Tre sätt att automatisera utbildningen i VisualQMS

En revisor frågar vem som har läst den gällande versionen av en rutin. Om ni är kvalitetschef måste svaret komma ur systemet. Det måste täcka alla som rutinen gäller. Utbildningshanteringen i ett elektroniskt kvalitetsledningssystem (eQMS) ger er det svaret. Den håller överblick över tidigare och pågående utbildning, och säger till rätt chef när något är försenat.

Vad ni behöver innan ni börjar#

För att börja behöver ni:

• Uppgifter om varje medarbetare, som befattning, avdelning eller användargrupp.
• Varje medarbetares chef, så att försenad utbildning når rätt person.
• Applikationen Training Management, där reglerna och posterna hålls.

Medarbetaruppgifterna kommer in via en koppling till Microsoft Entra ID (tidigare Azure Active Directory). Den letar regelbundet efter nya och ändrade uppgifter som roller och chefer. Nya användare sätts upp automatiskt. Ni väljer vilka uppgifter kopplingen använder.

Training Management kräver en licens, som vi levererar tillsammans med de andra VisualQMS-licenserna. Vi hjälper också till med installationen.

Utbildning för rätt personer#

En utbildningsregel anger vad som ska läras, som dokument eller affärsprocesser. Den pekar ut vem den gäller, efter roll, avdelning, land, användargrupp eller vilken annan uppgift som helst om medarbetaren. Den anger också hur länge en genomförd utbildningspost förblir giltig, och hur lång tid folk har på sig innan en ny blir försenad.

Säg att ni väljer rollen Engineer och Australien som region. När ni sparar regeln räknar VisualQMS ut hur många medarbetare den når. Ett misstag syns innan regeln går live. När den är live skapar regeln utbildningsposter för alla den omfattar, nu och när nya personer börjar.

Nya versioner ger ny utbildning#

Dokument och processer ändras flera gånger om året. Folk behöver läsa det som ändrades. Bocka i Re-train on New Versions på en regel, så skapar varje nypublicerad version nya utbildningsposter och avvecklar de gamla.

Försenad utbildning når chefen#

Varje utbildningspost anger regeln bakom den, medarbetaren, sista datum och vad som ska läras. Den börjar som Pending och går vidare till statusar som Training Done, Overdue eller Training Not Done.

När en post blir försenad får medarbetarens chef som standard veta det. Entra ID levererar chefens namn. Om ni vill ha ett steg till kan chefens chef också få veta det.

Svaret är klart när revisorn frågar#

När reglerna är på plats tilldelar VisualQMS utbildning av sig självt när folk börjar eller byter roll, och när nya versioner publiceras. Nästa gång en revisor frågar vem som har läst en rutin finns svaret i utbildningsposterna.

Se vad Training Management omfattar, eller boka en demo och se en utbildningsregel sättas upp. Om ni hellre pratar igenom det först, skriv till sales@solutionmanagement.eu, så svarar vi samma arbetsdag.