører, eller hos OpenAI. Indekset bygges af applikationen selv, og hvert hit tjekkes igen som den, der spørger, før det bruges.
Kan den køre helt på vores egne servere?
Ja. Når både M‑Files og AI-modellen kører på jeres egne servere, forlader jeres data aldrig virksomheden. Slår I søgning efter betydning til, skal dens indeks og den tjeneste, der laver det, også køre dér. Modellen skal udstilles gennem en OpenAI-kompatibel grænseflade og kunne kalde værktøjer, og svarene er kun så gode som den model, I vælger.
Kan CtrlScout ændre eller oprette registreringer?
Først når jeres administrator slår det til. Hver ændring er en forhåndsvisning, en person godkender, og den kører under den persons rettigheder, som standard 10 registreringer ad gangen. Kunne personen ikke lave ændringen i hånden i M‑Files, kan CtrlScout heller ikke: den fejler af samme grund. Den ændrer aldrig en registrerings klasse eller de felter, M‑Files selv vedligeholder, for eksempel oprettet og sidst ændret. Fortryd ændringer ruller en ændring tilbage som en ny version, med historikken bevaret, men springer registreringer over, der siden er redigeret, tjekket ud eller slettet. Oprettelse af registreringer slås til separat. Den opretter kun metadata, aldrig filer, enten fra et godkendelseskort eller, når der mangler værdier, gennem M‑Files' vindue Nyt objekt. En oprettelse kan ikke fortrydes.
Hvordan virker metadataforslag?
De kommer fra en valgfri del af CtrlScout, der installeres separat. Jeres administrator bestemmer, hvilke felter den foreslår værdier til, og hvad den skal lede efter. Forslagene vises på metadatakortet, når et dokument tilføjes, eller nogen klikker på Analyze. Som standard venter hver værdi på, at nogen godkender den, og en administrator kan lade sikre værdier blive udfyldt direkte. Det er adskilt fra M‑Files' egen Metadata Agent.
Kan svarene være forkerte?
Ja, som med al AI, og det siger panelet også. Optællinger laves ud fra registreringerne i M‑Files, ikke skønnet, og hvert svar fortæller, hvad der blev talt. Hver registrering, den brugte, er et link, I kan åbne, og når et svar kommer fra en søgning, kan I åbne den søgning i M‑Files' liste.
Vi har allerede M‑Files Aino. Hvorfor skulle vi tilføje CtrlScout?
Aino er M‑Files' egen AI-assistent, og den er tilgængelig for VisualQMS-kunder. CtrlScout er bygget lidt længere ind i den måde, I arbejder i M‑Files på: den tæller registreringer og tegner diagrammer, åbner søgninger i M‑Files' liste, forbereder ændringer, som en person godkender, skriver udkast til mails og foreslår metadata på kortet. Den kører også på den AI-tjeneste, I vælger, også en model på jeres egne servere.