Sätt upp ett visuellt QMS i fyra milstolpar

Ni har fått i uppdrag att få ett kvalitetsledningssystem på plats, och den första frågan är vad ett sådant består av. Den här serien går igenom hur ni sätter upp ett visuellt kvalitetsledningssystem: en onlinehandbok till era processer som varje medarbetare kan använda, på den nivå hen behöver, så att kvalitet och regelefterlevnad blir en del av det dagliga arbetet. Den första delen handlar om de fyra milstolparna och i vilken ordning de kommer.

1. Kartlägg era processer#

Rita en visuell processkarta i Elements.cloud, webbverktyget era diagram ligger i. Börja på den översta ansvarsnivån, och gå sedan ner i så mycket detalj som varje område behöver.

Koppla varje aktivitet till det innehåll som vägleder den. Då hittar folk allt på ett ställe, oavsett om de kommer in via kartan eller via en sökning.

2. Få era dokument under kontroll#

Sätt upp ett bibliotek med styrda dokument och fyll det:

1. Bestäm dokumentkategorierna och de andra uppgifter varje dokument ska bära.
2. Sätt upp flödena för att skriva och godkänna innehåll.
3. Ta in era granskade dokument, och skriv nya där ni behöver dem.

3. Koppla era standarder till arbetet#

Bygg ett bibliotek med de krav ni arbetar mot, som ISO 9001. Kraven kommer oftast som en CSV-fil eller liknande som ni kan importera, och ni kan också skapa dem för hand i VisualQMS webbportal.

Koppla sedan varje krav till de processer och dokument som uppfyller det, så att ni kan se hur vart och ett är täckt.

Om ni inte har någon formell standard att uppfylla ännu, hoppa över den här delen och lägg till den senare.

4. Lägg till de kvalitetsaktiviteter ni behöver#

Sätt till sist upp de kvalitetsaktiviteter som håller arbetet kring kvalitet enhetligt från ett ärende till nästa.

Utbildning är oftast en av de första. Folk påminns om de dokument och processer som gäller dem, genomförd utbildning loggas, och missad utbildning följs upp. Utbildningen kan också kopplas till ett externt utbildningssystem som LinkedIn Learning.

Att registrera ärenden och hantera avvikelser är ofta en annan. Vad som händer efter att ett ärende registrerats skiljer sig från ett slag till ett annat, så ni bestämmer hur varje slag hanteras. Andra moduler, som revisionshantering och CAPA, kan komma in från början eller senare, beroende på projektets omfattning.

De kommande inläggen tar en milstolpe i taget, med början i att rita en processkarta ert team kan läsa.

Om ni fortfarande väljer system är vår hjälp medan ni letar efter och väljer ett QMS kostnadsfri. Boka en demo och se en processkarta med sina dokument och krav kopplade, eller skriv till sales@solutionmanagement.eu, så svarar vi samma arbetsdag.