Rita en processkarta ert team kan läsa
I ett visuellt QMS är dokumenten och kraven kopplade till boxarna på processkartan. Så här ritar ni en, lager för lager, från företagets toppnivå och nedåt.
I den här artikeln
En ny kollega frågar hur ett visst jobb görs här, och svaret beror på vem man frågar. Den visuella processkartan är där det svaret ska bo. Varje box kan bära de dokument, anteckningar och krav som gäller det jobbet, så kartan är också vägen in i resten av kvalitetssystemet. Den här delen av serien Kom igång handlar om att rita en karta era medarbetare kan läsa och följa.
Välj en notation folk kan läsa#
När ni kartlägger företagets processer är det viktigaste att de som använder kartan kan förstå den. Annars går arbetet till spillo.
Det finns många sätt att rita processer. Vi rekommenderar UPN (Universal Process Notation), en avsiktligt enkel notation. Kartan delas upp i lager så att varje skärm förblir lätt att läsa, och varje box har plats för länkar och bilagor.
Arbeta uppifrån och ner#
Börja på den översta ansvarsnivån och arbeta nedåt. Processägarna och deras medarbetare kartlägger sina områden så som de arbetar i dag.
Kartläggningen sker oftast i workshoppar. Projektteamet lär sig UPN och webbverktyget medan det fångar processerna, ett lager i taget.
Nivå 1: företaget på en skärm#
Den första milstolpen är företagets toppnivå: ett diagram över hur organisationen fungerar, som ger alla samma överblick. Inspirerat av APQC-modellen har det en box för varje processområde. Pilar visar vad som går från ett område till nästa, och den roll som ansvarar för varje område anges längst ner i dess box.
Folk klickar på en box för att gå ner till nästa nivå. Hur djupt ni kartlägger varje område beror på många saker, och det är värt att väga det diagrammet visar mot det de bifogade dokumenten förklarar.
Nivå 2: ett diagram för varje processområde#
Rita sedan toppnivån för varje processområde. Beroende på er organisation kan ett område vara lika detaljerat som företagsnivån, eller mycket enklare. Ett HR-område kan behöva bara en handfull boxar.
Nivå 3 och nedåt: bara så djupt som folk behöver#
Under processområdena går ni in på de enskilda aktiviteterna, ner till en enskild roll där det hjälper. Hur långt varje område går beror på hur mycket dess processägare och medarbetare lägger in, och djupare är inte alltid bättre.
Ibland förklarar en extra nivå en aktivitet väl. För detaljerade instruktioner förklarar en länk på boxen till en instruktion eller en kort video det oftast bättre än ännu ett diagram. Varje skärm bör säga läsaren något användbart.
Koppla varje box till sin vägledning#
Kartan förtjänar sin plats genom sina länkar. Koppla varje aktivitet till de styrda dokument och krav som vägleder den, så att den som står på vilken box som helst når den vägledning hen behöver med ett klick.
En länk kan peka på den senast godkända versionen av ett dokument, så att en uppdaterad rutin inte betyder att diagrammet måste ritas om.
Låt workshopparna hitta luckorna#
Workshoppar brukar väcka frågor ingen har ställt, som vad som händer mellan Sälj och Leverans, och om det finns en överlämning över huvud taget.
När ni har gått så djupt som era medarbetare behöver är kartan klar att lanseras. Från och med då håller ni kartan och innehållet som är kopplat till den uppdaterade.
Nästa i serien: bygg ett dokumentbibliotek som förblir under kontroll.
Boka en demo, så öppnar vi en färdig karta och klickar oss ner genom lagren tillsammans med er. Om ni har en process ni är osäkra på hur ni ska kartlägga, skriv till sales@solutionmanagement.eu, så svarar vi samma arbetsdag.