Tegn et proceskort, alle kan læse

En ny kollega spørger, hvordan en bestemt opgave bliver løst hos jer, og svaret afhænger af, hvem man spørger. Det svar hører hjemme i det visuelle proceskort. Til hver boks kan I knytte de dokumenter, noter og krav, der gælder for opgaven, og så bliver proceskortet også indgangen til resten af kvalitetssystemet. Denne del af serien Kom i gang handler om at tegne et proceskort, som jeres medarbejdere kan læse og følge.

Vælg en notation, alle kan læse#

Når I kortlægger virksomhedens processer, er det vigtigste, at dem, der bruger proceskortet, kan forstå det. Ellers er arbejdet spildt.

Processer kan tegnes på mange måder. Vi anbefaler UPN (Universal Process Notation), en bevidst enkel notation. Proceskortet deles op i lag, så hvert skærmbillede er let at overskue, og hver boks har plads til links og bilag.

Arbejd oppefra og ned#

Begynd på det øverste ansvarsniveau, og arbejd jer nedad. Procesejerne og deres medarbejdere kortlægger selv deres områder, sådan som de arbejder i dag.

Kortlægningen foregår som regel i workshops. Projektgruppen lærer UPN og webværktøjet at kende, mens den beskriver processerne ét lag ad gangen.

Niveau 1: hele virksomheden på ét skærmbillede#

Den første milepæl er virksomhedens øverste niveau: ét procesdiagram over, hvordan organisationen hænger sammen, så alle har det samme overblik. Det er inspireret af APQC-modellen og har en boks for hvert procesområde. Pile viser, hvad der går videre fra ét område til det næste, og nederst i hver boks står den rolle, der har ansvaret for området.

Et klik på en boks fører ét niveau ned. Hvor dybt I kortlægger hvert område, afhænger af mange ting, og det betaler sig at afveje, hvad procesdiagrammet skal vise, mod hvad de tilknyttede dokumenter skal forklare.

Niveau 2: ét procesdiagram for hvert område#

Tegn derefter det øverste niveau for hvert procesområde. Afhængigt af jeres organisation kan et område være lige så detaljeret som virksomhedsniveauet eller meget enklere. Et HR-område kan klare sig med en håndfuld bokse.

Niveau 3 og nedad: kun så dybt, som der er brug for#

Under procesområderne går I ned i de enkelte aktiviteter, helt ned til den enkelte rolle, hvor det giver mening. Hvor langt hvert område når, afhænger af, hvor meget procesejeren og medarbejderne lægger i det, og dybere er ikke altid bedre.

Nogle gange forklarer et ekstra niveau en aktivitet godt. Til detaljerede instruktioner er et link fra boksen til en instruks eller en kort video som regel bedre end endnu et procesdiagram. Hvert skærmbillede skal fortælle læseren noget brugbart.

Kobl hver boks til sin vejledning#

Det er koblingerne, der gør proceskortet værdifuldt. Forbind hver aktivitet med de styrede dokumenter og krav, der gælder for den, så man fra enhver boks når den vejledning, man har brug for, med ét klik.

Et link kan pege på den seneste godkendte version af et dokument, så I ikke skal tegne procesdiagrammet om, hver gang en procedure bliver opdateret.

Lad workshopperne finde hullerne#

Workshops har det med at rejse spørgsmål, som ingen har stillet før, for eksempel hvad der sker mellem salg og levering, og om der overhovedet er en overlevering.

Når I er gået så dybt, som medarbejderne har brug for, er proceskortet klar til at blive taget i brug. Derfra handler det om at holde proceskortet og det tilknyttede indhold ajour.

Næste del af serien: opbyg et dokumentbibliotek, I har styr på.

Book en demo, så åbner vi et færdigt proceskort og klikker os ned gennem lagene sammen med jer. Er I i tvivl om, hvordan en bestemt proces skal kortlægges, så skriv til sales@solutionmanagement.eu. Vi svarer samme arbejdsdag.