Boka en demo
Från e-signering till ERP

Passar de system ni redan kör

Rutiner skrivs i Word och utkast görs tillsammans i OneDrive, mejl arkiveras från Outlook, och signerade dokument kommer tillbaka från DocuSign eller Adobe Acrobat Sign av sig själva. En AI-assistent inne i M‑Files svarar utifrån era egna poster, och kunder och produkter kan hämtas från ert ERP.

Boka en demo Se vad VisualQMS är

Utvecklat och implementerat av Solution Management, auktoriserad M‑Files-återförsäljare och återförsäljare av Elements.cloud.

Illustration av VisualQMS på M-Files i mitten, med Microsoft 365, Teams och SharePoint, DocuSign och Adobe Sign, en AI-assistent, ERP- och CRM-system, och Elements.cloud runt omkring
Anpassat till er uppsättning

Där ert kvalitetsarbete möter era andra system

Ni behöver inte ha M‑Files redan: det följer med VisualQMS. Berätta vad mer ni kör, så berättar vi vad varje koppling kräver.

Word, Excel och PowerPoint Klicka på redigera, så öppnas det styrda dokumentet i Office. Godkännandedatum, godkännare och version skrivs in i filen.
Samredigering i OneDrive Flera personer skriver i samma utkast samtidigt, även personer utanför företaget, och det kommer tillbaka till M‑Files som en ny version.
DocuSign och Adobe Acrobat Sign Skicka ett dokument för signering, så kommer den signerade versionen tillbaka till M‑Files av sig själv.
Microsoft Teams Öppna ett styrt dokument från Teams, och sök i M‑Files utan att lämna det.
Outlook Arkivera mejl och bilagor från Outlook, och läs en hel mejltråd samlad i M‑Files. M‑Files fångar upp kunden eller kontakten från mejlet.
SharePoint Gör de dokument ett team behöver tillgängliga via SharePoint.
ERP och CRM Kunder, produkter och leverantörer från ert ERP. Vi har kopplat Microsoft Dynamics och Maconomy, M‑Files har kopplingar till SAP, Dynamics 365 och Salesforce, och alla system med en SQL-databas bakom sig kan kopplas direkt. För allt annat bygger vi kopplingen.
Microsoft Entra Om era roller och medarbetaruppgifter finns i Entra synkroniseras dess grupper och de uppgifter ni väljer till VisualQMS. Utbildningsreglerna använder dem, så utbildningen följer med när folk byter roll.
Elements.cloud Kartorna som ritas där öppnas i VisualQMS, med varje aktivitet kopplad till sin rutin.
Fungerar inne i M‑Files

AI utifrån era poster, på den modell ni väljer

AI-assistenten vi levererar tillsammans med VisualQMS sitter inne i M‑Files, i panelen bredvid den post ni har öppen och på dess högerklicksmeny. Den svarar utifrån den posten, vyn ni står i eller hela valvet, följer kopplingarna mellan ärenden och räknar dem efter deras fält. Den söker och läser som den som frågar, så den ser aldrig annat än det personen får se.

  • På den modell ni väljer — Ni kan använda Scaleway (en europeisk leverantör med drift i EU), OpenAI eller Azure AI Foundry, eller köra en modell på era egna servrar. Med M‑Files, modellen och eventuellt sökindex på era egna servrar stannar det den läser inne i ert företag.
  • Spåra ett ärende — Fråga "Vilka CAPA:er är kopplade till den här non conformance-posten, och vad rättar var och en till?", så kommer varje CAPA tillbaka som en länk till sin post.
  • Räkna per steg — Räkna öppna CAPA:er eller reklamationer per steg, som ett diagram ni kan kopiera in i en rapport.
  • Sammanfatta eller jämför — Sammanfatta en rutin, eller jämför två versioner, från högerklicksmenyn.
Se AI i VisualQMS
AI-assistentens panel inne i M-Files, som svarar på vilka CAPA:er som är kopplade till en non conformance: den anger de två CAPA:erna som länkar till sina poster och säger vad var och en rättar till
Börja där era dokument är

Fortsätt hitta era befintliga dokument medan ni flyttar in

M‑Files kopplar till era filservrar och SharePoint Online, så folk kan hitta dokument där de är, och ni flyttar in dem i er egen takt.

  1. Hitta dem där de är

    När kopplingen är gjord söker och öppnar folk dokumenten på era filservrar och i SharePoint Online från M‑Files. I M‑Files Cloud nås filservrar via M‑Files Ground Link.

  2. Ge de viktiga uppgifter

    Ge ett dokument sina uppgifter, så dyker det upp i era vyer medan filen ligger kvar där den är. Från och med då sparas ändringar gjorda via M‑Files i dess versionshistorik.

  3. Flytta in dem när ni är redo

    Ta in dokumenten en avdelning eller ett team i taget. De behåller sina gamla nummer, och deras uppgifter läggs till i mängd från Excel. Vi tar in dem tillsammans med er, med migreringsverktygen.

Visa oss var era dokument förvaras

Boka en demo
Ritade i Elements.cloud

Processkartor som följer era rutiner

Era processer ritas i Elements.cloud, och varje aktivitet på kartan öppnar den godkända rutinen bakom den. När en ny version av en rutin godkänns och publiceras öppnar aktiviteten den nya, och kartan behöver inte publiceras om. Processkartorna är en kärnmodul.

Se visuella processer
Processen Deliver Products and Services som sex aktiviteter från onboarding av nya kunder till överlämning till support, var och en med de roller som utför den och pilar mellan dem, och en ISO 9001-tagg på Validate Delivery Acceptance
Mindre arkivering för hand

Mejl, skanningar och data från era andra system

En mapp som arkiverar sig själv

Filer som sparas i en delad mapp, som den er skanner sparar till, fångas upp och arkiveras med sina uppgifter. Uppgifterna kan sättas för mappen, eller läsas ur filen.

En inkorg som arkiverar sig själv

Där M‑Files körs på era egna servrar, peka det mot en brevlåda i Microsoft 365, Gmail eller en annan IMAP-tjänst, så arkiveras varje mejl som kommer in med sina bilagor. Uppgifterna sätts för den brevlådan, eller läses ur mejlet.

Listor som håller jämna steg

M‑Files kan hålla en lista som kunder, produkter eller medarbetare synkroniserad med en extern databas.

Ett annat system ni är beroende av

Berätta vilket system och vilka data ni har i tankarna, så berättar vi hur VisualQMS kan kopplas till det, via API:er, direkta databaskopplingar (ODBC) eller andra metoder. Vid behov skräddarsyr vi VisualQMS efter det.

Berätta vad ni kör i dag

Boka en demo och fråga hur VisualQMS skulle fungera med de verktyg, data och system ert team redan använder. Skicka oss listan skriftligt om det är enklare. Vi svarar samma arbetsdag.

Boka en demo Skriv till oss

Frågor om integrationer

Behöver vi ha M‑Files redan?
Nej. M‑Files, ett komplett dokumenthanteringssystem, ingår när ni inför VisualQMS, och ni kan använda det till andra delar av verksamheten också.
Vad händer med de dokument vi inte har flyttat ännu?
Dokument på era filservrar eller i SharePoint Online kan hittas från M‑Files där de är, när kopplingen är gjord, och flyttas in när ni är redo. Ge ett dokument sina uppgifter, så dyker det upp i era vyer. Från och med då sparas ändringar gjorda i M‑Files i dess versionshistorik; ändringar gjorda direkt på filservern gör det inte. Flyttade dokument behåller sina nummer, och deras uppgifter läggs till i mängd från Excel. I M‑Files Cloud nås filservrar via M‑Files Ground Link, som körs på en server i ert eget nätverk. Vi går igenom vad varje koppling kräver när vi avgränsar arbetet.
Kan vi använda DocuSign eller andra e-signaturer?
Ja. Med integrationen till DocuSign eller Adobe Acrobat Sign för M‑Files och er egen prenumeration på den tjänsten kommer det signerade dokumentet tillbaka till M‑Files automatiskt; integrationen kräver en licensnyckel för tillägget från M‑Files. För att signera ett arbetsflödessteg inne i M‑Files behöver ni dess modul Electronic Signatures and Advanced Logging, som finns mot en separat avgift.
Hur fungerar samredigeringen?
Den 31 december 2026 pensionerar Microsoft Office Online Server, som M‑Files samredigering i webbläsaren bygger på när M‑Files körs på era egna servrar. I M‑Files Cloud med Microsoft 365 fungerar M‑Files egen samredigering i webbläsaren och i Office på datorn, när dokumenten lagras i Microsoft 365 och öppnas i nya M‑Files Desktop eller Web; vi går igenom vad er uppsättning stöder när vi avgränsar arbetet. Appen för samredigering som vi levererar tillsammans med VisualQMS fungerar i molnet och på era egna servrar. Ett klick öppnar dokumentet i OneDrive, folk redigerar det tillsammans i Office på datorn eller i webbläsaren, och det kommer tillbaka som en ny version. Personer utanför företaget kan bjudas in och behöver ingen M‑Files-licens. Appen kräver M‑Files 25.1 eller senare, Microsoft Entra ID, Microsoft 365 Office-licenser för interna användare och ett servicekonto med OneDrive-licens.
Vilka AI-modeller kan vi använda, och vart går vårt innehåll?
Assistenten vi levererar tillsammans med VisualQMS är CtrlScout, en app som installeras i ert M‑Files-valv. Ni väljer var AI:n körs: Scaleway (en europeisk leverantör med drift i EU), OpenAI, Azure AI Foundry eller en modell på era egna servrar. Frågorna, och det innehåll CtrlScout läser för att besvara dem, går till den tjänsten. Modellen måste stödja funktionsanrop, och CtrlScout kopplar till den med en API-nyckel. Kör M‑Files och modellen på era egna servrar, så lämnar era data aldrig företaget. Om ni slår på sökning efter innebörd, håll dess index och den tjänst som bygger det där också. Filer folk bifogar från sin egen dator går till samma tjänst, och bilagor kan stängas av.
Hur är det med M‑Files Aino och Microsoft 365 Copilot?
Aino är M‑Files egen AI-assistent, och den är tillgänglig för VisualQMS-kunder. Microsoft 365 Copilot fungerar med M‑Files-dokument och M‑Files-behörigheter när Microsoft 365-lagring eller M‑Files Copilot-kopplingen är uppsatt och användarna har Copilot-licenser.
Kan vi koppla vårt ERP eller CRM?
Ja. Det typiska är att hämta kunder, produkter, tillverkare eller leverantörer från ERP- eller CRM-systemet, så att kvalitetsarbetet använder den informationen utan att underhålla den i VisualQMS. Vi har kopplat Microsoft Dynamics och Maconomy, M‑Files har kopplingar till SAP, Dynamics 365 och Salesforce, och alla system med en SQL-databas bakom sig kan kopplas direkt. För allt annat bygger vi kopplingen. Vi går igenom vad ert system kräver när vi avgränsar arbetet.
Hur fungerar VisualQMS med Microsoft 365?
VisualQMS är tätt integrerat med Microsoft 365. Godkännandedatum, godkännare och version bäddas in i Word-, Excel- och PowerPoint-filer, ni redigerar utan manuell nedladdning och uppladdning, och dokument kan göras tillgängliga via Teams eller SharePoint. Mejl arkiveras från Outlook med sina uppgifter; i nya Outlook och Outlook på webben går det via M‑Files for Outlook Lite, som ingår, eller Pro, som licensieras separat. Mejlen i en konversation kopplas ihop i M‑Files, så en hel tråd kan läsas samlad. Med Pro arkiveras nya mejl som kommer in i en konversation ni har arkiverat, och mejl som läggs i en vald Outlook-mapp, av sig själva. I klassiska Outlook kan Outlook-regler också arkivera mejl automatiskt.
Kan mejl och skannade filer komma in av sig själva?
Ja. M‑Files kan bevaka en delad mapp, som den er skanner sparar till, och arkivera det som kommer med sina uppgifter. Där M‑Files körs på era egna servrar kan det också bevaka en brevlåda i Microsoft 365, Gmail eller en annan IMAP-tjänst och arkivera varje mejl med sina bilagor. För M‑Files Cloud, fråga oss. Berätta vilken mapp eller brevlåda ni har i tankarna, och var M‑Files körs, så berättar vi vad som gäller.
Kan folk söka i M‑Files från Teams?
Ja, på två sätt. M‑Files egen app för Teams kräver nya M‑Files Cloud, eller en egen M‑Files-server uppsatt för gRPC. Appen för Teams-sökning som vi levererar tillsammans med VisualQMS kräver M‑Files 20.12 eller senare, Microsoft Entra ID och M‑Files Classic Web över HTTPS. Den söker i M‑Files från Teams-chatten och gör om inklistrade M‑Files-länkar till kort folk kan klicka på.
Kan folk logga in med sitt Microsoft-konto?
Inloggning med Microsoft Entra ID, med era egna regler som flerfaktorsinloggning, fungerar via M‑Files federerade autentisering. Berätta om er uppsättning, så berättar vi vad som gäller.
Hur kommer processkartorna från Elements.cloud in i VisualQMS?
Ni kartlägger era processer i UPN (Universal Process Notation) i Elements.cloud. VisualQMS visar kartorna som underhålls där, så att varje aktivitet kan öppna den senast godkända versionen av sitt dokument. När ett dokument publiceras uppdateras dess länk i URL-biblioteket i Elements.cloud automatiskt.
Var finns våra data?
Där ni väljer: på era egna servrar, hostat, i ert eget moln eller i M‑Files Cloud. M‑Files Cloud körs i Microsoft Azure och är krypterat i vila och under överföring, och M‑Files är certifierat enligt ISO/IEC 27001, med en omfattning som täcker M‑Files Cloud. Fråga oss vilken Azure-region er prenumeration skulle använda.
Vem gör apparna?
CtrlDocs, utsett till M‑Files Solution Partner of the Year 2025, gör CtrlShare, CtrlScout och CtrlConnect, apparna för samredigering, AI och Teams-sökning. Vi levererar och inför dem tillsammans med VisualQMS, lägger dem ni vill ha i er offert, och stöttar dem som en del av ert VisualQMS. CtrlDocs gör också CtrlProcesses, visaren som visar era processkartor.