Boka en demo
Training Management

Se till att den nya rutinen blir läst

Välj vem som ska läsa varje SOP efter roll, avdelning, land eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren. När en ny version publiceras får de en utbildningspost, och en portal bredvid kan förklara varje steg. Deras chef ser vem som är försenad.

Boka en demo av utbildning Alla moduler
  • Tilldelad efter vilken uppgift som helst om medarbetaren
  • Läses igen när dokumentet ändras
  • Chefen ser vem som är försenad
Tre skärmar ur VisualQMS: vyn All Training Records med en persons utbildningspost öppnad bredvid, en avdelnings utbildningsöversikt med de försenade posterna och personerna på avdelningen, och utbildningspostens portal med sina tre numrerade steg och knappen Open Document
Systemet sköter påstötningarna

Sätt regeln en gång, så får rätt personer sin läslista

En utbildningsregel väljer ut personer efter allt som är registrerat om dem: roll, avdelning, land, användargrupp och så vidare. Innan den går live visar VisualQMS hur många personer den når, så ett misstag syns tidigt.

  1. Sätt regeln

    Välj vad som ska läsas och vem det gäller, till exempel varje ingenjör i Australien, hur länge en genomförd utbildning förblir giltig och hur lång tid folk har på sig.

  2. Alla får en post

    Varje person regeln omfattar får en utbildningspost med ett sista datum, och det får också den som börjar senare, byter roll eller flyttar till en annan avdelning eller ett annat land, om personen inte redan har giltig utbildning för det. Om regeln säger det startar en ny version av dokumentet en ny omgång.

  3. Läs och bekräfta

    Medarbetare

    Medarbetaren hittar posten i sin egen utbildningslista, läser dokumentet eller processkartan och bekräftar det som läst och förstått. Där det behövs bekräftar hen också de instruktioner och formulär som är kopplade till SOP:en.

  4. Försenat går till chefen

    En post som fortfarande är öppen när dess respit går ut markeras som försenad. Medarbetarens chef aviseras, och chefens chef också om ni vill.

Se vem som fortfarande är skyldig er en genomläsning

Boka en demo av utbildning
För dem som sällan loggar in

Förklara varje steg bredvid utbildningsposten

Vi använder portaler för att göra utbildningen enklare för dem som sällan använder systemet. Bredvid utbildningsposten kan en portal lista varje steg och ge dem en knapp som öppnar dokumentet. Det vanliga M‑Files-kortet visar samma post som en lista med fält.

Utbildningsposten POL 038 4.0 - Document Training - Demo User i M-Files på tre sätt: i listan All Training Records till vänster, i en portal i mitten med tre numrerade steg, Read Details, Open Document med en grön knapp och Mark as Learned, och på det vanliga metadatakortet till höger med personen, det publicerade dokumentet, respitdatumet och statusorsaken. Arbetsflödessteget är Overdue.

Portalen förklarar vad som ska göras och öppnar dokumentet med en knapp. Det vanliga kortet visar samma post som en lista med fält.

För chefen och revisorn

Se vems utbildning som är försenad på en tavla

Varje utbildningspost ligger i kolumnen för sin status, med personen och respitdatumet på kortet, och de försenade står i en egen kolumn. Varje post anger också dokumentet och dess version, så vid revisionen kan ni visa vem som har läst vilken version. Vyer kan visa en persons egen utbildning, en avdelnings, utbildningen för de personer ni leder, eller det som är försenat.

En kanbantavla med titeln Training records och fyra kolumner: Pending, Overdue, Learned and Valid och Training not Done, med tre, tre, fyra och en post. Varje kort anger dokumentet som ska läras, som POL 038 4.0 - Procurement Policy, med personen och respitdatumet, och korten är färgade per person. Knappar växlar vyn mellan List, Calendar, Kanban och Gantt.

Antalet överst i varje kolumn visar hur många poster som har den statusen. Samma poster kan också öppnas som en lista, i en kalender eller som ett ganttdiagram.

Se vem som måste läsa vad i er organisation

Berätta vilka dokument era medarbetare måste läsa och hur ni håller reda på det i dag, så visar vi i en personlig demo hur en utbildningsregel hanterar det. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo av utbildning

Frågor om utbildningsposter

Hur skiljer sig utbildningshantering i ett QMS från ett LMS?
Ett lärplattformssystem fokuserar på att leverera kurser. Utbildningshanteringen i VisualQMS ser till att folk har läst och förstått de styrda dokument och processkartor som gäller dem, och sparar utbildningsposterna. VisualQMS kan också integreras med externa utbildningssystem, till exempel LinkedIn Learning.
Vad händer med utbildningsposterna när en rutin revideras?
Om utbildningsregeln är markerad "Re-train on New Versions" fångar VisualQMS upp den nypublicerade versionen och skapar nya utbildningsposter för de personer regeln omfattar.
Kan utbildning upprepas enligt ett schema?
Ja. En utbildningsregel anger vad som ska tränas, hur ofta och under vilka villkor. Den anger också hur länge en genomförd utbildning förblir giltig och hur lång tid folk har på sig innan en ny post blir försenad. När en genomförd utbildning går ut skapas en ny utbildningspost automatiskt.
Vad händer när någon börjar eller byter roll?
Utbildningsreglerna tittar på de uppgifter som är registrerade om varje medarbetare, som roll, avdelning, land eller användargrupp. Den som börjar, byter roll eller flyttar till en annan avdelning eller ett annat land får automatiskt den utbildning som hör till. Utbildning personen redan har genomfört och som fortfarande är giltig räknas, så den behöver inte göras om. Om era roller och medarbetaruppgifter finns i Microsoft Entra ID synkroniseras dess grupper och de uppgifter ni väljer till VisualQMS. Uppgifterna kan också hållas i VisualQMS.
Kan de som sällan använder systemet genomföra sin utbildning?
Ja. De öppnar utbildningsposten, läser dokumentet och bekräftar att de har förstått det. För att göra det enklare använder vi en portal bredvid posten som listar varje steg, med en knapp som öppnar dokumentet.
Hur visar vi utbildningsposter för en revisor?
Öppna utbildningsposterna för dokumentet. Var och en anger personen, dokumentet och dess version, sista datum och status, som Training Done eller Learned and Valid. Ni kan visa dem som en lista eller på en tavla, och en lista kan exporteras till Excel. För hur ett krav i standarden uppfylls, se stödet för kvalitetsstandarder.
Är utbildningshantering en del av kärnan?
Ja. Training Management är en av kärnmodulerna, tillsammans med dokumentstyrning med mallar, stöd för kvalitetsstandarder, och Comments & Suggestions. Processkartorna är en kärnmodul.
Är VisualQMS certifierat, eller gör det oss regelefterlevande?
Ett ackrediterat certifieringsorgan certifierar er organisations kvalitetsledningssystem. VisualQMS ger er utbildningsreglerna, posterna och eskaleringen att visa vid revisionen.
När ni är redo för mer

Lägg till de kvalitetsaktiviteter ni behöver

Internal Audit Management

Vet var varje revision står, med påminnelser till de inblandade och observationer knutna till CAPA.

Se Internal Audit Management 

Issue Management

Registrera ett ärende eller en kundreklamation, bestäm hur varje slag hanteras, och håll det knutet till den CAPA det leder till.

Se Issue Management 

CAPA Management

Korrigerande och förebyggande åtgärder med en ansvarig och en deadline, kopplade till det fynd som startade dem.

Se CAPA Management 

Change Management

Ändringsförfrågningar som anger vad som ändras och varför, godkända innan ett styrt dokument redigeras.

Se Change Management 

Deviation Management

Avvikelser hanterade på samma sätt varje gång, och kopplade till CAPA.

Se Deviation Management 

Non Conformance Management

Non conformances registrerade i sin egen modul, tagna från registrering till granskning och godkännande, och kopplade till de CAPA:er som rättar till dem.

Se Non Conformance Management 

Risk Management

Riskbedömningar som följer er egen metod och förblir kopplade till de CAPA:er, ändringar och dokument de gäller.

Se Risk Management