Ett komplett QMS, visuellt och under kontroll
VisualQMS täcker hela ert kvalitetsarbete: rutiner, utbildning och standarder, och varje reklamation, avvikelse, CAPA och revision, var och en kopplad till det den gäller och skickad till den som är ansvarig. Era processkartor visar hur arbetet utförs, med den godkända rutinen bakom varje aktivitet.
Utvecklat och implementerat av Solution Management, auktoriserad M‑Files-återförsäljare.
- Godkänt innan det används
- Börja smått, lägg till moduler senare
- Molnet eller egna servrar
Bygger på M‑Files, med processkartor från Elements.cloud, och fungerar med Microsoft 365
Det ni öppnar när revisorn frågar
VisualQMS är ett komplett kvalitetsledningssystem på M‑Files. Det är visuellt, så människor hittar genom att se: sin egen aktivitet på processkartan, en tavla över vem som har vad, en standard krav för krav. Och det är under kontroll, så revisorn kan lita på det: varje rutin godkänns innan den publiceras, varje version sparas, och varje reklamation, avvikelse, CAPA och revision är kopplad till det den gäller.
| Funktion | VisualQMS | Mappar, inkorgar och kalkylblad |
|---|---|---|
| Vilken version gäller? | Den publicerade versionen, öppnad från en lista, en sökning eller aktiviteten på processkartan | Kopian i den delade mappen, eller den någon mejlade |
| Vad blev det av den reklamationen? | Reklamationen, kopplad till sin non conformance, sin CAPA och den rutin som ändrades | En mejltråd och en rad i CAPA-loggen |
| Vem har läst den nya rutinen? | Utbildningsposter som skapas enligt er regel, med påminnelser och eskalering till chefen | Ett kalkylblad som någon kommer ihåg att uppdatera |
| Var finns underlaget för det här kravet? | Kravet, med de dokument, processaktiviteter och revisioner som ligger bakom det listade | En dags letande före besöket |
| Vilka CAPA:er ligger efter? | En tavla kan visa varje CAPA:s steg, vem som utför den och deadline | Fråga runt |
Det var och en ser i VisualQMS
Var och en arbetar i vyer gjorda för sin roll, och vem som helst kan göra egna för att se det på sitt sätt.
Rutinen öppnas från aktiviteten på kartan
Era processer ritas som kartor, från hela företaget ner till en enskild arbetsuppgift. Varje aktivitet visar vem som utför den och öppnar sin godkända rutin, anteckningar och videor, och en markering visar var en standard som ISO 9001 gäller. När en ny version publiceras öppnar aktiviteten den från och med då.
Se vem som har varje CAPA och när den ska vara klar
En tavla kan visa varje CAPA i det steg den har nått, med den som genomför den och deadline. Den personen får påminnelser, och en CAPA som ligger efter eskaleras. Samma vyer fungerar för ändringsförfrågningar, registrerade ärenden och årets revisioner.
Se vems utbildning som återstår
En chefsöversikt kan visa avdelningens utbildning med en blick: hur många poster som är försenade, hur posterna fördelar sig per status, vilka som ingår i avdelningen, och de försenade posterna med dokumentet och personen var och en gäller. Utbildning tilldelas efter roll, avdelning, land eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren, och på nytt när en ny version publiceras, där regeln säger det.
Läs, bekräfta och gå tillbaka till jobbet
Den som öppnar VisualQMS några gånger om året får en portal bredvid sin utbildningspost som förklarar vad som ska göras, med dokumentet en knapp bort, och posten visar vilken version personen bekräftade.
Gå igenom standarden krav för krav
Rutiner och processaktiviteter märks med de krav de hör till, så underlaget hittas genom att gå igenom standarden. Varje krav i er standard listar de dokument, processaktiviteter och revisioner som svarar mot det. Ni kan arbeta mot flera standarder samtidigt.
En reklamation följd hela vägen till den ändrade rutinen
En kund reklamerar en leverans. Så här löper ett sådant ärende genom VisualQMS.
-
Registrerad där den uppstod
Kundservice
Reklamationen registreras mot aktiviteten på processkartan och den rutin den gäller, och går till den ansvariga på kvalitet.
-
Utredd, med en ägare
Kvalitetschef
En non conformance öppnas och kopplas till reklamationen. Dess CAPA anger vem som godkänner den, vem som genomför den och när. Påminnelser går ut, och en försenad CAPA eskaleras.
-
Rutinen ändrad, under kontroll
Processägare
Författaren öppnar rutinen i Word direkt från VisualQMS. Där era regler kräver det godkänns först en ändringsförfrågan. Den nya versionen granskas och godkänns innan den publiceras.
-
Alla arbetar efter den nya versionen
Hela teamet
Medarbetarna ser bara den publicerade versionen, aktiviteten på processkartan öppnar den nya från och med nu, och de personer er utbildningsregel pekar ut läser den och bekräftar.
-
Lätt att spåra ett år senare
Revisorn
Ett år senare visar reklamationen fortfarande sin non conformance, sin CAPA, den ändrade rutinen och vilka som bekräftade att de läst den, var och en med person och datum.
-
En ändring, gjord en gång
Reklamationen, CAPA:n, rutinen och utbildningsposterna förblir kopplade, så svaret på "vad blev det av det" är ett klick bort.
Godkänt innan någon arbetar efter det
Författare öppnar en rutin i Word, Excel eller PowerPoint direkt från VisualQMS, och uppgifterna om godkännandet fylls i i dokumentet. Varje version granskas och godkänns innan den publiceras, och dokument hittas efter vad de är, inte var de är lagrade.
Börja med era dokument och lägg till moduler efter hand
Ni behöver inte använda varje modul från dag ett. Så här brukar ordningen se ut.
-
Steg 1: Dokumenten först
Era befintliga rutiner flyttar över med sina dokumentnummer, och deras uppgifter fylls i från Excel-mallar. Granskning och godkännande börjar fungera på dem direkt, och utbildningen följer de regler ni sätter.
-
Steg 2: Sedan processkartorna
Rita processerna grovt först och lägg till detaljer allt eftersom ni använder dem. Vi håller kartläggningsworkshopparna tillsammans med er.
-
Steg 3: Lägg till de moduler ni behöver
CAPA, reklamationer, non conformances, avvikelser, revisioner, ändringsförfrågningar eller risk, från början eller senare. Varje modul är förkonfigurerad, anpassas till er organisation under implementeringen och kopplas till det som redan finns.
En modul för varje slags kvalitetsärende
Varje modul driver sina ärenden genom sitt arbetsflöde, skickar varje uppgift till den ansvariga med påminnelser, och kopplar ärendet till den rutin, revision eller risk det gäller. Se alla moduler →
Internal Audit Management
Vet var varje revision står, med påminnelser till de inblandade och observationer knutna till CAPA.
Se modulenIssue Management
Registrera ett ärende eller en kundreklamation, bestäm hur varje slag hanteras, och håll det knutet till den CAPA det leder till.
Se modulenCAPA Management
Korrigerande och förebyggande åtgärder med en ansvarig och en deadline, kopplade till det fynd som startade dem.
Se modulenTraining Management
Se vem som har läst den nya rutinen. Tilldela utbildning efter roll, avdelning eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren, och chefen får veta när den är försenad.
Se modulenChange Management
Ändringsförfrågningar som anger vad som ändras och varför, godkända innan ett styrt dokument redigeras.
Se modulenDeviation Management
Avvikelser hanterade på samma sätt varje gång, och kopplade till CAPA.
Se modulenNon Conformance Management
Non conformances registrerade i sin egen modul, tagna från registrering till granskning och godkännande, och kopplade till de CAPA:er som rättar till dem.
Se modulenRisk Management
Riskbedömningar som följer er egen metod och förblir kopplade till de CAPA:er, ändringar och dokument de gäller.
Se modulen
AI som svarar utifrån era egna poster
AI-assistenten sitter inne i M‑Files, bredvid den post ni har öppen, och svarar utifrån den posten, vyn ni står i eller hela systemet. Den utgår från det M‑Files vet om varje post: typ, arbetsflödessteg, personerna på den och dess kopplingar. Varje sökning, läsning och räkning körs som den som frågar, så den läser bara det personen får se.
- Spåra ett ärende — Fråga vilka CAPA:er som är kopplade till en non conformance, och vad var och en rättar till.
- Räkna och rita diagram — Räkna CAPA:er eller reklamationer per steg och visa dem som ett diagram.
- Ändringar bara med ert godkännande — När en administratör har slagit på ändringar ändrar den en post först efter att en person har godkänt förhandsvisningen.
- Var den körs — Ni väljer: Scaleway, en europeisk leverantör med drift i EU, OpenAI, Azure AI Foundry eller en modell på era egna servrar. Med M‑Files på era servrar också lämnar era data då aldrig företaget.
Fungerar med Office, Teams, e-signering och ert ERP
VisualQMS bygger på M‑Files, som Gartner och Forrester erkänner. Dokument öppnas från Office och Teams, mejl arkiveras från Outlook, och signaturer kommer tillbaka från er egen DocuSign- eller Adobe Acrobat Sign-prenumeration. Kunder, produkter och leverantörer hämtas från ert ERP eller CRM, så ingen håller dem på två ställen: M‑Files integrerar med Microsoft Dynamics 365, SAP och Salesforce, och alla system med en SQL-databas bakom sig kan kopplas på.
DocuSign och Adobe Acrobat Sign
Med er egen prenumeration skickar ni ett dokument för signering, och den signerade versionen kommer tillbaka till M‑Files.
Samredigering i OneDrive
Flera personer skriver i samma utkast, och det kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.
Microsoft Entra
Utbildningen följer med när människor byter roll.
ERP och CRM
Kunder, produkter och leverantörer från det system som redan har dem.
Word, Excel och PowerPoint
Redigera i Office, så fylls uppgifterna om godkännandet i åt er.
Teams och Outlook
Öppna styrda dokument från Teams, och arkivera mejl från Outlook i M‑Files.
Infört av dem som gör det
Solution Management i Köpenhamn gör VisualQMS och har implementerat lösningar för affärsprocesser i mer än tio år. En offert täcker programvaran, samma personer implementerar VisualQMS tillsammans med er, ofta på distans, och stöttar er i det dagliga arbetet. Det körs i M‑Files Cloud eller på era egna servrar, och vi har levererat det till fordonsindustrin, life science och tillverkning.
- Hur lång tid det tar — Det beror på vilka moduler ni börjar med, om ni tar med kartorna, och hur många dokument ni flyttar över.
