Tre måder at automatisere træning på

En auditor spørger, hvem der har læst den gældende version af en procedure. Svaret skal kunne hentes direkte ud af systemet, og det skal omfatte alle, proceduren gælder for. Træningsstyring i et elektronisk kvalitetsstyringssystem (eQMS) giver jer det svar. Den holder overblik over tidligere og nuværende træning og giver den rette leder besked, når noget er overskredet.

Det skal I have på plads først#

For at komme i gang skal I bruge:

• Oplysninger om hver medarbejder, for eksempel rolle, afdeling eller brugergruppe.
• Hver medarbejders leder, så overskredet træning når frem til den rette person.
• Applikationen Training Management, hvor reglerne og registreringerne ligger.

Medarbejderoplysningerne hentes via en integration med Microsoft Entra ID (tidligere Azure Active Directory). Den tjekker jævnligt for nye og ændrede oplysninger som roller og ledere. Nye brugere bliver oprettet automatisk. I vælger selv, hvilke oplysninger integrationen bruger.

Training Management kræver en licens. Vi leverer den sammen med de øvrige VisualQMS-licenser og hjælper med installationen.

Træning, der følger rollen#

En træningsregel angiver, hvad der skal læres, for eksempel dokumenter eller forretningsprocesser, og hvem den gælder for, ud fra region, afdeling, rolle eller brugergruppe. Den fastsætter også, hvor længe en gennemført træningsregistrering er gyldig, og hvor lang tid medarbejderne har, før en ny bliver overskredet.

Lad os sige, at I vælger rollen Ingeniør og Australien som region. Når I gemmer reglen, beregner VisualQMS, hvor mange medarbejdere den vil omfatte, og en eventuel fejl viser sig, før reglen træder i kraft. Derefter opretter reglen træningsregistreringer for alle, den omfatter, både nu og efterhånden som nye medarbejdere kommer til.

Nye versioner giver ny træning#

Dokumenter og processer ændres flere gange om året. Hver gang skal medarbejderne læse det nye. Sæt flueben ved Re-train on New Versions på en regel, så opretter hver ny version, der bliver publiceret, nye træningsregistreringer og udfaser de gamle.

Lederen får besked om overskredet træning#

Hver træningsregistrering angiver den regel, den stammer fra, medarbejderen, fristen og det, der skal læres. Den starter som Pending og skifter siden til tilstande som Training Done, Overdue eller Training Not Done.

Når en registrering bliver overskredet, får medarbejderens leder som standard besked. Hvem lederen er, hentes fra Entra ID. Vil I have et ekstra trin, kan lederens leder også få besked.

Svaret til auditoren ligger klar#

Når reglerne er på plads, tildeler VisualQMS selv træning, når medarbejdere starter eller skifter rolle, og når nye versioner bliver publiceret. Næste gang en auditor spørger, hvem der har læst en procedure, står svaret i træningsregistreringerne.

Se, hvad træningsmodulet dækker, eller book en demo, og se en træningsregel blive sat op. Vil I hellere tale det igennem først, så skriv til sales@solutionmanagement.eu. Vi svarer samme arbejdsdag.