Opbyg et visuelt QMS i fire milepæle

I skal have et kvalitetsstyringssystem på plads, og det første spørgsmål er, hvad sådan et består af. I denne serie gennemgår vi, hvordan I sætter et visuelt kvalitetsstyringssystem op. Det er en onlinehåndbog til jeres processer, som alle medarbejdere kan bruge på det niveau, de har brug for, så kvalitet og compliance bliver en del af det daglige arbejde. Første del handler om de fire milepæle, og hvilken rækkefølge de kommer i.

1. Kortlæg jeres processer#

Tegn et visuelt proceskort i Elements.cloud, det webværktøj, jeres procesdiagrammer ligger i. Begynd på det øverste ansvarsniveau, og gå derefter så langt ned i detaljen, som hvert område har brug for.

Knyt hvert procestrin til det indhold, der beskriver, hvordan arbejdet udføres, så medarbejderne finder det hele samme sted, uanset om de kommer ind via proceskortet eller via en søgning.

2. Få styr på jeres dokumenter#

Opret et bibliotek med styrede dokumenter, og fyld det:

1. Beslut, hvilke dokumentkategorier I vil have, og hvilke andre oplysninger hvert dokument skal have.
2. Sæt flowene for udarbejdelse og godkendelse af indhold op.
3. Flyt jeres gennemgåede dokumenter ind, og skriv nye dér, hvor der mangler nogen.

3. Kobl jeres standarder til arbejdet#

Opbyg et bibliotek med de krav, I arbejder efter, for eksempel ISO 9001. Kravpunkterne kommer som regel i en CSV-fil eller lignende, som I kan importere. I kan også oprette dem manuelt i VisualQMS-webportalen.

Kobl derefter hvert kravpunkt til de processer og dokumenter, der opfylder det, så I kan se, hvordan hvert enkelt krav er dækket.

Har I endnu ikke en formel standard at leve op til, kan I springe dette trin over og tage det med senere.

4. Tilføj de kvalitetsaktiviteter, I har brug for#

Til sidst sætter I de kvalitetsaktiviteter op, der sørger for, at kvalitetsarbejdet bliver gjort på samme måde fra sag til sag.

Træning er som regel en af de første. Medarbejderne får besked om de dokumenter og processer, der gælder for dem. Gennemført træning bliver registreret, og det, der ikke er nået, bliver fulgt op. Træningen kan også kobles til et eksternt træningssystem som LinkedIn Learning.

Registrering af hændelser og håndtering af afvigelser kommer ofte med tidligt. Hvad der sker, når en hændelse er registreret, afhænger af typen af hændelse, så I bestemmer selv, hvordan hver type håndteres. Andre moduler, for eksempel interne audits og CAPA, kan I tage med fra starten eller senere, alt efter projektets omfang.

De næste indlæg tager milepælene én ad gangen, og vi begynder med at tegne et proceskort, jeres medarbejdere forstår.

Står I stadig og skal vælge system, kan I trygt spørge os. Vores hjælp, mens I finder og vælger et QMS, er gratis. Book en demo, og se et proceskort med dokumenter og krav koblet på, eller skriv til sales@solutionmanagement.eu. Vi svarer samme arbejdsdag.